AppSheetとGoogleフォームの連携が可能に！
AppSheet（アップシート）は、ノーコードで様々なタイプのアプリケーションを簡単に作ることができます。これまで多くの機能が実装されてきましたが、2024年5月1日からAppSheetとGoogle フォームの連携が可能になりました！この連携によって、Google フォームの回答に基づき、様々なことができるようになっています。
本記事では、AppsheetとGoogleフォームの連携でできることをご紹介します。
AppsheetとGoogleフォームの連携でできること
そもそもGoogle フォームからの回答は、メールやスプレッドシート、またはGoogle フォームのアプリでしか閲覧できませんでした。今回のAppsheetとGoogleフォームの連携によって、Google フォームで提出した情報がAppSheet Automations内でイベントトリガーとして機能することになります。
たとえば、以下のようなことが可能です。
●Googleフォームの回答に基づいてGmailやGoogle Chatに通知する
●Googleフォームの回答に基づいて承認リクエストを送る
●Apps Scriptのカスタム関数を呼び出す
Googleフォームの回答に応じて迅速に通知を受け取ることができるため、業務の自動化と効率化につながります。特にチケット作成やインシデントレポートなどの業務でGoogleフォームの提出データを利用する企業にとっては、大きなメリットとなるでしょう。
対象ユーザーは？
今回のアップデートの対象は、Google Workspaceの以下のプランです。
●Business Starter、Standard、Plus
●Enterprise Standard、Plus
●Enterprise Essentials Plus
●Education Fundamentals、 Standard、 Plus and the Teaching & Learning Upgrade
●Frontline Starter、Standard
●AppSheet Starter、 Core、 Enterprise Standard、Enterprise Plus
Appsheetで利用できる機能の例
続いて、Appsheetで利用できる機能の例をいくつかご紹介します。
①Googleサービス連携
AppSheetはGoogle Workspaceに搭載されている機能であるため、他のGoogleサービスと連携して利用できるのが特徴です。たとえば、以下のGoogleサービスと連携できます。
●スプレッドシート
●ドキュメント
●Googleドライブ
●Googleカレンダー
●Gmail
●Googleフォーム
たとえば、AppSheetとGoogleドライブを連携させることで、アプリに保存した画像やファイルなどをGoogleドライブに自動で保存できるようになります。Googleサービスと連携することで、業務の効率化や改善につなげられるでしょう。
②Automation機能
AppSheetには、Automation機能が搭載されています。Automation機能を利用することで、設定した条件のもとでで特定の動作を自動で実行することが可能です。処理を始める条件や処理内容を指定したBOTを設置すれば、簡単に自動化の仕組みを構築できます。
たとえば、メールの配信やファイルの作成、クラウドへの保存などを自動化できるため、工数の削減につながります。
③GAS(Google App Script)連携
AppSheetでは、GASを使用して外部サービスやAPIと連携するカスタム機能を作成することが可能です。GASを使用することで、アプリ内で他のサービスともデータをやり取りできるようになります。
フォーム×アプリ連携は何が良いか？
入口（受付）を作りやすいフォームと、処理（承認/集計/通知）が作りやすいAppSheetを組み合わせる点が本質です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 入口 | Googleフォームの作成しやすさ |
| 処理 | AppSheetでの承認/集計/通知の自動化 |
| 連携 | Sheetsを介してデータが一元化 |
| 拡張 | 他Google系サービスとの自然連携 |
ポイントは、何でも作るのでなく『フォーム×アプリで効果が出る業務』に絞る点です。仕様は更新されるため公式確認が前提です。業務効果を起点に整えることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
中小企業はどう活用すべきか？
活用は、対象業務を絞り運用ルールと一緒に進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | 申請/問合せ/アンケート集計など対象業務を選ぶ |
| 設計 | フォーム→Sheets→AppSheetの流れを設計 |
| 試作 | 少量データで自動連携を検証 |
| 運用 | データ管理者・改修担当・公式確認のルール |
最大のつまずきは、属人作成で改修不能になることです。当社は中小企業のGoogle Workspace/AppSheet活用を伴走支援しています。対象と運用ルールを先に固めることが、定着の要点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、
効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
フォーム×アプリ活用チェック
AppSheet×Googleフォームとは、AppSheetとGoogleフォームの連携のことで、Googleフォーム回答をAppSheetで受け取りアプリで承認/集計/通知などの処理を組み合わせられます。
入口（受付）を作りやすいフォームと処理（承認/集計/通知）が作りやすいAppSheetを組み合わせる点が本質で、Googleフォームの作成しやすさ、AppSheetでの承認/集計/通知の自動化、Sheetsを介してデータが一元化、
他Google系サービスとの自然連携が観点で、何でも作るのでなくフォーム×アプリで効果が出る業務に絞り仕様は更新されるため公式確認が前提です。
申請/問合せ/アンケート集計など対象業務の選定、フォーム→Sheets→AppSheetの流れの設計、少量データでの自動連携検証、データ管理者・改修担当・公式確認のルールが要点で、属人作成で改修不能になる失敗を避け、
対象と運用ルールを先に固めることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 対象 | 業務 | 申請/問合せ/集計 |
| 入口 | Googleフォーム | 受付の作成 |
| 処理 | AppSheet | 承認/集計/通知 |
| 運用 | ルール | 担当と改修体制 |
| 最新 | 公式確認 | 対応条件 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. AppSheet×Googleフォーム連携で何ができますか？
A. Googleフォーム回答をAppSheetで受け取り、アプリで承認/集計/通知などの処理を組み合わせられるようになります。
Q. どんな業務に向きますか？
A. 申請受付・問合せ・アンケート集計など、外部入力をフォームで受け、社内処理をAppSheetで行う業務に向きます。
Q. 中小企業に向きますか？
A. 紙・メール運用に悩む中小企業に向きます。フォーム→アプリ→集計の流れを小さく試してから広げるのが現実的です。
Q. 最新の機能はどう確認しますか？
A. 仕様は更新されるため、必ずGoogle Workspace/AppSheet公式の最新情報で確認することが重要です。
関連情報・お問い合わせ
アーデントでは本サービスの導入支援・お見積りに対応しています。詳細は商品ページをご覧ください。
クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、AppsheetとGoogleフォームの連携でできることを紹介しました。
AppsheetとGoogleフォームが連携されたことで、以下のようなことが可能です。
●Googleフォームの回答に基づいてGmailやGoogle Chatに通知する
●Googleフォームの回答に基づいて承認リクエストを送る
●Apps Scriptのカスタム関数を呼び出す
Googleフォームの回答に応じて迅速に通知を受け取ることができるため、業務の自動化と効率化につながります。Googleフォームの提出データを業務で利用している企業にとっては大きなメリットといえるでしょう。
また、AppSheetはGoogle Workspaceに搭載されている機能であるため、Googleフォーム以外のGoogleサービスと連携して利用できるのも特徴です。
Appsheetでは、備品発注管理アプリや勤怠管理アプリなどを簡単に作ることが可能です。下記の記事で作り方を詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
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