無料でGoogleドライブの外部共有を調査・監査する方法

外部共有の“見えないリスク”に気づいていますか？

社内でGoogleドライブを使っていると、「いつの間にか外部共有されていた」「退職者のファイルがまだ外部から見られる状態だった」といった問題が発生することがあります。

「退職した社員が個人アカウントでDriveを共有していた」
「取引先から“リンク切れてます”と言われて初めて気づいた」

「個人情報が大量入ったファイルがずっと共有しっぱなしだった」

…そんな経験はありませんか？

実は、Google Workspaceを使っていても、標準機能だけでは「誰が」「どのファイルを」「どこまで共有しているか」を一覧で把握するのは難しいのです。

中小企業では、情報システム担当者が専任でいないケースも多く、知らないうちに情報漏えいリスクが高まっていることも。
この記事では、無料で・自社で・安全にGoogleドライブの外部共有状況を調査・監査する方法を紹介します。
特別なツールは不要。Google Apps Script（GAS）を使って、社内のDriveを自動でチェックできるようになります。

第1章：Googleドライブの外部共有とは？

まず「外部共有」とは何を指すのかを整理しましょう。
Googleドライブでは、ファイルやフォルダ単位で共有設定を行えます。代表的な外部共有の状態は次の3つです。

1. 社外ドメインのユーザーに共有している（例：xxx@gmail.comなど）

2. リンクを知っていれば誰でもアクセスできる状態（リンク共有）

3. 退職者・委託先など、管理外のアカウントが残っている状態

これらの状態は、意図しない情報流出の原因になりやすく、特に「社外委託」「退職者引継ぎ」「複数部署でのファイル共有」が多い企業では要注意です。
管理コンソール上である程度確認できますが、Business Standard以下のプランではログやレポートの取得に制限があり、一覧で把握するのは困難です。

また、Googleworkspaceでは、有効期限を設定した外部共有がマイドライブからはできますが、共有ドライブからはできず、さらにリンク共有からは設定ができません。

第2章：無料でできる調査方法の全体像

有料のセキュリティ監査ツール（例：SpinOne、BetterCloud、AODocsなど）を導入すれば詳細な監査も可能ですが、費用が高く、ライセンスも必要です。
そこでおすすめなのが、Google Apps Script（GAS）を活用した自社監査スクリプトです。

仕組みはシンプルで、２つの構成に分かれています。

過去全件調査 → “初回一括チェック用”

新規共有チェック → “毎日監視用・運用向け”

【過去全件調査】

こちらでは、Googleドライブ内の全ファイルをリストアップし、共有状況をチェックします。過去全部を確認するため、時間がかかります。また、新しく共有されたものを確認するには、量が多すぎて少し見づらいです。

1. APIを使って自分のマイドライブ・共有ドライブを走査

2. 各ファイルの共有先情報を取得

3. スプレッドシートに一覧で出力

 

【新規共有を毎日チェック】

こちらでは、毎日前日に共有操作されたファイルのみをリストアップします。

共有操作されたものだけをリストアップしていき、こちらのリストから即時共有を解除したり、指定した日付後に自動解除が可能になっています。

以後の管理はこちらが便利です。

 

これだけで、「どのファイルが外部共有されているか」を無料で把握できます。
調査結果はスプレッドシート上で色分けすれば、リスクのあるファイルをすぐに特定できます。

 

Googleドライブ　外部共有ファイルチェック　利用申請フォームはこちら↓

Googleドライブ　外部共有監査チェック　利用申請➡

 

第3章：準備編 — 実行前の設定手順

「初回設定：約20〜30分」「スクリプト編集は不要」「Google Workspace管理者権限があればOK」です。

3-1. APIの有効化

まずはGoogle Cloud ConsoleでDrive APIを有効にします。
手順は以下のとおりです（キャプチャを掲載）。

1. Google Cloud Console にアクセス

２．新しいプロジェクトを作成

左上の以下の部分を選択。

次の画面で、新しいプロジェクトを選択。

次の画面で、プロジェクト名を入力して作成してください。

３．「APIとサービス」→「ライブラリ」→「Google Drive API」を検索

トップページの赤枠をクリック。

ここを選択し、

次の画面で、以下のように入力して検索します。

４．「有効にする」をクリック

google drive APIとGoogle Drive Activity APIの２つを選択して、有効化してください。

また、以下のAPIも有効化してください。

Admin SDK API

Google People API

その後、Apps Scriptのエディタ（script.google.com）を開き、プロジェクトを作成します。

3-2. スプレッドシートの設定

スプレッドシートとスクリプトは最後にお渡ししております。

まずは、設定についてご案内します。

毎日チェックの方で、調査対象がリンク共有だけにするか、外部のユーザー共有も調査するかを選択します。

次に自社ドメインを入力して下さい。自社ドメイン内のユーザーに対する共有は解除されないようにするためです。

検知対象を共有ドライブだけにするか、マイドライブも検知するかも設定して、

最後に自動的に共有を解除する日を何日後にするか設定してください。

3-3. 実行ユーザーの権限

スクリプトは、管理者アカウントで実行する必要があります。
一般ユーザーでは他人のファイル共有情報までは取得できません。
ドメイン全体を監査する場合は、「特権管理者」権限が必要です。

GoogleWorkspaceの管理画面にて、実行するユーザーに対して特権管理者の権限を付与してください。

なお、念のため、GoogleWorkspace管理画面で以下の場所が制限なしになっているかも確認ください。

セキュリティ　＞　APIの制御　＞　アプリのアクセス制御　＞　Google サービス

Apps Script　RuntimeとApps Script　APIが制限なしになっていれば、大丈夫です。

3-４. GASの初期設定

 

スプレッドシートを開いたら、拡張機能　＞　apps scriptを選択します。

次の画面で左下に「サービス」という部分があり、そこの横の＋を押します。

キャプチャに記載のある以下のAPIを４つ追加してください。

AdminReports

DriveActivity

Drive

People

第4章：実践編 — スクリプト実行と確認

4-1. 実行の流れ

「全件調査」

スプレッドシート上部にある「外部共有監査」を選択し、過去全件調査を実行します。

実行後、過去調査シートにデータが書き込まれ、まずは全部のファイルやフォルダがリストアップされます。フォルダの場合中身を調査して、中のファイルやフォルダもリストアップしていきます。フォルダの中を調査したかはH列に記録されます。

リストアップが終わると、共有の調査を開始します。終わると、I列が、「not yet」→「checked」に切り替わっていきます。

G列が「ANYONE_WITH_LINK」になると、リンク共有をしているということになります。

G列が「PRIVATE」の場合、リンク共有はしていませんが、外部ユーザーに共有している場合、
F列に相手先ユーザーが記録されます。

「毎日新規チェック」

こちらは毎日実行されたいので、トリガーを設定します。

左側の縦メニューから時計の目覚まし時計のようなアイコンを選択します。

次の画面で、右下の「トリガーを追加」を押して、以下のように設定してください。

（最新の共有チェックプログラム）

（指定日後に自動的に共有を解除するもの）※自動解除しない場合こちらの設定は不要です。

4-2. 外部共有チェックリスト上での操作

（自動共有解除から除外）

自動的に共有を解除されるのが困るファイルは、以下の場所にチェックを入れておくと、共有が解除されなくなります。

 

（即時解除）

以下の赤枠にチェックを入れて、画面上部のメニューから、即時共有解除を実行すると、共有を即解除できます。

 

（フォルダの中身確認）

フォルダマークがある行を選択した状態で、「閲覧ツールを開く（選択行のIDから）」を実行すると、フォルダの中を見ることができます。

管理者がアクセス権がないフォルダやファイルでも、中身を把握することが可能です。

4-3. 実行時間の制限への対処

GoogleWorkspaceで、GASは1回の実行で約30分が上限です。
数千ファイルを対象にすると途中で止まることがあるため、全件調査は途中でとまってしまうと思います。

調査が終わるまでは、何回か、共有権限調査のみ実行を行いましょう。

第5章：定期監査の自動化

Driveの外部共有は、一度チェックして終わりではありません。
毎月、社内の共有状況は変化します。

毎週ないしは毎月チェックをすることで、「知らないうちに外部共有されていた」事故を未然に防止できます。

第6章：無料監査を超えて — 有料ツールとの比較

中小企業では、まずこの無料監査スクリプトでリスクを把握し、必要に応じて有料ツールに切り替えるのが現実的です。

第7章：まとめと次のステップ

無料でもここまでできる――
GASを使えば、Googleドライブの外部共有を自動的に調査・監査し、スプレッドシートで見える化できます。
社内のセキュリティ状況を把握する第一歩として、ぜひ試してみてください。

なお、この記事ではセキュリティの観点からコードを非公開にしています。
実際に動作確認済みのテンプレート（GAS＋スプレッドシート構成）を希望される方は、下記ボタンからお申込みください。
社内利用の範囲であれば無料でご案内しています。

Googleドライブ　外部共有ファイルチェック　利用申請フォームはこちら↓

Googleドライブ　外部共有監査チェック　利用申請➡

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