Googleカレンダーで他部署、他の人の予定も見れる組織カレンダーの紹介

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こんにちは、ICTオフィス相談室です。今回は、AppSheetで作成した「Google組織カレンダー」についてご紹介いたします。

GoogleワークスペースのGoogleカレンダーは非常に便利で使いやすいですが、従業員数が多い企業では、特定のチームメンバーや役員の予定を効率的に確認することが難しいと感じたことはありませんか？例えば、普段は関係のない部署の予定や、役員のスケジュールを確認したいとき、他のメンバーのカレンダーを追加しないといけないのが手間です。

これを解消するために、AppSheetで作成した組織カレンダーがあります。このカレンダーは、Googleカレンダーの情報をAPIで連携し、すべて組織上のアカウントの予定をAppSheet上で簡単に確認できる仕組みです。

組織カレンダーの利点

通常、Googleカレンダーでは、従業員が増えるたびにその人のカレンダーを追加して確認する必要があります。新人が加わると、そのカレンダーを一緒に管理する必要がありますが、これが意外に手間がかかります。

ですが、この組織カレンダーを使えば、すべての従業員の予定が一目でわかります。APIで連携して全員の情報を取り込んでいるため、個別にカレンダーを追加する手間は一切ありません。

月表示や部署・ユーザーによる絞り込み機能

 

 

この組織カレンダーは、もちろん月単位で表示できますし、1日単位での表示にも対応しています。さらに、AppSheetの特長である絞り込み機能も搭載しています。例えば、部署ごとに表示を絞り込んだり、特定の人物の予定だけを確認したりすることも可能です。

あらかじめ設定しておけば、クリック一つで「マーケティングチーム」の予定だけを表示させることもできます。これにより、チームごとのスケジュール管理がよりスムーズになります。

予定の追加と編集

また、予定を追加することも簡単です。例えば、4月9日の17:46から18:46までの予定を「買い物」として追加できます。誰の予定かも選択できるため、詳細な情報を管理しやすくなっています。

予定を保存すると、Googleカレンダーにも反映されます。例えば、予定を変更した場合、AppSheet上で編集すると、Googleカレンダーにもその変更が反映されます。

Googleカレンダーとの連携

組織カレンダーは、Googleカレンダーと同期しているため、予定の変更がリアルタイムで反映されますが、API連携は5分ごと（設定による）に行われるため、若干の遅延があることもあります。しかし、その遅延を考慮しても、非常に便利なツールです。

さらに、ビデオ会議の設定など、一部の機能はAppSheet上からでは設定できませんが、Googleカレンダーで行った設定が自動的に反映されるため、複数のツールを使い分ける手間を省けます。

リスト表示と個別予定の確認

リスト表示機能もあり、1日単位での表示はもちろん、従業員別に予定を一覧で見ることができます。これにより、どの従業員がどんな予定を持っているのかを素早く把握することができます。

まとめ

この組織カレンダーを活用することで、Googleカレンダーの機能をさらに拡張し、チーム全体のスケジュール管理をより効率的に行えます。API連携によって、予定の追加や編集も簡単に行えるため、業務の効率化に大きく貢献します。

もし、AppSheetやGoogleカレンダーの連携についてご不明な点があれば、お気軽にご相談ください。当社では、これらのツールを活用した業務改善のお手伝いも行っていますので、ぜひご相談ください。

本日はAppSheetの組織カレンダーのご紹介でした。ご覧いただきありがとうございました。

 

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