GoogleWorkspaceでライセンスのないユーザーでも一部機能は使える？！
Google Workspaceでは、無料のCloud Identity Freeと呼ばれるライセンスが提供されています。一部のユーザーを無料のCloud Identity Freeに切り替えることで、有料ライセンスの数を減らし、コストを削減できます。ただし、Cloud Identity Freeに切り替えるとさまざまな制限が発生するため注意が必要です。
本記事では、GoogleWorkspaceでライセンスのないユーザーはどうなるのか、どのような対策が必要なのかを詳しく解説します。
Cloud Identity Freeに切り替えることで発生する制限
Cloud Identity Freeに切り替えることで、下記の制限が発生する恐れがあります。
●メール（Gmail）のアクセス制限
●Googleドライブの制限
● カレンダー・Meet・Google Chatの制限
●無料化できるユーザー数の上限
●セキュリティリスクと運用管理
それぞれの内容を詳しく解説します。
メール（Gmail）のアクセス制限
Gmailへのアクセスができなくなり、メールの送受信も停止されます。しかし、過去のメールデータは削除されず、ライセンスを有料に戻せば再びアクセスできるようになります。
メールへのアクセスが停止されるため、業務に支障をきたす可能性があります。特にGmailで頻繁にコミュニケーションをとっているユーザーは注意が必要です。
必要な対策
メールが不要なユーザーに対してのみCloud Identity Freeに切り替えることをおすすめします。メールをあまり利用しない社員にCloud Identity Freeを適用すれば、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。
Googleドライブの制限
共有ドライブ内のファイルの作成や編集ができなくなり、ストレージの上限が15GBに制限されます。
共有ドライブを使用する業務が多いユーザーがこの制限を受けると、他のユーザーと共同で作業を進めることが困難になります。また、ストレージが15GBを超える場合は、データの保存に支障をきたすでしょう。
必要な対策
ストレージ容量を十分に確保しているかを確認し、Googleドライブの利用が少ないユーザーはCloud Identity Freeに切り替えると良いでしょう。また、Googleドライブをよく利用するユーザーは有料ライセンスを維持し、ストレージ管理を徹底する必要があります。
カレンダー・Meet・Google Chatの制限
GoogleカレンダーやGoogle Meet、Google Chatへのアクセスができなくなり、これによりスケジュール管理やビデオ会議、チャット機能が利用できなくなります。
これらのツールを頻繁に使用するユーザーや部門では、業務中のコミュニケーションや会議のスケジュール管理が大幅に制限されるでしょう。
必要な対策
GoogleカレンダーやGoogle Meetを頻繁に利用しないスタッフ（たとえば、外部委託のスタッフ、Gmail・Googleドライブを中心に使っているユーザーなど）のみCloud Identity Freeに切り替えることをおすすめします。また、別のスケジュール管理ツールやビデオ会議ツールを導入するのも一つの手です。
無料化できるユーザー数の上限
Google Workspaceでは、Cloud Identity Freeに切り替えられるユーザーの数は50人までとなっています。それ以上のユーザーを無料化する場合は、Googleに申請し特別な許可を得る必要があります。
必要な対策
まず、Cloud Identity Freeに切り替えるユーザーを慎重に選定する必要があります。Gmailやカレンダーを使用しないユーザーや、契約社員や外部パートナーで、会社のメインのITインフラにアクセスする必要がないユーザーなどを優先的に無料化すると良いでしょう。
セキュリティリスクと運用管理
Cloud Identity Freeでは、有料のGoogle Workspaceライセンスで提供されている高度なセキュリティ機能が使えなくなります。
たとえば、有料ライセンスでは、管理者が各デバイスを監視し、必要に応じてリモートでデバイスを消去するなどの操作ができますが、Cloud Identity Freeではできません。紛失や盗難されたデバイスからデータが漏洩するリスクが増大します。
必要な対策
Cloud Identity Freeユーザーには、別のセキュリティ管理ツールを利用するのがおすすめです。デバイス管理やデータの暗号化などが可能になり、セキュリティ強化を図れます。
セキュリティリスクの高い部門（経理部門や営業部門など）やデバイス管理が必要なユーザーには、有料ライセンスを維持すると良いでしょう。
まとめ
今回は、GoogleWorkspaceでライセンスのないユーザーはどうなるのか、どのような対策が必要なのかを詳しく解説しました。Cloud Identity Freeに切り替えることで、下記の制限が発生する恐れがあります。
●メール（Gmail）のアクセス制限
●Googleドライブの制限
● カレンダー・Meet・Google Chatの制限
●無料化できるユーザー数の上限
●セキュリティリスクと運用管理
どのユーザーに適用すれば業務への影響を最小限に抑えられるのか、必ず考えた上でCloud Identity Freeの切り替えを検討しましょう。
GoogleWorkspaceの最新機能について、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。
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