OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法
ビジネスで欠かせないツールの一つであるメールですが、代表的なメールサービスとして有名なのが「Gmail」と「Outlook」の2つです。たとえば、Google Workspaceの利用にあたってGmailを新たに使うことになった場合、今まで使っていたOutlookのメールデータをどのように移行すればよいのか分からないという方が多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法をご紹介します。
OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する際の流れ
OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する際には、以下の流れで進めていきます。
①GWMMOのインストール
②Googleアカウントのログイン
③Outlookデータの選択
④メールの移行開始
①GWMMOのインストール
まずは、GWMMO（Google Workspace Migration for Microsoft Outlook）をインストールします。GWMMOとは、OutlookのコンテンツをGoogle Workspaceに移行するための正式なツールとしてGoogleから発表されたものです。
GWMMOを使用すれば、Outlookにあるメールやカレンダーの予定、個人の連絡先などをGoogle Workspace アカウントにインポートできます。
GWMMOは、MSIファイルとEXEファイルの2種類がありますが、管理者が主導となって利用者のPCに対して資産管理ツール等で配布する場合はMSIファイルを、利用者自身がファイルのダウンロード・インストールを実施する場合はEXEファイルを利用します。
今回は、利用者自身が行う方法をご紹介します。
GWMMO の「ダウンロード ページ」から 、EXE ファイルをダウンロードします。
※「Recommended for users」と記載されている箇所からダウンロードすることが可能です。
ダウンロードした「OutlookMigrationSetup.exe」というファイルを実行すると、自動インストールが開始されます。
②Googleアカウントのログイン
インストールが完了したら、Googleアカウントのログイン画面が表示されます。移行先のGoogleアカウントにログインするために、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
アカウントへのアクセスリクエストが表示されたら「許可」をクリックします。
③Outlookデータの選択
続いて、GWMMOへ戻りOutlookから移行したいメールデータをチェックして選んでいきます。
④メールの移行開始
移行したいメールデータをチェックして画面に従って捜査を進めていくと、メールの移行処理がスタートします。移行完了のメッセージが表示されたら完了です！Gmailにログインして、選択したデータがきちんと移行されたかを確認しましょう。
Gmailへメールデータを移行する流れ・手順に関する説明は以上です。
OutlookとGmailの違い
ここでは、ビジネスで使われる機会が多いOutlookとGmailの違いについて解説します。特に大きな違いとなっているのは、以下の3つです。
①メールを管理する仕組み
②カスタマイズ性
③メールの検索性
①メールを管理する仕組み
OutlookとGmailは、メールを管理する仕組みが大きく異なります。
Outlookは基本的に「フォルダー駆動型」となっており、メッセージを保存するフォルダとサブフォルダを分けて作成するのが特徴です。また、優先度の高い項目などに関してはフラグを使用して目立たせるようにできます。
一方、Gmailはフォルダではなく、カテゴリとラベルというシステムでメールを管理します。また、フラグの代わりにマークとスターを用いており、メッセージの重要度や、どのカテゴリに属するのか等を指定することが可能です。
②カスタマイズ性
OutlookとGmailのカスタマイズ性に関しては、Gmailの方が優れているといえます。
Outlookは、テーマを用いてアプリの外観を変更したり、アイテムの配置を変えたりといったカスタマイズが可能となっています。さらに、受信トレイの動作を変更するといったことも可能です。
一方、GmailはOutlookよりも多彩なカスタマイズが可能であり、受信トレイ全体のサイズや配置、デザイン、使用する機能などを自由にカスタマイズできます。
③メールの検索性
メールの検索性に関しても、OutlookよりもGmailの方が優れています。
Outlookにも検索機能はついていますが、Gmailではラベルやタブ、カテゴリ、送信者・受信者、件名、本文の内容、日付範囲など、より高度な検索が可能です。
まとめ
今回は、OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法をご紹介しました。OutlookのメールデータをGmailへ移行する際には、以下の流れで進めていきます。
①GWMMOのインストール
②Googleアカウントのログイン
③Outlookデータの選択
④メールの移行開始
OutlookとGmailはそれぞれ特徴が異なりますが、Gmailの方がカスタマイズ性に優れており、様々な場所から手軽に利用できるメリットがあります。たとえば、同じ宛先に何度も送らなければいけなかったり、複数人に送らなければいけなかったりする場合、「自動転送」という機能を利用することが可能です。
以下の記事で、メールを自動転送するやり方を詳しく解説していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。
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