Gmail（google workspace）で社員の送信メールを管理者にも配信する方法
よく相談いただくこととして、営業がお客様に送信するメールを営業のリーダーにも配信して、教育やトラブル防止ができないかというものがあります。
こんなとき、有料のgoogle worksapceを契約していると、簡単に設定ができますので、今回ご紹介したいと思います。
なお、そもそもgoogle workspaceについて、無料版と比べて何が違うかなどは以下の記事をご覧ください↓
従業員の送信メールを管理者にも配信する設定方法
まずは、Google Workspaceの管理画面で、左側のメニューから「アプリ ＞ Google Workspace ＞ Gmail」を選択します。
続いで、画面右側のメニューから下にスクロールして、「ルーディング」を選択します。
次の画面で、右側に「ルーティング」という項目を探し、右下にある「別のルールを追加」をクリックします。
次の画面では、設定するメールの種類を選びます。今回は送信メールをのルーティング変更なので、「送信」にチェックを入れます。なお、内部ー送信も選ぶと社内メンバー宛のメールにも同じ設定が可能です。外部とのやり取りだけを設定したい場合は、「送信」だけを選びましょう。
下の方にスクロールすると、「受信者を追加」という項目がありますので、こちらにチェックを入れます。
そうすると、すぐ下に受信者欄がでてきますので、そこにある追加をクリックします。
次の画面で、送信メールを受け取りたい管理者のメールアドレスを入力し、保存します。
その後、一番下にある「オプション」をクリックします。
次の画面で、B影響を受けるアカウントの種類で「ユーザー」を選択。その後、Cエンベロープフィルタで「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択し、「一個のメールアドレス」で営業メンバーのメールアドレスを入力し、保存をすれば完了です。
営業が複数いて、一括設定するには？
営業メンバーが複数いる場合、google グループを使うと便利です。あらかじめ、googleグループで、営業メンバーが入ったグループを作っておきます。
Cエンベロープフィルタに、「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択したあと、「グループメンバー（送信メールのみ）」を選択し、該当のgoogleグループを選ぶと、設定完了となります。
まとめ
有料版のgoogle workspaceのGmailですと、このようなメールのルーティングといいまして、細かい設定が可能です。今回は、送信メールの説明をしましたが、一番最初のところで、「受信」を選べば、受信するメールのルーティングも設定ができます。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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