退職者のメールを低コストで保存しておく方法（バックアップサービス活用）

なぜ退職者のメール保存が必要なのか？（リスクとコストの現状）

 

多くの企業で、「退職者が出た際、アカウントをどう処理するか」は現場任せになりがちです。しかし、ここには経営上の大きな**「見えないリスク」と「無駄なコスト」**が潜んでいます。

① 法的トラブル・コンプライアンスへの対応

退職者が関わっていた案件で、後から「言った・言わない」のトラブルが発生したり、法的な調査（訴訟など）が必要になったりすることは珍しくありません。メールは企業の正式な証跡（エビデンス）です。

リスク： アカウントを削除してメールが消えてしまうと、過去の経緯が追えず、自社を守るための反証ができなくなります。

必要性： 最低でも数年間は、当時のやり取りをすぐに検索・確認できる状態で保管しておくことが、現代の企業防衛において必須となっています。

 

② 業務の引き継ぎ漏れとナレッジの喪失

丁寧な引き継ぎが行われていても、数ヶ月後に「当時の担当者しか知らない詳細な仕様」や「顧客との特殊な約束事」を確認しなければならない場面が出てきます。

リスク： 担当者が不在でメールも閲覧できない状況は、顧客満足度の低下や、社内での再調査による大幅な工数ロスを招きます。

③ 「幽霊ライセンス」によるコストの圧迫

最も頭を悩ませるのが、メールを保存するために**「退職者のライセンスをそのまま維持し続ける」**という選択です。

コストの試算：

Google Workspace や Microsoft 365 の中位プラン（月額約1,500円〜2,500円）を維持し続けた場合、10名分だけで年間18万円〜30万円もの費用が、何も生産しない「保管のためだけ」に消えていくことになります。

 

一般的な保存方法とその限界

多くの企業では、退職者のメールを保存するためにいくつかの「暫定的な対策」を講じています。しかし、従業員数が増えるにつれ、これらの方法は管理コストやセキュリティの面で限界を迎えます。

① ライセンスをそのまま維持し続ける（コストの限界）

最も単純な方法ですが、最もコストがかかります。

• 内容： 退職者のアカウントを削除せず、パスワードだけ変更して放置する。

• 限界： 前述の通り、1名につき年間数万円の無駄が発生します。従業員数30名以上の規模では、累積する「幽霊ライセンス料」が年間で数十万〜数百万円に達し、IT予算を大きく圧迫します。

② 手動でデータ出力（PST/MBOX）して保存（手間の限界）

• 内容： 退職時にIT担当者がOutlookのPSTファイルやGoogleのMBOX形式でデータをエクスポートし、ファイルサーバーやNASに保管する。

• 限界： * 作業工数： 1人あたり数十分〜数時間の作業が発生し、退職者が増えるほど情シス担当者の負担になります。

  • 検索性の欠如： いざ数年前のメールを探す際、巨大なファイルを一つずつ開かなければならず、実用性に欠けます。

  • 消失リスク： ローカル保存したファイルが破損したり、どこに置いたか分からなくなったりするリスクがあります。

③ 標準機能（共有メールボックスやGoogle Vault）の活用

• 内容： M365の「共有メールボックス」へ変換する、またはGWSの「Google Vault」で保持する。

• 限界： * Google Workspace： Google Vaultを利用するには「Business Plus」以上の高位エディションが必要です。安価なBusiness Standard以下を利用している場合、保存のためだけに全社員のライセンスをアップグレードする必要があり、結局コストが高くつきます。

  • Microsoft 365： 共有メールボックスは無料で利用可能ですが、50GBの容量制限があります。また、ライセンスを外すと一部のデータ（アーカイブ済みメール等）が消えるリスクがあり、設定には専門的な知識が求められます。

 

そこで、

【本命】SysCloudを活用した「低コスト・高機能」な保存術

これまでの「高いライセンス料を払い続ける」か「手間のかかる手動バックアップ」かという二択を打破するのが、クラウド型バックアップサービス**「SysCloud（シスクラウド）」**の活用です。

① ライセンス料を最大80%以上削減！圧倒的なコストパフォーマンス

SysCloudの最大のメリットは、Google WorkspaceやMicrosoft 365の高額なライセンスを解約しても、メールデータを安全に保持し続けられる点にあります。

• コスト比較のイメージ：

  • 従来： 退職者のアカウント維持（月額 約1,500円〜2,500円）

  • SysCloud活用： バックアップライセンス（月額換算 490円／1ユーザー：75GB）

• これにより、退職者が増えれば増えるほど、毎月の固定費削減効果が積み重なっていきます。

また、1ユーザーずつライセンスを契約できるため、退職者のアカウントの分だけ契約することもできますし、

数年たって、もう不要になったら、別のユーザーのバックアップに割り当てることも可能です。

Syscloudでは、1ライセンス当たり７５GB分バックアップを取ることができ、メールにかかわらず、例えば30MB分Gmailをバックアップし、45MB分Googleドライブをバックアップすることも可能です。

② 「退職者のメール」を数秒で検索・閲覧できる

手動のエクスポート（PST/MBOX）と決定的に違うのが、**「検索性」**です。SysCloudの管理画面から、退職者の名前やキーワード、日付で検索するだけで、当時のメール本文や添付ファイルを即座に確認できます。

• メリット： 現場から「1年前のあのメールを確認したい」と言われた際、情シス担当者が数分で対応を完了できます。

③ Google Workspace ＆ Microsoft 365 の両方に対応

アーデントが支援する中小企業の多くは、GWSかM365のいずれか（あるいは両方）を利用しています。SysCloudは両プラットフォームに完全対応しており、一つの管理画面で全社のバックアップ状況を把握できるため、IT担当者の学習コストを最小限に抑えられます。

 

バックアップ実際の操作画面

管理画面のジョブ　＞　新しいバックアップジョブを作成する　から、バックアップを設定できます。

次の画面では、接続するSAASサービスを選択します。

 

バックアップ対象は、組織別、もしくはユーザー別に設定できます。

次にバックアップ対象サービスを選択。

保護期間も無期限より短くすることも可能です。

GoogleWorkspaceの場合、共有ドライブもバックアップできます。

 

リストア実際の操作画面

 

GoogleWorkspaceの場合で、画面の説明をさせて頂きます。

 

すでに、メールの受信トレイのような画面になっており、

ここからメール1通ずつ単位で、リストアを実行できます。

また、メールの本文もここから見れますので、リストアする必要もないかもしれません。

受信メール全部の一括リストアも可能です。

リストア先は、本人もしくは別のゆーざーを選んでリストアが可能です。

 

 

 他のバックアップサービスと比較したSysCloudの優位性

世の中には多くのSaaSバックアップサービスが存在しますが、その中でもなぜ「SysCloud」が中小企業の退職者管理に最適なのか。他社サービスと比較した際の決定的な違いを解説します。

① 圧倒的な「使いやすさ（UI/UX）」

高機能なバックアップソフト（VeeamやAvePointなど）は、多機能ゆえに設定が複雑で、専門的なトレーニングを必要とする場合があります。

• SysCloudの強み： 直感的なダッシュボードが評価されており、IT専任担当者がいない企業でも、数クリックでデータの検索や復元が可能です。G2などのレビューサイトでも「セットアップの容易さ」で高い評価を得ています。

とにかく使いやすいです。設定も数クリックで完了します。

② AI（Sky）による高度な脅威検知と検索機能

SysCloudには「Sky」というAIアシスタント機能（アドオン）が搭載されています。

• 優位点： 単なるバックアップに留まらず、バックアップデータ内のランサムウェア検知や、機密情報（個人情報など）の漏洩リスクを自動でスキャンできます。退職者のメールの中にリスクが潜んでいないかを自動チェックできる点は、他社にはない安心感です。

③ 1ライセンスから契約ができる

他のバックアップサービスでは、容量課金で月3万円からとか、最低50ユーザーなどの縛りがありますが、syscloudは、1ライセンス（月額換算 490円）から契約が可能です。
退職者メールの保存先には最適なサービスと言えるでしょう。

ご提示いただいた「5. IT導入補助金を活用して、さらに賢くDXを進める方法」の章を作成します。 アーデント様の最大の強みである「補助金活用」と「DXコンサル」を掛け合わせ、読者が「単なるツールの導入」ではなく「自社の変革」として問い合わせしたくなる内容に構成しました。

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現在日付：2026-02-13 JST

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）を活用して、さらに賢くDXを進める方法

SysCloudのようなバックアップサービスの導入は、単なる「コスト削減」に留まりません。これを機に、社内全体のIT基盤を見直す「DX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩」にするのが最も賢い進め方です。

ここで強力な後押しとなるのが、**「デジタル化・AI導入補助金」**の活用です。

① アーデントなら「SysCloud ＋ α」の全体最適が対象に

IT導入補助金は、単一のツールだけでなく、複数のITツールを組み合わせて導入する場合にも適用されます。

• 例： SysCloud（バックアップ） ＋ kintone（業務アプリ） ＋ セキュリティ対策

• 退職者のメール管理という「守り」の施策と同時に、ノーコードツールによる業務効率化という「攻め」の施策をセットで導入することで、補助率を最大限に高めることが可能です。

② 実質負担を大幅に抑えた導入シミュレーション

IT導入補助金（通常枠など）を活用した場合、導入費用の最大1/2〜2/3が補助されるケースがあります。

• メリット： 30〜300名規模の企業であれば、ライセンス削減で浮いたコストを補助金の自己負担分に充当することで、「実質追加費用なし」に近い形で最新のバックアップ＆DX環境を構築できる可能性があります。

③ 煩雑な申請業務は、実績豊富なアーデントがサポート

補助金の申請には、事業計画の策定や複雑な書類手続きが必要です。

• アーデントの強み： 私たちはIT導入補助金の支援事業者として、多くの中小企業様の採択をサポートしてきた実績があります。ITの専門知識と補助金のノウハウを併せ持っているため、経営者様やIT担当者様の手間を最小限に抑えつつ、確実な導入を支援します。

④ 複数ツール導入でお値引き可能

アーデントでは、複数ツール導入企業様に対して、お値引きを行っています。Microsoft365とsyscloudを導入する（商流変更も対象）場合、どちらも３％お値引きをさせて頂いております。

お問合せはこちら

弊社ではの各種ITツールの販売をしており、御社に最適なDXサービスのご提案が可能です。補助金を使った導入も提案できますので、まずはお問合せ下さいませ。

お問い合わせはこちら⇒　株式会社アーデント　０３－５４６８－６０９７

 

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