Google Workspaceのマニュアル動画が、社員教育に便利！
Google Workspaceは、世界中の企業で利用されており、Gmailやカレンダー、Google Chatなどのアプリケーションを自由に利用できるのが特徴です。しかし、様々なアプリケーションが網羅されている分、操作方法やより便利に使う方法などは自身で学ばなければなりません。
※Google Workspaceで利用できるアプリケーションや料金については、以下の記事で詳しく解説しています。
そこでおすすめなのが「Google Workspace 動画ラーニングサービス」というサービスです。Google Workspace 動画ラーニングサービスでは、Google Workspaceに搭載している主要なアプリケーションの使い方を体系的に学ぶことができます。本記事では、Google Workspace 動画ラーニングサービスの特徴について解説します。
Google Workspace 動画ラーニングサービスの特徴
Google Workspace 動画ラーニングサービスでは、Google Workspace の活用方法を動画で分かりやすく解説しており、特に以下の3つが特徴となっています。
①短い時間で気軽に視聴できる
Google Workspace 動画ラーニングサービスは、動画の再生時間は数分間となっています。そのため、短い時間で気軽に視聴することが可能です。
また、業務のスキマ時間に何度も見返すこともできるため、自分の理解度や学習状況に応じた使い方もできます。Google Workspace のアカウントがあればパソコンだけでなく、スマートフォンなどからでもログインすることができるため、場所を問わずに学習できるでしょう。
②実践で使える操作方法が紹介されている
Google Workspace 動画ラーニングサービスでは、公式ページやマニュアルには載っていないノウハウや時短テクニックなども配信しているのも特徴です。Google Workspaceのアプリケーションをより便利に使う方法を学ぶことができます。Google Workspace 動画ラーニングサービスは、たとえば特定のアプリケーションの操作だけを知りたいという方にも適しています。
③チームの生産性向上につながる
Google Workspaceを使って業務を行っている企業の場合、Google Workspace 動画ラーニングサービスを利用することで作業スピードの向上が期待できるでしょう。
チーム内のタスク管理なども効率的に行えるようになるため、チームの生産性向上につながります。
Google Workspace 動画ラーニングサービスの料金
Google Workspace 動画ラーニングサービスは、初年度は無償となっています。次年度以降の更新時は有償となりますが、Google Workspace 1アカウントあたり年額350円で利用することが可能です。
社員教育に動画を使用するメリット
近年、社員教育や研修の際に動画を使用する企業も多いのではないでしょうか。ここでは、社員教育の際に動画を使用するメリットについて解説します。
研修を提供する側のメリット
たとえば、アプリケーションの操作方法などの説明を動画で行う場合、テキストに比べて視覚効果が高いため、学習者の記憶に残りやすくなります。言語化しにくい難しい内容であったとしても、動画であれば短い時間で直感的に伝えることが可能です。社員が直感的に理解しやすく、記憶にも残りやすいということもあり、高い学習効果が期待できるでしょう。
また、集合研修の場合は、講師の教え方や内容によって学習効果が変わってきますが、動画による教育の場合、講義の質を一定に保つことが可能です。また、集合研修の場合は研修会場の費用や講演料、参加者の交通費や宿泊費などが発生しますが、動画教材は一度作成すれば何度でも利用することができます。最初に教材を作成する手間・時間はかかりますが、長期的にみたら集合研修よりもコストを抑えられるでしょう。
研修を受ける側のメリット
続いて、研修を受ける側のメリットについて解説します。
研修を受ける側の最大のメリットは、時間・場所を問わずに受講できる点です。特にGoogle Workspace 動画ラーニングサービスなどは、都合の良いタイミングで・好きな場所で視聴できます。また、何度でも繰り返し視聴できるため、自分のペースで理解を深められる点も魅力といえるでしょう。
動画教育はなぜ効くのか？
文章マニュアルだけでは伝わりにくい『操作の流れ』を、動画で短時間に伝えられる点が本質です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 視覚化 | 画面の動きで操作の流れを伝えやすい |
| 反復学習 | 必要な時に何度でも見直せる |
| 更新 | 差し替えで最新仕様に追従しやすい |
| 教育負担 | 個別教育の繰り返しを減らせる |
ポイントは、長尺の網羅動画でなく『短い目的別動画』で運用に乗せる点です。教育設計と更新サイクルが前提となります。短時間動画の運用設計を起点に整えることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
中小企業はどう活用すべきか？
活用は、対象業務と更新ルールを整えて段階で進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | 新人教育や頻出問合せ業務から優先 |
| 設計 | 1動画3〜5分・1テーマに絞った構成 |
| 制作 | Google Meet/画面録画＋Driveで共有 |
| 更新 | 仕様変更時の差し替えと旧版の整理 |
最大のつまずきは、長尺で網羅しすぎて作成・更新が続かないことです。当社は中小企業のGoogle Workspace活用と社員教育を伴走支援しています。短く運用に乗る形で続けることが、定着の要点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、
効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
動画教育活用チェック
GWSマニュアル動画活用とは、Google Workspaceのマニュアル動画は業務ソフトの操作手順を録画した教育用動画のことで、文章マニュアルより伝達しやすく反復学習にも向きます。
文章マニュアルだけでは伝わりにくい操作の流れを動画で短時間に伝えられる点が本質で、画面の動きで操作の流れを伝えやすい、必要な時に何度でも見直せる、差し替えで最新仕様に追従しやすい、個別教育の繰り返しを減らせるが観点で、
長尺の網羅動画でなく短い目的別動画で運用に乗せ教育設計と更新サイクルが前提です。
仕様は更新されるためGoogle Workspace公式の最新情報で確認します。
新人教育や頻出問合せ業務からの優先選定、1動画3〜5分・1テーマに絞った構成設計、Google Meet/画面録画＋Driveでの共有制作、仕様変更時の差し替えと旧版整理が要点で、長尺で網羅しすぎて作成・更新が続かない失敗を避け、
短く運用に乗る形で続けることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 対象 | 選定 | 新人教育/頻出業務 |
| 尺 | 短時間 | 1テーマ3〜5分 |
| 制作 | 運用 | Meet/画面録画＋Drive |
| 更新 | 差替え | 旧版を整理 |
| 最新 | 公式確認 | 対応機能/条件 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. マニュアル動画とは？
A. 業務ソフトの操作手順を録画した教育用動画のことです。文章マニュアルより伝達しやすく、反復学習にも向きます。
Q. Google Workspaceで作るには？
A. Google Meet・Driveなどを組み合わせて、画面録画→Driveに保管→社内共有という流れで運用できます。
Q. 中小企業に向きますか？
A. 教育リソースが限られる中小企業に向きます。短時間動画から始めれば作成負担を抑えながら継続運用できます。
Q. 最新の機能はどう確認しますか？
A. Google Workspaceの機能は更新されるため、必ず公式の最新情報で対応機能・条件を確認することが重要です。
関連サービス
アーデントでは本サービスの導入支援・お見積りに対応しています。詳細は商品ページをご覧ください。
クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Google Workspace 動画ラーニングサービスの特徴について解説しました。
Google Workspace 動画ラーニングサービスは、Google Workspace の活用方法を動画で分かりやすく解説しており、以下の3つが特徴となっています。
①短い時間で気軽に視聴できる
②実践で使える操作方法が紹介されている
③チームの生産性向上につながる
Google Workspace 動画ラーニングサービスは、初年度は無償となっているため、Google Workspaceをより便利に使っていきたいと考えている方はぜひお問合せください。
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