Gmail（google workspace）で社員の送信メールを管理者にも配信する方法

よく相談いただくこととして、営業がお客様に送信するメールを営業のリーダーにも配信して、教育やトラブル防止ができないかというものがあります。

こんなとき、有料のgoogle worksapceを契約していると、簡単に設定ができますので、今回ご紹介したいと思います。

なお、そもそもgoogle workspaceについて、無料版と比べて何が違うかなどは以下の記事をご覧ください↓

 

従業員の送信メールを管理者にも配信する設定方法

まずは、Google Workspaceの管理画面で、左側のメニューから「アプリ　＞　Google Workspace　＞ Gmail」を選択します。

 

続いで、画面右側のメニューから下にスクロールして、「ルーディング」を選択します。

 

次の画面で、右側に「ルーティング」という項目を探し、右下にある「別のルールを追加」をクリックします。

次の画面では、設定するメールの種類を選びます。今回は送信メールをのルーティング変更なので、「送信」にチェックを入れます。なお、内部ー送信も選ぶと社内メンバー宛のメールにも同じ設定が可能です。外部とのやり取りだけを設定したい場合は、「送信」だけを選びましょう。

 

下の方にスクロールすると、「受信者を追加」という項目がありますので、こちらにチェックを入れます。

そうすると、すぐ下に受信者欄がでてきますので、そこにある追加をクリックします。

次の画面で、送信メールを受け取りたい管理者のメールアドレスを入力し、保存します。

 

その後、一番下にある「オプション」をクリックします。

 

次の画面で、B影響を受けるアカウントの種類で「ユーザー」を選択。その後、Cエンベロープフィルタで「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択し、「一個のメールアドレス」で営業メンバーのメールアドレスを入力し、保存をすれば完了です。

 

 

営業が複数いて、一括設定するには？

営業メンバーが複数いる場合、google グループを使うと便利です。あらかじめ、googleグループで、営業メンバーが入ったグループを作っておきます。

Cエンベロープフィルタに、「特定のエンベロープ送信者にのみ適用する」を選択したあと、「グループメンバー（送信メールのみ）」を選択し、該当のgoogleグループを選ぶと、設定完了となります。

 

送信メールの管理者配信はなぜ要る？

送信メールの可視化は、監視目的でなく情報統制と事故対応の備えとして捉えることが重要です。観点は次のとおりです。

項目	内容
誤送信対策	宛先誤り・添付ミスを早期に把握し、被害拡大前に対処できる
事実確認	トラブル・退職時に、やり取りの事実を確認できる
内部統制	取引や承認に関わる外部送信を、組織として把握できる
適正運用	目的・範囲・権限を定め、従業員に周知した上で運用する必要がある

 ポイントは、技術的に配信設定するだけでなく、目的と運用ルール（範囲・保存・権限・周知）を整えて初めて適正に機能する点です。無断の常時監視は信頼・法務リスクになります。情報統制の目的を明確にし、適正な運用設計を伴うことが出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう運用すべき？

この運用は、目的の明確化と適正なルール整備が前提です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
目的定義	誤送信対策・統制・事実確認など、何のために配信するかを明確にする
範囲設定	対象部門・対象メール・保存期間・閲覧権限を必要最小限で定める
周知	就業規則やガイドラインで目的・範囲を従業員に周知し、合意形成する
管理	目的外利用の禁止、アクセス記録、定期的な範囲見直しを運用に組み込む

 最大のつまずきは、目的や周知なく常時監視的に運用し、信頼低下や法務問題を招くことです。当社は中小企業のメール運用・情報統制の設計を伴走支援しています。目的を明確にし、範囲・権限・周知を整えた適正運用にすることが、失敗しない要点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

送信メール配信運用チェック

送信メールの管理者配信とは、Gmail（Google Workspace）で社員の送信メールを管理者にも配信する運用のことで、監視目的でなく情報統制と事故対応の備えとして捉えることが重要です。

宛先誤り・添付ミスの早期把握、トラブル・退職時の事実確認、取引や承認に関わる外部送信の組織的把握ができ、目的・範囲・権限を定め従業員に周知した上で運用する必要があります。

技術的に配信設定するだけでなく、目的と運用ルール（範囲・保存・権限・周知）を整えて初めて適正に機能し、無断の常時監視は信頼・法務リスクになります。

誤送信対策・統制・事実確認など目的の明確化、対象部門・対象メール・保存期間・権限の最小限設定、就業規則等での周知と合意形成、目的外利用禁止・アクセス記録・定期見直しの管理が要点で、目的や周知なく監視的に運用し信頼低下や法務問題を招く失敗を避け、

目的を明確にし範囲・権限・周知を整えた適正運用にすることが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
目的	明確化	誤送信対策/統制/事実確認
範囲	最小限	対象・保存期間・権限
周知	合意形成	就業規則等で従業員へ
管理	目的外禁止	アクセス記録と見直し
適正	信頼確保	無断の常時監視を避ける

より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。

Google Workspace 公式（一次情報） ➡

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. 送信メールを管理者にも配信できますか？

A. 管理者側のメール経路設定により、送信メールの控えを別アドレスへ配信する運用が可能です。設定範囲や対象は要件に応じて確認することが重要です。

Q. なぜこの運用が必要ですか？

A. 誤送信・情報漏えいの早期把握、退職・トラブル時の事実確認、内部統制のために、送信メールを組織として把握できる状態が求められる場合があります。

Q. プライバシー面の注意は？

A. 従業員の通信を扱うため、目的の明確化と就業規則等での周知、アクセス制限が前提です。無断の常時監視は信頼や法務面の問題になり得ます。

Q. 運用の注意点は？

A. 対象範囲・保存期間・閲覧権限・廃棄ルールを定め、目的外利用を防ぐ管理が必要です。設定だけでなく運用ルールの整備が前提になります。

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まとめ

有料版のgoogle workspaceのGmailですと、このようなメールのルーティングといいまして、細かい設定が可能です。今回は、送信メールの説明をしましたが、一番最初のところで、「受信」を選べば、受信するメールのルーティングも設定ができます。

 

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