【管理者向け】GoogleWorkspace導入後にやるべき初期設定チェックリスト20項目

最終更新日：2026年1月5日（月）

GoogleWorkspace、Microsoft365

Google Workspaceは、メールやカレンダー、ドライブ、ドキュメントなどをクラウド上で利用できる便利なグループウェアです。場所や端末を問わず業務が行えるため、生産性向上やリモートワーク推進に役立ちます。

その一方で、管理者はユーザーの管理やセキュリティ設定、データ共有のルールなど、さまざまな設定を適切に管理する必要があります。初期設定が不十分な場合、セキュリティ事故や運用トラブルにつながるため注意しなければなりません。

そこで本記事では、Google Workspace導入後にやるべき初期設定を20個紹介します。

アカウント・組織管理

はじめに、アカウント・組織管理で必須の設定を5つ紹介します。

① 管理者アカウントの権限設計

管理者アカウントには、必要最小限の権限のみを付与しましょう。役割ごとに権限を分散させる形で運用することで、誤操作や不正利用による影響範囲を最小限に抑えられます。全権限を1人（1アカウント）に集中させることは、万が一トラブルが起きた場合に被害が拡大しやすく、非常に危険です。

② 組織部門（OU）の作成とユーザー分類

部署や役割ごとにOU（Organizational Unit＝組織部門）を作成し、ユーザーを適切に分類しましょう。OU単位でセキュリティ設定や機能制限を行うことで、業務内容に合わせた柔軟なポリシー管理が可能になります。

③ ユーザーアカウントの作成・付与ライセンスの確認

ユーザーごとに付与されているライセンスが適切か確認し、未使用アカウントへの無駄な割り当てを防止しましょう。コスト最適化にもつながります。

④ 共有ドライブの権限ルール設計

共有ドライブでは組織の重要データを扱うため、閲覧・編集権限の範囲や外部共有の可否などを事前にルール化しておきましょう。誤操作や不適切な共有を防ぎ、安全な情報管理を実現できます。

⑤ 退職者アカウントの運用ルール策定

退職が発生した場合のアカウント停止やデータ引き継ぎ手順などのルールも策定しておきましょう。

セキュリティ設定

続いて、セキュリティを強化するための設定を5つ紹介します。

⑥ 管理者アカウントの2段階認証

最も狙われやすい管理者アカウントには、必ず2段階認証を設定しましょう。

⑦ ユーザー全体の2段階認証ポリシー設定

一般ユーザーにも2段階認証を適用します。なりすましや不正ログインの被害防止につながり、企業全体のセキュリティレベルを高めることが可能です。

⑧ パスワードポリシーの設定

パスワードの設定では、容易に推測できないように英数字や記号を含んだものにすることが必須です。必要に応じて有効期限や再設定の方針なども設定しましょう。

⑨ 端末管理

Google Workspaceにアクセスする端末を管理対象として設定します。これにより、紛失や盗難が発生した場合でも、遠隔からロックしたり、初期化したりすることが可能です。

⑩ 不審なログイン・リスク検知の通知設定

通常と異なる場所や端末からのログインが検知された場合、管理者へ通知が届くように設定しましょう。異常を早期に察知できるようになります。

データ保護・共有ルール

ここでは、データ保護と共有ルールに関する設定を5つ紹介します。

⑪ Google ドライブの共有範囲のポリシー

社外共有の可否やリンク共有の範囲などを、あらかじめルール化しておきましょう。誰でもアクセスできる状態を防ぐことで、情報漏えいリスクを大幅に低減できます。

⑫ 外部共有時の権限

外部共有する際は、閲覧・コメント・編集などの権限を分けて付与しましょう。必要以上の権限を与えないことが重要です。あわせて、共有履歴やアクセスログを確認できる体制も整備しておきましょう。

⑬ 共有ドライブの管理者

各共有ドライブに責任者となる管理者を設定し、アクセス権の棚卸しを定期的に実施しましょう。

⑭ データ保持ポリシー

メールやドライブデータの保存期間をルール化し、法令や社内規程に基づいて運用することもポイントです。

⑮ 外部アプリ連携の制御

Googleアカウントと連携する外部アプリを制御し、不要なサービスとの接続を制限しましょう。業務利用が認められたアプリのみを許可することで、情報流出のリスクを軽減できます。

運用ルール・管理体制

続いて、運用ルール・管理体制に関する設定を5つ紹介します。

⑯ アカウント発行・削除フローの標準化

どのタイミングでアカウントを発行・削除するかを明確にしましょう。入退社や異動時におけるアカウントの手続きを標準化することで、権限の付け忘れや削除漏れといったリスクを防止できます。

⑰ 権限変更・承認プロセスの定義

共有設定や管理権限を変更する際の承認フローも定義しておきましょう。申請 → 承認 → 設定変更の流れを統一することで、権限変更の記録管理や責任の所在を明確にできます。

⑱ ログ監査・セキュリティアラートの確認

監査ログやセキュリティアラートを定期的に確認し、異常兆候を早期に発見できる体制も整備しましょう。

⑲ 管理者および運用担当者向けトレーニングの実施

Google Workspaceは機能更新が頻繁に行われるため、管理者・運用担当者も継続的に知識をアップデートする必要があります。社内で最新情報を共有することで、安定した運用を実現できるでしょう。

⑳ 管理者・情報システム担当向け運用ルールの整備

アカウント管理や権限運用、監査対応などのルールを文書化し、手順書として整理しておくことも重要です。

まとめ

今回は、Google Workspace導入後にやるべき初期設定を20個紹介しました。

Google Workspaceは非常に便利なサービスですが、適切に設定・運用されていなければ情報漏えいや権限トラブルなどにつながります。本記事で紹介した項目を確認しながら、Google Workspaceの設定・運用体制を整えていきましょう。

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