invox電子帳簿保存とは？メリット・デメリットを解説
電子帳簿保存法の改正により、電子データの保存が義務化されました。電子帳簿保存法の要件を満たすために、多くの企業は業務フローを見直したり、書類の管理方法を見直したりなど、さまざまな対応を実施しています。
※電子帳簿保存法改正の詳細については、以下の記事をご覧ください。
電子帳簿保存法改正に対応した文書管理システムは多くありますが、特におすすめなのが「invox電子帳簿保存」です。本記事では、invox電子帳簿保存の概要やメリット・デメリットについて解説します。
invox電子帳簿保存とは
invox電子帳簿保存とは、シャープマーケティングジャパン株式会社が提供している文書管理システムのことです。invox電子帳簿保存はクラウド型のサービスとなっており、請求書や領収書などの帳簿類をデジタルで保存・管理できます。
電子帳簿保存法に対応しているため、帳簿データを法令に従って安全に保管できるのが特徴です。
invox電子帳簿保存の料金
invox電子帳簿保存では、「ミニマム」「ベーシック」「プロフェッショナル」の3つのプランが用意されています。
| プラン名 | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル |
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 無料 |
| 月額基本料金 | 1,980円
（税込2,178円） |
9,800円
（税込10,780円) |
29,800円
（税込32,780円) |
| 年間基本料金 | 23,760円
（税込26,136円） |
117,600円
（税込129,360円) |
357,600円
（税込393,360円) |
| 保管費用 | 50,000件まで年額基本料金に含まれている。
※超過分は50,000件ごとに月額500円（税込500円） |
||
| データ化料金（100件） | 10,000円（税込11,000円）
※オペレーター確認ありの場合は1件、AI OCRの場合は0.2件消費する |
||
| 入力 | セルフ入力/AI OCR | セルフ入力/AI OCR/オペレーター | セルフ入力/AI OCR/オペレーター |
| 確認・ワークフロー | 書類の種類ごとに確認者設定（1段階） | ワークフロー（複数段階） | ワークフロー（複数段階） |
| データ出力 | 〇 | 〇 | 〇 |
| APIからの書類登録 | × | × | 〇 |
| タイムスタンプ | × | 〇 | 〇 |
| サポート
（チャット・メール・オンライン会議） |
〇 | 〇 | 〇 |
invox電子帳簿保存はどのプランであっても初期費用0円で利用でき、申し込んだ日からすぐに利用できます。
さらに、「電子取引情報保存 導入サポートパック」というオプションサービスも提供しています。電子取引情報保存 導入サポートパックは、248,000円（税込272,800円)となっており、下記のようなサポートを受けられます。
●初期設定のサポート
●運用設計、電子取引情報の事務処理規定の相談（1時間×最大4回）
●外部の電子帳簿保存コンサルタントへの相談
invox電子帳簿保存のメリット
invox電子帳簿保存のメリットは、以下の4つです。
●書類の紛失リスクを減らせる
●業務を効率化できる
●コストを削減できる
●どこからでも経理作業が行える
それぞれの内容を解説します。
書類の紛失リスクを減らせる
invox電子帳簿保存では、帳簿や領収書などの書類をデジタル化してクラウド上で保存します。紙の書類を管理する際は、置き場所を忘れたり、誤って破棄されたりといったリスクがありますが、クラウド上で管理するためこのような紛失リスクを減らせるのです。また、書類の管理方法が標準化されるため、誰でもすぐに必要なデータを探せるようになります。
業務を効率化し、経理作業の負担を軽減できる
invox電子帳簿保存は、帳簿や領収書をスキャンするだけで簡単に保存できます。帳簿のデータはシステム上で一元管理され、検索機能を使えば目的の書類を簡単に見つけることが可能です。
また、システム上でデータの検索や編集、管理が行えるため、紙での整理や物理的なファイル探しが不要になります。業務全体を効率化できるため、経理作業の負担軽減につながります。
コストを削減できる
invox電子帳簿保存ではクラウド上でデータを管理するため、印刷費用やファイリングに必要な備品費、保管スペースのコストなどを削減できます。紙による保管がなくなるため、ペーパーレスの推進にもつながるでしょう。
どこからでも経理作業を実施できる
invox電子帳簿保存はクラウドベースとなっているため、インターネット接続があればオフィスだけでなく、自宅や外出先からも利用できます。経理担当者は、どの場所からでも経理作業を実施することが可能です。また、複数のメンバーで同じデータを共有・閲覧できるため、離れた場所にいるスタッフとも連携しながら作業を進められます。
invox電子帳簿保存のデメリット
invox電子帳簿保存には、下記のデメリットがあります。
初期設定時には専門的な知識が必要
invox電子帳簿保存を導入する際は、電子帳簿保存法に沿った設定を行う必要があります。たとえば、タイムスタンプの付与やアクセス権限の設定、データの保存方法などを適切に設定しなければ、法令要件を満たすことができません。
導入時には専門的な知識を持った担当者によるサポートを受けることをおすすめします。
ランニングコストの負担がある
invox電子帳簿保存はクラウド型のサービスであるため、月額料金が発生します。特に書類が少ない企業にとっては、ランニングコストの負担が大きく感じるケースがあるでしょう。
インターネット環境がない場所では利用できない
invox電子帳簿保存は、インターネットに接続していないと利用できません。インターネット環境が不安定な場所やネットに接続できない状況では、アクセスできなくなる可能性があります。リモートワークや出張先で利用する場合は、安定したインターネット接続が必要です。
まとめ
今回は、invox電子帳簿保存の概要やメリット・デメリットについて解説しました。invox電子帳簿保存のメリットは、以下の4つです。
●書類の紛失リスクを減らせる
●業務を効率化できる
●コストを削減できる
●どこからでも経理作業が行える
invox電子帳簿保存の初期設定では専門的な知識が必要になるため、導入サポートを受けるのがおすすめです。利用する際は、安定したインターネット環境がある場所で使いましょう。
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