楽楽販売のメール送信機能を徹底解説
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株式会社ラクスが提供している「楽楽販売」は、一連の販売管理業務を効率化できるクラウド型のシステムです。売り上げや原価計算、請求・計上処理などを自動化し、業務効率化やコスト削減などの効果が期待できます。
楽楽販売には様々な機能が実装されていますが、メール送信に関する機能も多く搭載されているのが特徴です。
本記事では、楽楽販売のメール送信機能について詳しく解説します。
楽楽販売の特徴
楽楽販売の特徴は、自社の業務フローに合わせた販売管理システムを構築できる点です。マウス操作一つでオリジナルの販売管理システムを構築することが可能です。
たとえば、一つの売上を複数部門に分割して計上したり、複数の請求を合算して請求処理を実施したりなど、企業独自のルールに合わせてカスタマイズできます。
楽楽販売のメール送信機能とは？
楽楽販売では、以下の特徴的なメール送信機能があります。
１ リンクしたり、検索したりして、条件に合致する相手にメールを送れる
例えば、商談に紐づく顧客の担当者やその顧客企業名で検索して、合致する企業の経理担当者にメールを送るなどの条件に一致する相手を自動的に探してメール送信が可能です。また、送信先は手入力しての設定も可能です。
なお、送信元をログインしているユーザーを動的に設定したり、共有のメールアドレスなどを設定してそこから送信も可能です。
２ メール本文や件名にデータを挿入
これは珍しい機能ではありませんが、メールの件名や本文を自動的に挿入できます。
３ 生成した見積もりや請求書などのPDFを添付して送信
データから見積もりや請求書を生成して、それをメールに添付して送信などが簡単に設定できます。
４ 自動処理内で、変更した内容も本文に挿入可
例えば、ステータスが、受注からキャンセルに変わった場合、
メール本文に 変更前：受注 ➡ 変更後：キャンセル のように記載したいケースがありますが、
こういった処理が簡単にできます。
５ 送信タイミングを動的に設定可
メールの送信について、手動でボタンを押して、処理を起動させ、送信もできますが、
タイマー処理と言って、契約終了の２週間前に自動的に送信するなどの処理を簡単に作成できます。
楽楽販売のメール送信機能
続いて、楽楽販売のメール送信機能について解説します。楽楽販売に実装されている主なメール送信機能の活用事例は、下記の5つです。
①データ登録・更新をメールで通知する機能
②社内担当者に契約更新日に関するアラートメールを送信する機能
③発注期日や支払期日に関するアラートメールを送信する機能
④作業のステータスごとに担当者へアラートメールを送信する機能
⑤納期回答に関するアラートメールを送信する機能
それぞれの機能を解説します。
①データ登録・更新をメールで通知
楽楽販売には、システム内のデータを登録・更新・削除した際に、通知メールを自動で送信できます。必要な共有先にのみメールで通知されるため、メールを作成したり電話をかけたりする作業が不要になります。情報共有で発生していたコミュニケーションコストを削減でき、共有漏れも削減することが可能です。
②社内担当者に契約更新日に関するアラートメールを送信
楽楽販売には、契約更新時期が近づいたら社内担当者に自動でアラートメールを送信できます。社内担当者だけでなく、顧客に契約更新に関する案内や資料をメールで自動送信することも可能です。契約更新に関する情報を適切なタイミングで通知できるため、売上機会の損失を防ぐ効果が期待できます。
③発注期日や支払期日に関するアラートメールを送信
楽楽販売では、発注情報もメールで送信できます。たとえば、発注期日や支払期日になった際に自動でアラートメールを送信することが可能です。
支払期日に関するアラートメールには、取引先ごとの契約条件を自動反映できます。継続して発注している顧客に関しては、楽楽販売の専用アカウントを付与することで、楽楽販売上で発注依頼や発注書送付を実施できるようになります。
アラートメールがあることで、電話やメールでのやり取りを最小限に抑えることが可能です。
④作業のステータスごとに担当者へアラートメールを送信
楽楽販売には、作業のステータスに応じて担当者へアラートメールを送信する機能もあります。たとえば、対応期日が過ぎているのにステータスが「未対応」になっている場合、作業担当者にアラートメールを送信することが可能です。作業が完了した際に後工程の担当者にメールで通知することもできます。
この機能があることで、対応漏れや報告漏れ、作業遅延などを減らすことが可能です。
⑤納期回答に関するアラートメールを送信
納期回答に関するアラートメールを送信する機能とは、納期回答の期日を過ぎた際に、社内の担当部門や発注先などにアラートメールを送信する機能のことです。加えて担当者が納期に関してデータを更新した場合などにも、必要な先に通知メールを送ることが可能です。
楽楽販売のアラート機能は、自由にカスタマイズできるのが特徴です。たとえば、納期が過ぎたのにもかかわらず納品がなかった場合、対象の案件を目立つ色で強調させるといったカスタマイズができます。
販売管理メール送信は何に効くか？
顧客連絡を販売管理データと結びつけることで、業務の流れが一本化される点が本質です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 連動 | 見積/請求/案内など販売データと連動した送信 |
| 履歴 | 送信履歴の可視化と検索性 |
| テンプレ | 定型文の運用標準化 |
| 統制 | 誤送信防止と承認運用 |
ポイントは、機能数でなく『業務フローに乗る運用』を作れるかで評価する点です。仕様は更新されるため公式確認が前提です。業務フローを起点に整えることが出発点になります。継続的な見直しが定着の鍵となります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、
効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
中小企業はどう活用すべきか？
活用は、対象業務と運用ルールを整えて段階で進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象 | 見積/請求/案内など連動させる送信を選ぶ |
| テンプレ | 定型文と差し込み項目を整備 |
| 統制 | 誤送信防止・承認・送信履歴の運用 |
| 教育 | マナー・機密扱い・規程の周知 |
最大のつまずきは、属人運用に戻り履歴が残らないことです。当社は中小企業の販売管理・顧客連絡IT化を伴走支援しています。業務フローと運用ルールを先に固めることが、定着の要点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
メール送信運用チェック
楽楽販売 メール送信とは、楽楽販売のメール送信機能は販売管理データを起点に見積・請求・案内などのメールを送信・履歴管理できる機能のことで、顧客連絡を販売管理データと結びつけることで業務の流れが一本化される点が本質です。
見積/請求/案内など販売データと連動した送信、送信履歴の可視化と検索性、定型文の運用標準化、誤送信防止と承認運用が観点で、機能数でなく業務フローに乗る運用を作れるかで評価し仕様は更新されるため公式確認が前提です。
見積/請求/案内など連動させる送信の選定、定型文と差し込み項目の整備、誤送信防止・承認・送信履歴の運用、マナー・機密扱い・規程の周知が要点で、属人運用に戻り履歴が残らない失敗を避け、業務フローと運用ルールを先に固めることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 対象 | 業務 | 見積/請求/案内 |
| テンプレ | 標準化 | 差し込み項目 |
| 統制 | 誤送信防止 | 承認/履歴 |
| 教育 | 規程 | 機密/マナー |
| 最新 | 公式確認 | 機能更新 |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 楽楽販売のメール送信機能とは？
A. 販売管理データを起点に、見積・請求・案内などのメールを送信し、送信履歴を一元管理できる機能のことです。
Q. どんな効果がありますか？
A. 顧客連絡を販売管理データと結びつけられ、送信履歴の可視化、二重作業の削減、属人化防止が期待できます。
Q. 中小企業に向きますか？
A. 顧客連絡をメールに頼り属人化に悩む中小企業に向きます。テンプレ運用と履歴管理を組合せて運用するのが現実的です。
Q. 最新の機能はどう確認しますか？
A. 機能・対応条件は更新されるため、必ず公式の最新情報で対応機能・対応条件・料金を確認することが重要です。
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まとめ
今回は、楽楽販売のメール送信機能について解説しました。楽楽販売に実装されている主なメール送信機能は、下記の5つです。
①データ登録・更新をメールで通知する機能
②社内担当者に契約更新日に関するアラートメールを送信する機能
③発注期日や支払期日に関するアラートメールを送信する機能
④作業のステータスごとに担当者へアラートメールを送信する機能
⑤納期回答に関するアラートメールを送信する機能
豊富なメール送信機能があることで、様々なシーンで業務を効率的に実施できます。楽楽販売はメール送信機能以外にも、販売管理業務を効率化できる機能を多く搭載しています。楽楽販売の搭載機能について下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。
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