Gmail：アドオン等の便利機能全まとめ　2021

便利なGmailですが、実はいろいろな機能があって、全部使いこなせている方は少ないのではないでしょうか。今回は、Gmailで使いこなすと便利な機能をまとめて解説していきます！

 

標準でついているGmailの便利機能

画面分割

Gmailの受信トレイは、2分割することができます。上記のように、右半分にメールの内容。左半分に受信したメールのリストを並べることが可能です。慣れると、かなり快適ですよ！ぜひやってみてください。なお設定方法は以下の通りです。

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　受信トレイ　＞　閲覧ウィンドウを有効にするにチェック　その後、閲覧ウィンドウの位置で「受信トレイの右」を選択。　最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

 

全員に返信をデフォルトに

受信メールの右上にこのように矢印が２つ重なったマークになるのですが、CCに入った人も含めて全員にまとめて返信する機能です。画面の一番下に移動して、「全員に返信」を選ぶのでもいいのですが、メールがすごく長文になっている場合に大変ですよね。そんな時に便利ですよ！

設定はこちらから

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　全般　＞　返信時のデフォルトの動作　で　「全員に返信」にチェックを入れましょう。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

 

送信＆アーカイブボタンを表示する

送信した後は、受信トレイに残さなくていい場合に、このボタンを押せば、受信トレイから無くなり、アーカイブ（全てのメール）の残ります。受信トレイに残したい場合は、右隣りの「送信」ボタンを押せばいいので、使い分けが可能です。

受信トレイからアーカイブするひと手間が減るので便利ですね！

設定はこちら

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　全般　＞　送信＆アーカイブ　で　返信に「送信＆アーカイブ」ボタンを表示するにチェックを入れます。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

 

送信取り消しが可能な秒数を変更する

メール送信完了後の画面で、そのメール送信を取り消す機能があります。こちらはデフォルトでオンになっているのですが、この取り消しが可能な秒数を選択が可能です。デフォルトの5秒だとすぐに消えてしまいますので、せめて10秒か20秒に設定を変更しておきましょう！

設定はこちら

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　全般　＞　送信取り消し　で取り消せる時間を希望の秒数に変更。

最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

 

複数署名の切り替え

Gmailでは、仕事用とプライベート用、仕事の業務ごとなど、複数のメール署名を使い分けることが可能です。メール作成画面で一番右側のペンのマークを押すと署名を選択できるようになります。

設定はこちら

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　全般　＞　署名　にて新規作成から署名を作成しましょう。

複数の署名を作成すると、作成画面で選択ができるようになります。最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

 

不在通知

長期休暇など、連絡がとれなくなるときに、自動でメールを返信する機能です。

設定はこちら

歯車マーク　＞　すべての設定を表示　＞　全般　＞　不在通知の欄で、設定を入力し、最後に画面の一番下にある「変更を保存」で完了となります！

送信日時を設定

少し先にメールを送りたい場合などに便利な機能です。送信ボタンの右側にある下向きの▽を押すと、送信時間を選ぶ画面になります。選択肢３つが提示されますが、「日付と時刻を選択」から自由に選ぶことも可能です！

 

画像を挿入

Gmailの画像を送る方法として、クリップマークから添付もできますが、本文中に画像を入れ込むことも可能です。やり方はマウスで、ドラッグ＆ドロップするだけ！簡単ですよね。

画像についてコメントしたい場合にも、添付と違って、画像の上下に文字を書けるので便利です。

また、アップした画像はマウスでサイズ調整も可能です！

 

情報保護モード

情報漏洩を防ぎたい大事なメールには、この情報保護モードでの送信がおすすめです。こちらはメールが閲覧できる有効期限を設定できます。また、このモードで送信したメールは転送や印刷ができなくなります。

特に大事なメールには使っていきましょう！

使い方はメール作成画面の赤枠のアイコンを押すと、使えるようになります。

なお、パスコードを携帯のSMS経由で送信してさらにセキュリティを高める事も可能です。

 

メールテンプレート

メールテンプレートについては以下の記事にまとめましたのでこちらをご覧下さい！

 

google meet連携

電話をしている最中に今すぐ、ウェブミーティングをしましょう！となったときに便利です。このGmail左側のメニューから「会議を新規作成」を押して、会議用コードを発行。すぐにメールで送る事でビデオミーティングに移行できます！

 

アドオンを追加して使えるGmailの便利機能

Gmailにはアドオンというオプション機能を追加するものがあります。これは本当にたくさんのものがあるのですが、個人的におすすめのアドオンをご紹介します！

 

googleカレンダー（標準でついています）

 

Gmailの画面右側に自分のgoogleカレンダーを表示させる事が可能です。そのままカレンダーに予定を追加したりもできますので、便利です！

 

google keep（標準でついています）

メールを見ながら、電話で話をして、その内容をメモしたりしますよね。同じ画面内にメモがでてくるので、すごく便利です！

 

TODOリスト（標準でついています）

googleタスクを使っている場合、そのメール画面内でタスクを追加したり、完了のチェックをする事が可能です！これも便利ですね！

 

zoom（別途追加するアドオン）

こちらもmeetと同じですが、ウェブミーティングをする事になったときに便利です！今すぐzoom会議をする場合も、即会議用アドレスを発行し相手にメールを送信できます。また、先の予定もzoomのHPに移動して入力するよりも簡単です！

なおこちらはデフォルトではありませんので、以下の＋マークから検索をして設定する必要があります。

 

Gmailの見落としがちな便利機能とは？

Gmailは標準のまま使っていると、ごく一部の機能しか活用していないことが多く、設定や拡張を見直すだけでメール業務は大きく効率化できます。特に効果が出やすい機能は次のとおりです。

項目	内容
送信予約	深夜や休日に書いたメールを営業時間に届け、相手への配慮と自分の作業時間の自由を両立できる
スヌーズ	今すぐ対応できないメールを指定日時に再浮上させ、対応漏れを防ぐ
テンプレート	定型返信を呼び出し、毎回の手入力をなくす
検索演算子	from・has:attachment・before等で目的のメールを即座に絞り込む
アドオン	タスク管理やCRMをGmail画面内から操作し、画面の行き来を減らす

 ポイントは、これらが追加コストなしで今日から使える点です。多機能を全部使う必要はなく、自分の業務で繰り返し発生する手間に対応する機能を選んで取り入れることが、無理なく効果を出す近道になります。

アドオン活用の注意点と組織での統一は？

アドオンは便利な反面、メールデータへのアクセス権限を要求するものが多く、無防備に追加すると情報漏えいのリスクになります。安全に活用し、組織で統一するための注意点は次のとおりです。

項目	内容
権限を確認する	アドオンが要求するアクセス範囲を導入前に必ず確認し、業務上必要なものに限定する
提供元を確認する	提供元が不明・実績の乏しいアドオンは安易に入れない
管理コンソールで統制する	Google Workspaceでは、許可するアドオンや既定設定を管理者が組織レベルで制御できる
棚卸しする	使っていない拡張・不要な権限を定期的に見直し、攻撃面を減らす

 便利機能の活用とセキュリティは両立できますが、それは「権限を理解して入れる」運用が前提です。当社は中小企業のGoogle Workspace活用・運用統制を、便利機能の選定から権限・セキュリティ設計まで伴走支援しています。

個人任せにせず組織で許可基準を決めることが、効率と安全の両立につながります。

便利機能活用チェック

Gmailの便利機能・アドオンとは、Gmailに標準搭載されている送信予約・スヌーズ・テンプレート・検索演算子などの機能や、機能を追加する拡張（アドオン）の総称のことです。

標準のまま使うとごく一部しか活用していないことが多く、これらを取り入れるだけで追加コストなしにメール業務を効率化できます。

送信予約は相手への配慮と自分の作業自由の両立、スヌーズは対応漏れ防止、検索演算子は目的のメールの即時抽出に有効です。

一方アドオンはメールデータへのアクセス権限を要求するものが多く、権限と提供元の確認、管理コンソールでの組織的統制、不要拡張の定期棚卸しが安全活用の前提です。

多機能を全部使うのではなく、自分の業務で繰り返す手間に対応する機能を選ぶことが、無理なく効果を出す要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
送信予約	営業時間に届ける	深夜作成でも相手に配慮できる
スヌーズ	指定日時に再浮上	対応漏れ・後回しを防ぐ
検索演算子	即座に絞り込む	from・has等で目的メールを抽出
権限	導入前に確認	必要な範囲に限定し提供元も確認
組織	管理コンソール統制	許可基準を決め個人任せにしない

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. Gmailのアドオンとは何ですか？

A. Gmailに機能を追加する拡張で、外部サービス連携や業務効率化を実現します。用途に合うものを選ぶと作業を省力化できます。

Q. どんな便利機能がありますか？

A. タスク/CRM連携、スケジュール調整、テンプレート、ファイル連携などがあります。繰り返し作業の削減に直結します。

Q. セキュリティ上の注意は？

A. 要求権限や提供元の信頼性に注意が必要です。過剰な権限のアドオンは情報漏えいリスクとなるため、組織では許可制が安全です。

Q. 組織で統一できますか？

A. 管理者側で利用可能なアドオンを制御でき、必要なものに統一できます。許可制と必要最小権限の運用で安全に標準化できます。

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まとめ

Gmailはかなり高機能で、出来ることがたくさんあります。今回紹介した機能を是非使いこなして、快適なGmailライフをお送りくださいませ！

また、他にもおすすめの機能があれば教えて頂ければ幸いです。どうぞ宜しくお願い致します。

 

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