Googleドライブの運用が崩壊する原因5つ｜フォルダ設計・権限・ルールを全部整理

最終更新日：2026年1月9日（金）

Googleドライブは、社内のファイル共有やチームコラボレーションを効率化できる機能です。非常に便利な機能ですが、フォルダ設計や権限設定、運用ルールが不十分なまま使い始めると「どこに何のファイルがあるのかわからない」「誰が権限を持っているのか不明」「保管していたファイルが勝手に削除されていた」などのトラブルにつながります。その結果、運用が崩壊するケースも少なくありません。

特に導入初期の設計やルール作りを曖昧にすると、後から整理し直すのが難しくなり、業務効率の低下につながりやすくなるため注意が必要です。

本記事では、Googleドライブの運用が崩壊する原因5つと、それぞれの対策をわかりやすく解説します。Googleドライブを運用している企業、これから導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてください。

Googleドライブの運用が崩壊する原因5つ

Googleドライブの運用が崩壊する主な原因は、以下の5つです。

①フォルダ構成や命名ルールが決まっていない

②権限管理が曖昧で「誰でも編集できる」状態になっている

③共有ドライブとマイドライブが混在している

④運用ルールが形骸化している

⑤共有ドライブを導入する目的が曖昧になっている

それぞれの内容と、必要な対策を詳しく解説します。

①フォルダ構成や命名ルールが決まっていない

Googleドライブの運用でよくあるのが、フォルダ構成やファイル名のルールが決まっていないケースです。担当者ごとにフォルダの作り方がバラバラになり、似たような名前のフォルダが増えていくと、どこに保存すべきか分からなくなってしまいます。その結果、ファイルを探す時間が増え、業務を円滑に進められなくなるでしょう。

対策：命名ルールの統一

フォルダ階層を整理し、命名ルールを統一しましょう。部署や機能単位でトップ階層を揃え、必要に応じてテンプレートフォルダを用意するのも一つの手です

②権限管理が曖昧で「誰でも編集できる」状態になっている

アクセス権限の設定が曖昧な状態だと、本来削除してはいけないファイルが誤って削除されたり、見せるべきではない情報が共有されたりするリスクが高まります。とりあえず編集権限を付与するという運用は非常に危険です。

対策：役割に応じた権限設計

役割に応じた権限設計を行い、管理者権限は最小限にすることが重要です。また、退職者の権限削除や定期的な棚卸しも欠かせません。

トップフォルダの作成権限は管理者のみに限定し、

下層フォルダは、自由に作成させるといった権限によって設定をすることで、全員が迷わずに使えるフォルダ構成を実現できます。

③共有ドライブとマイドライブが混在している

共有ドライブとマイドライブの使い分けが明確でない場合、本来共有すべき資料が個人のマイドライブに保存され、担当者の退職と同時にアクセスできなくなるといった問題が発生します。最新版のファイルがどこにあるのか分からなくなるケースも少なくありません。

対策：業務ファイルは共有ドライブへ保存し、マイドライブは個人作業用として利用する

業務ファイルは原則として共有ドライブに保存するというルールを決め、マイドライブは個人作業用として位置付けることが重要です。あわせて、共有ルールをマニュアルとして整備しておきましょう。

④運用ルールが形骸化している

最初に決めた運用ルールが浸透せず、形骸化してしまうケースもよく見られます。新入社員への引き継ぎが行われていなかったり、部門ごとに独自運用が始まったりすると、気付かないうちに統制が効かない状態へと崩れていくでしょう。

対策：運用ルールをドキュメントとして明文化

運用ルールをドキュメントとして明文化し、定期的に見直しを実施しましょう。また、IT管理者や運用責任者を明確にすることで、管理体制を維持しやすくなります。

⑤共有ドライブを導入する目的が曖昧になっている

「便利そうだから」という理由だけで共有ドライブを導入すると、何をどう共有すべきかが不明確なまま運用が進んでしまい、ツールに振り回される結果になりがちです。現場の負担だけ増えてしまい、期待していた効果が得られないケースも少なくありません。

対策：導入目的を明確にしたうえで運用設計を行う

情報共有の効率化や属人化の解消、ドキュメント管理の強化など、導入目的を明確にしたうえで運用設計を行うことが重要です。加えて、ユーザー向けの教育もあわせて実施することで、Googleドライブをより効果的に活用できるようになります。

Googleドライブを運用する際のポイント

Googleドライブを運用する際は、フォルダ構成や権限、共有ルールなどを事前に整理することが重要です。さらに、運用後も実際の利用状況を踏まえてルールや設計を定期的に見直し、改善を続ける必要があります。

設計・運用・改善のサイクルを継続することで、Googleドライブを安全かつ効率的に活用できるでしょう。

まとめ

今回は、Googleドライブの運用が崩壊する原因5つと、それぞれの対策について解説しました。

Googleドライブは非常に便利なツールですが、運用設計が曖昧なまま使い続けると、ファイルの所在が分からなくなったり、権限管理が形骸化したりするリスクがあります。まずは現在の運用状況を振り返り、フォルダ設計・権限設計・運用ルールが適切に整っているかを確認するところから始めてみてください。

適切に設計されたGoogleドライブは、業務効率化や情報共有の強力な基盤となり、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

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