ファイルサーバーを廃止するメリットとは？Googleドライブへ移行して検索速度・バージョン管理を劇的に改善

最終更新日：2026年1月9日（金）

ファイルサーバーとは、社内で利用するファイルを一元管理し、複数の社員が共有して利用できるサーバーのことです。従来はオンプレミス環境で運用するケースが一般的でしたが、近年ではクラウドストレージの普及に伴い、ファイルサーバーを廃止し、Googleドライブなどのクラウドサービスへ移行する企業が多く見られます。

本記事では、ファイルサーバーを廃止するメリットと、Googleドライブへ移行することで得られる改善効果などを解説します。

ファイルサーバーを廃止するメリット4つ

ファイルサーバーを廃止することで、以下のようなメリットを得られます。

①サーバー運用・保守の負担を削減できる

ファイルサーバーは、ハードウェア保守・更新対応・バックアップ・障害対応など、情報システム部門の負担が大きくなりがちです。クラウドへ移行すれば、これらの作業が不要となり、運用コストを大幅に削減できます。

② リプレイスの費用や設備投資にかかる費用を抑えられる

サーバーは数年ごとに更新が必要であり、更新する度に多大なコストがかかります。クラウドサービスであれば月額課金となっているため、リプレイスの費用や設備投資にかかる費用をを抑えることが可能です。

③ テレワークや社外業務でも利用しやすくなる

ファイルサーバーではVPN接続が必要になるなど、社外からのアクセスに制限がかかることが一般的です。クラウドへ移行すれば、インターネット環境があればどこからでも安全にアクセスでき、柔軟な働き方を実現できます。

④ 障害・災害リスクを低減できる

オンプレミスのファイルサーバーは、故障や災害が発生するとデータへアクセスできなくなるリスクがあります。クラウドではデータが複数拠点に分散して保管されているため、万一トラブルが起きても影響を受けにくく、事業継続の面でも安心です。

Googleドライブへ移行することで得られる効果

ファイルサーバーを廃止した後は、Googleドライブなどのクラウドサービスへ移行する企業が多く見られます。Googleドライブへ移行することで得られる主な効果は以下の3つです。

●ファイル検索のスピードが大幅にアップする

●バージョン管理や共同編集を効率化できる

●社外・拠点間からでも安全にアクセスできる

それぞれ解説します。

①ファイル検索のスピードが大幅にアップする

Googleドライブでは、ファイル名だけでなく文章の本文も検索対象になります。さらに、担当者名・更新日時・ファイル種類などでの絞り込み検索も可能です。これにより「目的の資料が見つからない」「フォルダ階層を何層も開いて探す」といった時間を大幅に削減できます。

②バージョン管理や共同編集を効率化できる

Googleドキュメントやスプレッドシートでは、複数人で同時にリアルタイム編集することが可能です。編集履歴も自動で保存されるため、万が一誤って上書きしたとしても、過去の状態へ簡単に戻せます。メールでファイルをやり取りする必要もなく、常に最新データを共有できるのがメリットです。

③社外・拠点間からでも安全にアクセスできる

Googleドライブではクラウド上にデータが保存されるため、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスすることが可能です。権限設定も細かくコントロールでき「閲覧のみ」「コメントのみ」「外部共有不可」などの運用ルールも適用できます。テレワークや複数拠点での業務にも特に適しています。

Googleドライブへの移行を成功させるポイント

Googleドライブへ移行する際は、単にデータをコピーするだけでは不十分です。移行後の運用も見据えて、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

① フォルダ設計と命名ルールを事前に決めておく

移行前に、部署・業務内容・権限単位などを踏まえたフォルダ構成と命名ルールを整理しておきましょう。設計が曖昧なままだと、移行後にフォルダが乱立し「どこに保存すればいいのか分からない」という状態に陥ります。

②共有ドライブとマイドライブの使い分けを明確にする

業務データは原則として共有ドライブで管理するルールを徹底しましょう。マイドライブに保存したままだと、担当者の退職や異動によりデータへアクセスできなくなる恐れがあります。あらかじめ運用ルールを文書化し、社内に周知しておくことが重要です。

③データ移行は段階的に実施する

いきなりすべてのデータを移行するのではなく、部署単位・プロジェクト単位などで段階的に移行するのがおすすめです。テスト移行を実施し、問題点を洗い出してから本格的な移行を進めることで、トラブルを最小限に抑えられます。

まとめ

今回は、ファイルサーバーを廃止するメリットと、Googleドライブへ移行することで得られる改善効果について解説しました。

Googleドライブへ移行することで、検索性の向上や共同編集の効率化、テレワーク環境での利便性向上など、多くの効果が期待できます。

一方で、フォルダ設計や権限設定、運用ルールの整備を行わないまま移行すると、かえって管理が複雑になる可能性もあります。運用体制を設計したうえで導入を進めていきましょう。

GoogleWorkspaceで困っている、または新規導入予定の方へ

GoogleWorkspaceもしくはMicrosoft365の新規導入もしくは商流変更をお考えの方は、弊社ITの専門家が最適なプラン選定をアドバイス。また、初期のDNSレコード設定や各種メール設定も代行できます。

また、弊社からの導入で、以下のメリットがあります。

①GoogleWorkspace公式HPからだと14日間の無料利用期間⇒30日間に。

②支払いは請求書払い可

③1年間、GoogleWorkspaceのマニュアル動画を無料で視聴（2年目以降は年350円が必要）

④IT導入補助金を使って2年間半額でのご提案も可能

⑤弊社で作成したAppsheetアプリ（勤怠有給管理アプリ、備品発注管理、CRM商談管理、タスク管理、従業員同士感謝記録アプリ等）無料進呈　※数に関係なく設置サポート費用10万円別途有

お問い合わせは、電話もしくはフォームからご相談くださいませ。

電話でお問合せはこちら：03-5468-6097

　　　　　　　　　　※「GoogleWorkspaceの記事を見た」とお伝え下さい。

GoogleWorkspaceお問い合わせフォーム

必要な項目のすべてをご入力いただき、「アーデントに問い合わせる」ボタンをクリックしてください。必須のついている項目は必須入力項目です。

・GoogleWorkspaceはIT導入補助金の対象？どれくらいお得になる？

・GoogleWorkspace管理画面のセキュリティ設定完全解説

・AppSheetなら備品発注管理アプリを一瞬で作れる？!

・スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介

・Gmail（Google Workspace）でホワイトリストを設定するやり方

・2024年2月から！Gmailの送信ガイドラインの変更を徹底解説

・Google Workspaceのマニュアル動画が、社員教育に便利！

・OutlookからGoogle WorkspaceのGmailへメールデータを移行する方法

・企業でのApp Sheetの活用事例3選！利用するメリットも解説

・GoogleのAppSheetでできること、料金を徹底解説！

・完全無料！googleスプレッドシートの経費精算システムテンプレート

・無料のスプレッドシートで有給管理を効率化！テンプレートを配布します！

・従業員全員のGmailをバックアップする方法２選

・Gmailで部下のメールを上司がチェックできるようにする方法２選

・Googleスプレッドシートにパスワードを設定する方法

・googleドライブで電子帳簿保存に対応する方法をわかりやすく解説

・GoogleWorkspaceを初心者向けにわかりやすく解説

・Google Workspace料金プランの違いとプラン選定ポイントを徹底解説

株式会社アーデントは、デジタル化・AI導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからデジタル化・AI導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

🔹オフィスソフト・グループウェア: 　Google Workspace※、Microsoft365、desk'nets NEO※
🔹ノーコード業務改善：kintone、Zoho※、楽楽販売、JUST.DB※、サスケworks
🔹コミュニケーション: 　サイボウズオフィス、Chatwork、LINE WORKS、zoom
🔹会計・経費管理: 　マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽明細、invox
🔹電子契約・文書管理:　 freeeサイン、クラウドサイン、GMOサイン、Adobe Acrobat
🔹セキュリティ対策: 　sophos、SentinelOne、ESET、ウイルスバスタークラウド
🔹RPA・自動化: 　RoboTANGO、DX-Suite、Yoom※、バクラクシリーズ
🔹勤怠・労務管理: 　勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
🔹物流・在庫管理: 　ロジザードZERO
🔹教育・マニュアル作成管理:　 iTutor、NotePM、leaf
🔹PBX・電話システム: 　INNOVERAPBX※、MOTTEL※
🔹端末管理：LANSCOPE、clomo
🔹リモートデスクトップ：RemoteOperator在宅
🔹受付ipad：ラクネコ※
🔹タスク管理、その他：JOSYS、backlog※
など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。