電話秘書、レンタルオフィス、バーチャルオフィス等電話番号をたくさん持つ業種にはクラウドＰＢＸがベスト！
クラウドＰＢＸとは
クラウドＰＢＸ（cloud pbx)とは、今までビジネスホンの主装置が提供していた機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。
つまりオフィス内にＰＢＸという機械を置く必要がなくないインターネットの電話サービスです。
仕組みとしては、クラウド上にＰＢＸ（主装置）があるクラウド型ＰＢＸビジネスホンだと思ってください。
それによって、たくさんのメリットを受けることができます！
電話秘書、レンタルオフィス、バーチャルオフィス等電話番号をたくさん持つ業種の課題
１．大量の番号を管理するのが大変
こういった業種の場合、電話番号数を100番号、200番号と通常よりも多くの番号を管理運用することになるのですが、ＮＴＴの場合、管理画面もなく、大量の番号の管理が大変です。別途エクセル等のシートで管理をされていると思いますが、そのエクセルをきちんと更新していないと、実態とずれたら大変なことになってしまいます。
２．番号ごとに、時間外アナウンス、留守番電話等の設定が困る
こちらも管理画面がないＮＴＴの電話では、各お客様ごとにアナウンスを設定したりするのが、かなり大変です。
３．ｃｈ数に限界がある。ｃｈ料金が高い
光ファイバーのフレッツ光を契約し、光電話オフィスエースを使うケースが多いと思いますが、最大300ｃｈまでが限界となっています。また、光電話オフィスエースは１ｃｈ当たりの料金が1000円とかなり高額なため、同時通話数を増やす場合にはかなりコストがかかってしまいます。
クラウドＰＢＸにする８つのメリット
１．大量の電話番号管理が簡単に！
一例ですが、こちらはINNOVERAPBXというクラウドＰＢＸの管理画面です。現在、保有している電話番号をリストで見ることができます。また、各番号ごとに例えばＡ番号は土曜日は着信させる。Ｂ番号は土曜日、日曜日ともに鳴らさないなどの着信ルールを決めることも簡単にできます。
２．自宅からでもＰＣ，スマホで操作、対応が可能
例えば、明日台風で出社するのは難しいかもしれない場合。実際には問題なく出社できる天気だったのに、電話対応しないと、お客様からクレームになるかもしれません。クラウドＰＢＸであれば、スマートフォンもしくは、自宅のＰＣでも、同じように電話応対ができますので、事業継続性という部分でＮＴＴの電話よりも大きな強みになります。
３．移転しても番号が変わらない。ビジネスホンの初期投資が少なくて済む
通常のビジネスホンですと、電話番号数が多いと少し上位機種のビジネスホンが必要で、100万円単位での初期投資が必要となりますが、クラウドＰＢＸの場合、主装置のグレードなどは関係ありません。必要な電話番号数、必要なｃｈ数を契約いただくだけですので、初期導入コストを大幅に抑えられます。また、オフィス移転でも、移設工事は不要ですので、長期的にはかなりのコストを抑えることができます。
４．発着信レポートを出せる
月末に、先月のＡ番号で何回、着信があったか、通話時間は何分だったかなどのレポートを出すことができます。
５．代わりに受けた電話を、そのままお客様の携帯に転送して、電話をつなぐことも可能に！
こちらはビジネスホンでもできる機能ではありますが、クラウドＰＢＸであれば、より簡単に受けた電話を、お客様の携帯にそのまま転送してつなぐことが可能です。
６．ｃｈ数をいくらでも増やせる
ひかり電話オフィスエースのようにｃｈ数の上限はありません。何ｃｈでも増やすことが可能です。ｃｈ数はクラウドＰＢＸ会社によりますが、１ｃｈ150円～1000円でこれはどの会社で契約するかで異なります。
７．通話録音、モニタリングもできる！
こちらも、ビジネスホンでもできる機能ではありますが、クラウドＰＢＸでは非常に簡単に通話録音、モニタリングを行うことができます。
８．停電、障害時でも安定して利用できます！
例えば、停電してしまいますと、ＮＴＴの光電話は使えなくなってしまいます。クラウドＰＢＸの場合もオフィスのインターネットは止まってしまうので、影響はあるのですが、スマートフォンがあれば、携帯電波を受信して継続して電話の発着信が可能です。もちろんＰＣソフトフォンも、携帯電波でテザリングして、ネットにつなげば、継続して利用ができます。クラウドＰＢＸのいいところは、オフィスのインターネットでも使えますし、携帯電波でも使えるところです。どちらでも使えますので、事業を継続して利用が可能です。
また、たまにソフトバンクさん等で障害が起きて、電話が使えなくなってしまうことがありますが、クラウドＰＢＸの場合、クラウドサーバーを複数のサーバーでミラーリングという設定を行っており、仮に東京で大地震が起きて、東京のサーバーがだめになっても、大阪のサーバーが継続してサービスを提供できる環境を整えています。
まとめ
番号を大量に契約する電話秘書、秘書代行、バーチャルオフィス、レンタルオフィス等の業種では、電話が事業の生命線ですよね。クラウドＰＢＸであれば、よりお客様にサービスを安定的に提供しつつ、コストを下げることも可能です。
ただ、各クラウドＰＢＸサービスごとに、ｃｈ数の料金、電話番号代が大きく異なりますして、御社の電話の利用状況に応じて、最適なサービスが変わってきます。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、著しく音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
ご興味があれば、まずはお電話にてお問い合わせくださいませ。
電話：株式会社アーデント 03-5468-6097 ※「クラウドＰＢＸの記事を見た」とお伝えください。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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