スプレッドシートとGASによる業務自動化の例を紹介
業務を効率化・自動化する方法は非常に多く、企業によってやり方は様々です。便利なITツールが増えている中で、どのようなやり方で業務の効率化・自動化を行うべきか迷っている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、スプレッドシートとGASを活用した業務自動化の例をご紹介します。
今回紹介する自動化の内容は、様々な業務で応用できます！業務を効率化したい、自動化したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
アーデントが行っている業務自動化の例
商取引は以下の流れで行うのが一般的です。
今回紹介する自動化の例は、見積作成から請求書までの工程を自動化したものとなっています。
弊社ではクラウドPBXという商品を販売していますので、今回はクラウドPBXでの見積もり作成から請求書送付までの流れを説明します。
※クラウドPBXの詳細は、以下の記事をご覧ください。
①原本の自動作成
はじめに原本のヒアリングシートにお客様の情報、案件名を入力します。
同じシートを使いまわしていると、人的なミスにつながりやすくなります。そこで活用するのが「複製ボタン」です。
この「複製ボタン」は、原本のヒアリングシートが自動でコピーされる仕組みになっています。
コピーが完了すると、複製後URLにコピーされたシートのURLが載ります。
URLをクリックすると、先ほど入力したお客様の情報や案件名、今日の日付が入った新しいシートが自動生成されます。
②見積書の自動作成
ヒアリングシートには、スマホや電話機の台数、FAX連携方式などの情報を入力します。
これらの情報を入力すると、見積書が自動で作成される仕組みとなっています。
この仕組みは関数を使えば、簡単に作ることが可能です。
見積書をお客様に送る場合、通常であれば作成した見積書をPDFにし、そのPDFをメールに添付する流れになります。
今回紹介する内容は、時間が掛かるこの一連の作業をプログラムで自動化したものとなっています。
メール2社自動のシートには、すでにメールのテンプレートが作られています。
今回は、提案するサービスを以下の2つに設定します。
次に「追加メニュー」を押して「見積もりPDF＆下書き」をクリックします。
クリックすると、Gmailの下書きに先ほど設定したお客様の宛先、メールの件名が入ったメールが作られています。
メールの本文にも入力した情報が反映されています。
※空白部分は修正する必要があります
下までスクロールすると、作成した見積書が添付されています。
一通り確認して「送信」をクリックすれば、お客様に見積書を送ることができます。
弊社では、お問い合わせから見積書を送付するまで10分以内で完了しています。
③請求書の自動作成
また、送付した見積書で受注が決まった場合、請求書も既に作成されています。
すでに完成されている請求書をお客様に送付するだけで請求業務が完了します。
また、請求書を保存したい場合、「追加メニュー」の「請求書自動作成保存」をクリックします。
これで指定したフォルダに請求書を保存することが可能です。
下記のようにGoogleドライブの経理フォルダの中に請求書が保存されています。
請求書を送付した後は、送付した本人が指定のフォルダにドラッグ＆ドロップで保存する必要がありますが、「追加メニュー」→「請求書自動作成保存」という流れで行えば、指定のフォルダに自動で保存することが可能です。
④入力情報の一括削除
お客様にヒアリングするときは、メモを残す方が多いかと思います。
大元のファイルにメモが残っていると非常に使いにくくなりますが「クリアボタン」を押すことで、残したメモをスピーディーに消すことができます。
メモだけでなく、入力したお客様の情報などもまとめて消すことが可能です。
シートを使う流れ
シートを使う流れは以下の通りです。
①法人名・名前・メールアドレスなどのお客様情報を入力して「複製ボタン」をクリックする。
※裏側でプログラムが動作してファイルをコピーされています。
②「複製後URL」にコピーしたファイルのURLが載るのでクリックします。
③「見積」と書かれているシートに金額を入れます
※「請求書」のシートに記載した金額が反映されていればOKです！
④見積もりを見て問題がなかったら「メール2社自動」のシートで、提案するサービスを選択します。
※商品数は一つでも問題ありません
⑤「追加メニュー」→「見積もりPDF＆下書き」をクリックします。
⑥Gmailの下書きにメールが作成されますので、内容を確認しつつ、空白部分を修正します。
上記の流れでお客様に見積書を送付します。
まとめ
今回は、スプレッドシートとGASを活用した業務自動化の例を紹介しました。
今回紹介したシートのテンプレートもございますので、興味がある方はお問い合わせください！テンプレートをコピーして、メールの文面などを自社の形に合わせればすぐにお使いいただけます。
今回紹介した内容についてご不明点があれば、お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせください。
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