紙の稟議書を廃止！Google WorkspaceとAppSheetで「スマホ承認フロー」を構築する手順

最終更新日：2026年1月9日（金）

紙の稟議書を運用している場合、承認者が不在だと決裁が止まってしまったり、書類の所在が分からなくなったりするなど、さまざまなデメリットがあります。Google WorkspaceとAppSheetを活用すれば、スマホからでも承認作業を進められるようになり、紙の稟議書を廃止することが可能です。

本記事では、Google WorkspaceとAppSheetを使ってスマホ承認フローを構築する手順を分かりやすく解説します。

紙の稟議書運用で発生しがちな課題

紙の稟議書を運用する場合、以下のような課題が発生しがちです。

●承認者が社内にいないと決裁が止まる

●稟議書の所在が分からなくなる

●回覧・捺印に時間がかかる

●保管・検索が手作業で非効率

●改ざん・紛失のリスクがある

特に承認リードタイムの長期化は、業務スピードに直結します。意思決定が滞ることで、営業機会の損失や業務停滞につながる可能性も高くなるでしょう。

Google Workspace × AppSheetでスマホ承認フロー作成するメリット

Google WorkspaceとAppSheetでスマホ承認フローを作成することで、以下のメリットを得られます。

●スマホから承認・差戻しが可能になる

●稟議書データをクラウドで一元管理できる

●承認履歴が自動で保存される

●更新内容がリアルタイムで反映される

●紙保管が不要になり管理負荷を軽減できる

特にAppSheetは、Googleスプレッドシートをそのままデータベースとして利用できるため、新たなシステムを構築することなく導入でき、コストや準備工数を抑えやすい点が魅力です。

AppSheetでスマホ承認フローを作る手順

ここからは、AppSheetでスマホ承認フローを作る手順を解説します。以下のステップで操作を進めていきましょう。

①スプレッドシートの準備

②AppSheetでスプレッドシートを指定

③承認フローの設計

④通知方法の設定

①スプレッドシートの準備

まず、稟議書の管理台帳となるスプレッドシートを作成します。入力項目の例は以下のとおりです。

●申請番号

●申請者

●部署

●申請内容

●金額

●申請日

●承認ステータス

●承認者

●承認日時

●コメント

このスプレッドシートが、AppSheetで作成するアプリのデータベースとなります。

②AppSheetでスプレッドシートを指定

次に、AppSheetを開き、先ほど作成したスプレッドシートを指定します。データを読み込むだけで、基本的な入力画面や一覧画面が自動生成されるため、ゼロから画面を作り込む必要はありません。

③承認フローの設計

続いて、権限と承認操作を設定します。たとえば、以下の形で権限の設定が考えられます。

●申請者：稟議書の登録のみ可能

●承認者：承認ボタンが表示される

●管理者：すべての権限を付与

「Approve」「Reject」などのアクションボタンも作成し、ボタンを押すと承認ステータスが自動更新されるように設定します。

④通知方法の設定

承認依頼や決裁完了を自動通知したい場合は、以下の通知方法を設定できます。

●Gmail通知

●AppSheet内通知

●Google Chat連携

承認依頼をリアルタイムで通知できるため、承認の滞留防止にも効果的です。

稟議承認フローを社内へ展開する際のポイント

AppSheetで稟議承認フローを構築したとしても、現場で運用が定着しなければ効果は半減するでしょう。ここでは、社内展開をスムーズに進めるためのポイントを3つ紹介します。

① 原則として「紙の稟議書は使用しない」運用へ移行する

紙＋クラウドという形で並行運用すると、情報が分散したり、どちらが最新版かわからなくなったり、承認漏れが発生しやすくなったりなど、さまざまな問題が起こりやすくなります。

移行開始日を明確に定め、AppSheetの稟議承認フローへ運用を統一することが重要です。

② データ保管・共有ルールを統一する

稟議書データはGoogleドライブの共有ドライブなどに一元管理し、保存場所・ファイル名・権限ルールを統一することが重要です。ルール化することで、検索性の向上や履歴管理の容易化、監査対応の効率化につながります。

③ 承認期限と代理承認ルールを決めておく

クラウド化したとしても、承認者が確認しなければ決裁は進みません。そのため、標準承認期限（例：2営業日以内）や不在時の代理承認ルール、緊急時の決裁フローなども決めておきましょう。

まとめ

今回は、Google WorkspaceとAppSheetを使ってスマホ承認フローを構築する手順について解説しました。

紙の稟議書を運用する場合、承認が滞留したり、所在が分からなくなったりといった課題が発生しがちです。スマホ承認フローを構築することで、どこからでも決裁できる環境が整い、承認スピードの向上や管理負荷の軽減が期待できます。

また、AppSheetはノーコードで利用できるため、専門的な開発スキルがなくても自社の運用に合わせた承認フローを構築できます。まずは小規模な業務から導入し、徐々に運用範囲を広げていくのがおすすめです。ぜひ活用してみてください。

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