Microsoft365のエクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法

最終更新日：2026年5月20日（水）

GoogleWorkspace、Microsoft365

「エクセルで顧客リストや請求書などを作成してPDFに変換する」この一連の作業はビジネスシーンでよく見られます。特別手間がかかる作業ではありませんが、同じ操作を繰り返し行うため面倒に感じることも多いのではないでしょうか。

エクセルのクイックアクセスツールバーに「PDF保存」のボタンを事前に設定しておけば、より短時間で業務を効率的に進められるようになります。

本記事では、エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法を紹介します。

エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法

エクセルの画面左上にある「クイックアクセスツールバー」はご存知でしょうか。

クイックアクセスツールバーに「PDF変換」のボタンを設定することで、1クリックでPDF変換を即座に行えるようになります。

また、クイックアクセスツールバーは自由にカスタマイズできるため、よく使う機能を登録しておくのもおすすめです。クイックアクセスツールバーにPDF変換ボダンを追加する手順は下記のとおりです。

クイックアクセスツールバーにPDF変換ボダンを追加する手順

①「▼マーク」を開いて「その他コマンド」をクリックする。

PDF変換ボタン作成画面

②「すべてのコマンド」から「PDFまたはXPS形式で発行」を選んで「追加」をクリックする。

③右下の「OK」をクリックする。

④クイックアクセスツールバーにボタンが追加されます。

⑤ボタンをクリックすれば、すぐにPDF形式で保存できます。

通常の操作の場合

ショートカットボタンを設定しないで、エクセルファイルをPDFに変換する方法は下記のとおりです。

①「ファイル」タブをクリックする。

②「名前を付けて保存」をクリックする。

③[ファイルの種類]でPDFを選択する

「エクスポート」→ 「PDF/XPSの作成」でもPDF化は可能です！

①「エクスポート」をクリックする。

②「PDF/XPSの作成」をクリックする。

いずれにしても手順自体はシンプルですが、一日に何回もこの操作を行うとしたら手間になります。ボタンを1クリックして行えるようにした方が時短に繋がるでしょう。

登録した機能を「Alt」＋数字で呼び出すことも可能

1クリックで登録した作業を瞬時に行えるようになりましたが、クイックアクセスツールバーに登録した機能を「Alt」＋数字で呼び出すことも可能です。

左から順に①～⑤までの数字が自動的に割り振りされているので、「Alt」＋「1」の操作を行った場合は①に該当する「上書き保存」を行えます。

よく使う機能のショートカットをクイックアクセスツールバーに並べておくことで、作業時間を短縮できます！ぜひ試してみてください。

まだまだある！よく使われるエクセルのショートカットキー・関数

エクセルは業務で使われることが多いため、ショートカットや関数を知っておけば作業時間を短縮することも可能です。

ここでは、エクセルの基本的なショートカットキーと関数をまとめて紹介します。

身につけておきたいショートカットキー

身につけておきたいショートカットキーを以下の表にまとめました。

名前を付けて保存	F12
セルの書式設定を開く	Ctrl+1
印刷	Ctrl+P
セルの挿入	Ctrl+Shift++
セルの削除	Ctrl+－
Sum関数を挿入	Shift+Alt+＝
時刻を挿入する	Ctrl+:
日付を挿入する	Ctrl+；
検索	Ctrl+F
置換	Ctrl+H
上のセルをコピペする	Ctrl+D
左のセルをコピペする	Ctrl+R

普段行っている業務で表の作成や入力が多いときにショートカットキーは役に立ちます。知らないものがあったらぜひ試してみてください。

身につけておきたいエクセル関数

エクセル関数も使いこなすことができれば、業務をより効率化することも可能です。

身につけておきたいエクセル関数は以下のとおりです。

SUM関数	数値を合計する
SUMIF関数	条件に合う数値を合計する
AVERAGE関数	平均値を求める
COUNT関数	値の個数を求める
COUNTA関数	空白ではないセルの個数を求める
COUNTIF関数	条件に合ったデータの個数を求める
IF関数	指定した条件に合った値を表示する
ROUND関数	指定した桁数で四捨五入する
LEN関数	文字数を求める
RIGHT関数	文字列の右側から指定の文字数だけ抜き出す
LEFT関数	文字列の左側から指定の文字数だけ抜き出す

エクセル関数は使いこなすまでに時間はかかりますが、身につけておけば大量のデータから特定のデータを抜き出したりなど、手間がかかる作業も一瞬でできるようになります。ぜひ身につけておきましょう！

PDF変換の効率化はなぜ効くのか？

小さな定型作業ほど、回数の積み重ねで時間を浪費しがちです。効率化の観点は次のとおりです。

項目	内容
反復削減	毎回メニューをたどるPDF出力を、登録ボタンやショートカットで一手に短縮できる
ばらつき防止	出力設定（範囲・向き・品質）を固定化し、人による仕上がりの差を減らせる
ミス低減	手順を固定することで、設定漏れや誤出力を防げる
横展開	設定を共有すれば、組織全体で同じ効率と品質を再現できる

ポイントは、単発では小さな短縮でも、PDF出力が日常的な業務では年間で大きな差になる点です。さらに設定の固定は品質の均一化にも効きます。個人技に頼らず、手順を仕組み化することが、効率化の出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう定着させるべき？

効率化は、個人設定で終わらせず組織で標準化することが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
対象特定	PDF出力など頻度が高く定型的な作業を洗い出す
手順策定	クイックアクセス登録やショートカット、必要ならマクロの標準手順を作る
配布共有	設定方法を簡潔に共有し、誰でも再現できる状態にする
定着確認	使われているか・つまずきがないかを確認し、手順を改善する

最大のつまずきは、便利技を個人で留め、組織全体の時短や品質均一化に結びつかないことです。当社は中小企業の業務効率化・標準化を、対象選定から手順整備・定着まで伴走支援しています。頻度の高い定型作業を仕組み化し共有することが、効率化の要点になります。

なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

PDF変換効率化チェック

ExcelのPDF変換効率化とは、Microsoft 365のExcelでPDF変換を効率化するショートカット運用のことで、小さな定型作業ほど回数の積み重ねで時間を浪費しがちなため仕組み化が重要です。

毎回メニューをたどるPDF出力を登録ボタンやショートカットで一手に短縮でき、出力設定（範囲・向き・品質）を固定化し人による仕上がりの差を減らし、手順固定で設定漏れや誤出力を防ぎ、設定共有で組織全体に同じ効率と品質を再現できます。

単発では小さな短縮でもPDF出力が日常的な業務では年間で大きな差になり、設定固定は品質均一化にも効きます。

頻度が高く定型的な作業の洗い出し、クイックアクセス登録やショートカット・必要ならマクロの標準手順策定、設定方法の簡潔な共有、使われているか・つまずきの確認と改善が要点で、便利技を個人で留め組織の時短や品質均一化に結びつかない失敗を避け、

頻度の高い定型作業を仕組み化し共有することが要点となります。

以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
反復	一手に短縮	登録ボタン/ショートカット
ばらつき	設定固定	範囲・向き・品質
ミス	手順固定	設定漏れ防止
共有	横展開	誰でも再現
定着	改善	使われているか確認

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. PDF変換のショートカットは作れますか？

A. クイックアクセスツールバーやマクロ、ショートカットキーの割り当てで、PDF出力を数手順から呼び出せるよう効率化できます。環境により設定方法が異なります。

Q. どれくらい時短になりますか？

A. 効果は頻度によりますが、毎回メニューをたどる手間を省けるため、PDF出力が多い業務ほど積み重ねで時短になります。

Q. マクロは必要ですか？

A. 必須ではありません。標準のクイックアクセス登録やショートカットでも効率化でき、定型処理が多い場合にマクロを検討します。

Q. 組織で統一する意味はありますか？

A. 共通の手順・設定を配布・共有すると、作業のばらつきや教育負担が減り、誰でも同じ品質でPDF化できるようになります。

まとめ

今回は、エクセルでPDF変換のショートカットを設定する方法を紹介しました。

エクセルのクイックアクセスツールバーに「PDF保存」のボタンを事前に設定しておけば、より短時間で業務を効率的に進められるようになります。また、ショートカットや関数を知っておけば、作業時間を短縮することも可能です。

時間がかかる単調な業務ほど効率化できる可能性を秘めています。本記事で紹介したもので気になるものがあれば、ぜひ試してみてください。

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