電子帳簿保存法でスキャナ保存できる書類とは？スキャナ保存のメリットも解説
電子帳簿保存法改正は、2024年1月から本格的に実施されます。もともとは2022年1月から施行される予定でしたが、2021年12月10日の『令和4年度税制改正大綱』で2年間の宥恕期間を設けることを公表しました。
本格開始はまだ先とはいえ、宥恕期間の間でも準備を進めておく必要があります。
本記事では、電子帳簿保存法でスキャナ保存できる書類、スキャナ保存のメリットについて詳しく解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類(帳簿、決算書、請求書など)を、決められた条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
電子帳簿保存法の主な目的は下記のようなものがあります。
・経理業務の紙、ハンコ文化からの脱却
・事務用品(紙、ファイル等)のコスト削減
・経理のデジタルトランスフォーメーションの実現
・キャビネットや倉庫代などの保管コストの削減
・税務調査や監査の準備、対応時間の削減
・電子化することによって資料検索の時間軽減
・内部のセキュリティ強化
・働き方改革への対応
このように様々な効果が期待できますが、「経理業務の電子化・ペーパーレス化」が一番の目的です！
電子帳簿保存法の制度の内容、罰則などの詳細については下記の記事でも詳しく解説しています。
スキャナ保存できる書類とは
スキャナ保存とは、紙で受領した請求書や領収書をスキャンして保存することです。このスキャナ保存は経理業務のペーパーレス化の促進等の効果が期待できますが、義務ではありません。
ここでは、スキャナ保存ができる書類、スキャナ保存の要件について詳しく解説します。
スキャナ保存できる書類は国税関係書類（決算書、見積もり、請求書、契約書、領収書等）
スキャナ保存ができる書類は、顧客から受け取った紙の国税関係書類です。
国税関係書類は、下記のように重要書類と一般書類に区分して要件の設定がされています。
【重要書類】
契約書、領収書、請求書、納品書など
【一般書類】
見積書、注文書、検収書など
重要書類は資金や物の流れに直結する書類、一般書類は資金や物の流れに直結しない書類として区分されています。
今回の電子帳簿保存法改正での変更ポイント
今回の電子帳簿保存法改正での変更ポイントを解説します。
税務署への事前申請、承認が不要になる
電子帳簿等保存や書面のスキャナ保存を行うためには、運用の三か月前に税務署長への承認申請書の提出が必須でした。
今回の改正でこの事前承認制度が廃止されるため、スキャナや保存システム等を導入したら即座に電子保存が可能となります。
この申請・承認のフローがなくなったことでスピーディーに電子データの保存を行うことができるメリットがあります。
検索機能要件の緩和
今回の改正で検索機能要件の緩和も行われます。
これまでは書類によって検索の項目が異なる状態でしたが、改正後は「取引年月日」「取引先」「取引先の金額」の3項目が必須項目となります。
税務署からのダウンロード要請にすぐに応じる準備をしておけば、検索時に範囲指定や複数項目を組み合わせる手間がかかる機能が要らなくなります。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとはデータの改ざんなどの不正防止のためのものです。(もともと電子データの時刻を証明するために利用されてきました)
今回の改正によってタイムスタンプの要件も緩和されます。
ポイントは下記の3つです。
・付与期間が最長で2か月→2ヶ月と7営業日以内へ延長
・スキャニング時の自署は不要
・訂正・削除の履歴が確認できるクラウドサービスを利用する場合、タイムスタンプは不要になる
罰則の強化
不正に対してのペナルティは従来より強化されました。
不正が発覚した場合、重加算税＋10％という厳しい措置が適用されます。
今回の改正ポイントについては、下記の記事でわかりやすくまとめています。こちらも参考にしてみてください。
スキャナ保存するメリット
スキャナ保存を行うことでどのような効果が期待できるのか、代表的なメリットを解説します。
メリット①経理業務の効率化が可能
スキャナ保存をすることで、経理業務の効率化が可能です。
紙での保管は手間と時間がかかりますし、従来の紙でハンコの押印をして承認を進めていくやり方は、時間がかかって効率が悪いです。また監査の対応の際に紙での保管だと指定された書類を探し出すのに手間がかかるという面もあります。
国税関係書類をスキャナ保存することで、これらの経理業務を効率的に行うことができます。
メリット②事務用品(紙、ファイル等)のコスト削減
スキャナ保存で、事務用品(紙、ファイル等)のコスト削減も可能です。
紙での保管に伴い、紙代はもちろん紙をまとめるファイルなどの事務用品のコストもかかってしまいます。
スキャナ保存でこれらのコストを削減することが可能です。
メリット③キャビネットや倉庫代などの保管コストの削減
スキャナ保存を進めることによって、キャビネットや倉庫などの保管コストの削減も可能です。
紙での保管を長期間行うと保管スペースの確保が必須となります。また保管の際に人手が必要となりますが、スキャナ保存で書類を保存しておけば、保管の際にかかるコスト全般も削減できます。
メリット④経費精算の入力手間削減
多くの経費精算ソフトでは、スマホで撮影すると、相手先や金額等を自動で読み取り入力をしてくれるようになります。毎月、社員全員が行うであろう経費精算の手間が削減されるのは、会社全体での生産性アップにつながります。
メリット⑤テレワークでの経理処理がスムーズに
経費精算等が、自宅でもできるようになります。これにより、締め切り日なのに、出社日じゃないから、処理がすすまない。なんてこともなくなります！
宥恕期間にやるべきこと
電子帳簿保存法改正にスムーズに対応するために、2024年1月までの宥恕期間にやるべきことを解説します。
現在の電子取引状況を確認しておく
まず自社の請求書・見積書などを混在させずに分類した状態に整理しておく必要があります。これによって対象となる取引がどの程度あるのかを確認することができます。
さらに保存方法(紙かPDFか)、保存場所がどこになっているのか、ファイル名やシステム名、月間取引数なども併せて確認しておきましょう。
データの保存場所を決めておく
データの保存場所は自社サーバー内のフォルダかシステムを選定する必要があります。
どちらにしても電子帳簿保存法での検索要件(取引年月日、取引先、取引先の金額の3項目を検索できる)を満たすために準備する必要があります。
承認フロー、業務フローを見直しておく
今回の電子帳簿保存法の改正案では保存方法の要件変更が注目されていますが、承認フローや業務フロー自体を見直さなければ、目的としている業務効率化の実現は難しくなります。
たとえば承認フローがデジタル化していなかったら、従来通り電子取引データを紙で印刷してしまい、逆に業務の手間がかかってしまいます。紙の印刷を行わずにアップロードしたデータをパソコン上で確認・承認を進めていく仕組みをつくる必要があります。
また業務フローの見直しを行う際に支払いの業務もデジタル化しておくことによって、たとえば仕訳が自動起票するといったことも可能となります。
今回の電子帳簿保存法改正のポイント、いつごろから影響が出るのか、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。
また今回解説した電子データ保存、スキャナ保存の要件を満たしているのが下記の「マネーフォワード」です。
まとめ
今回は、電子帳簿保存法でスキャナ保存できる書類、スキャナ保存のメリットについて解説しました。
スキャナ保存できる書類は、顧客から受け取った紙の国税関係書類です。
国税関係書類は、重要書類(契約書、領収書、請求書、納品書など)と一般書類(見積書、注文書、検収書など)に区分されます。
これらをスキャナ保存することによって、下記のような効果が期待できます。
・経理業務の紙、ハンコ文化からの脱却
・事務用品(紙、ファイル等)のコスト削減
・キャビネットや倉庫代などの保管コストの削減
経理業務の電子化・ペーパーレス化を目的とした電子帳簿保存法改正は、2024年1月から本格的に実施されます。
本格的な開始はまだ先とはいえ、猶予期間の間でも電子帳簿保存法改正の内容を理解しておき、できる範囲で準備を進めておきましょう。
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以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
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