電子帳簿保存法対応におすすめのfreeeサイン文書保管プランとは？
2024年1月から電子帳簿保存法改正が本格的に実施されます。もともとは2022年1月から施行される予定でしたが、2021年の『令和4年度税制改正大綱』によって現在（2023年3月）は猶予期間となっています。
電子帳簿保存法改正が施行されると、データで文書を受け取ったら「改ざん防止の対応」と「検索性を担保した上でのデータ保存」などが求められます。本格的に施行される2024年1月までに電子帳簿保存法改正への準備を完了させるためには、電子帳簿保存に対応したソリューションの導入が必須です。
本記事では、電子帳簿保存におすすめのfreeeサイン文書保管プランをご紹介します。
freeeサイン文書保管プランとは
画像引用元：freeeサイン 文書保管プラン 公式ページ
「freeeサイン文書保管プラン」とは、メールなどで受け取ったPDFの文書をクラウド上に保存できるサービスのことです。freeeサイン文書保管プランは、電子帳簿保存法改正で求められる「改変防止機能（タイムスタンプ）」や「条件検索機能」なども搭載している点が特徴です。
電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認取消や重加算税が課せられるなど、様々なデメリットがあります。「freeeサイン文書保管プラン」を導入すれば、電子帳簿保存法に対してもスムーズに対応でき、違反することなく適切な文書管理を行えるでしょう。
電子帳簿保存法改正については、下記の記事で詳しく解説しています。こちらをご覧ください。
freeeサイン文書保管プランの特徴
freeeサイン文書保管プランの特徴は下記の3点です。
充実したサポート体制
freeeサイン文書保管プランでは、オペレーターが対応する電話はもちろん、サポートメールやチャットなどサポート体制が充実している点が特徴です。
電子帳簿保存法改正について問い合わせすることもできます。
データ容量無制限でコストを気にせずに利用できる
freeeサイン文書保管プランでは、データ容量の追加料金などは発生しません。定額料金でずっと利用できるため、社内の文書が増えたとしても、コストを気にせずに利用できます。
電子契約の導入・解約もスムーズに行える
電子契約の導入・解約もスムーズに行える点も特徴の一つです。
電子契約を導入する際には、スムーズなデータ移行が可能であり、解約後であってもデータ閲覧・ダウンロードなどは可能になります。
freeeサイン文書保管プランの料金・搭載機能
freeeサイン文書保管プランの料金は下記の通りです。
| freeeサインプラン | 文書保管プラン | 文書保管プランPlus |
| 月額料金 | 5000円（税別） | 36,000円（税別） |
| アップロード数 | 月500件まで | 月10,000件まで |
| データ容量 | 無制限 | 無制限 |
| ユーザー数 | １ | ２０（追加1人あたり月500円） |
| 補足資料アップロード | × | 〇 |
| リマインダー | × | 〇 |
| ログ | × | 〇 |
| 認定タイムスタンプ | 〇 | 〇 |
| データ保管に必要な機能 | ・ファイル名検索
・検索項目の設定 ・タグ付け検索 ・フォルダ作成 ・アラート機能 |
・ファイル名検索
・検索項目の設定 ・タグ付け検索 ・フォルダ作成 ・アラート機能 |
freeeサイン文書保管プランは、データ容量は無制限で、追加料金はなく、月額5,500円(税込)で利用できます。送信数は月500件までは制限なく利用可能です。さらに件数を増やす場合は、文書保管Plusプランになります。こちらでは、ユーザー数が増えて、各フォルダごとに権限管理も可能です。
また、タイムスタンプを付与する機能も搭載しています。契約書に対して時刻認証事業者によるタイムスタンプを付与することで、文書作成時刻についての信頼性を担保できます。
さらに、ファイル名の検索や検索項目の設定、フォルダ作成、アラート機能など保管に必要な機能を搭載しています。
freeeサイン文書保管プランを利用するメリット
freeeサイン文書保管プランを利用する主なメリットは下記の通りです。
電子帳簿保存法対応のファイル保管
電子帳簿保存法では、ファイル名に金額、取引先、日付を入れるという方法もありますが、これをファイル１つ１つに行うとかなりめんどうですよね。freeeサインではフォルダわけができるため、年、月ごとにフォルダわけを行い、１つ１つのファイルのファイル名を変更せずとも、電子帳簿保存に対応できます。
書類の検索が容易にできるようになる
２つ目のメリットは、書類の検索が容易にできるようになる点です。
紙での保管の場合、分厚いファイルから目的のファイルを見つけるのは手間・時間が掛かります。また、メールで取引先から送られてきた請求書などをプリントアウトして経理担当者に渡すのも手間が掛かるでしょう。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、書類をシステム上で一元管理できるようになります。自分のパソコンやスマホなどから書類の検索が容易にできるようになるため、業務効率化にも繋がるでしょう。
書類の紛失・改ざんなどのリスクをなくせる
3つ目のメリットは、書類の紛失・改ざんなどのリスクをなくせる点です。
紙の書類の場合、書類を紛失するリスクが高く、火事や水害などの災害への対策が難しくなります。また、内部社員がデータを改ざんするといったリスクもあるでしょう。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、クラウド上で書類を保管することになるため、このような紛失・改ざんリスクをなくせるメリットがあります。
文書保管プランは何を担うのか？
保管プランは要件充足の手段であり、それだけで完了しない点を押さえることが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 集約保管 | 契約書類を電子で一元保管し、散在を防げる |
| 検索性 | 日付・取引先等で探せ、必要時に取り出せる |
| 改ざん防止 | 保存要件の一部を機能で担保しやすい |
| 運用前提 | 対象書類の特定と保存・確認の運用がなければ要件未達 |
ポイントは、機能は支援するが対象特定と運用がなければ要件は満たせない点です。要件は改正で変わるため、必ず国税庁の一次情報で最新を確認することが前提です。なお料金は改定されるため、提供元の公式情報で確認します。機能と運用を一体で整えることが出発点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう対応すべき？
対応は、対象特定と運用整備を機能と併せて進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象特定 | 電子保存すべき契約・取引書類を洗い出す |
| 要件確認 | 改ざん防止・検索性の要件を国税庁の一次情報で確認する |
| 保管設計 | 保管先・分類・検索キー・権限を設計する |
| 運用固定 | 保存・確認・廃棄判断の手順と担当をルール化する |
最大のつまずきは、プランを入れただけで対象特定や運用がなく要件未達になることです。当社は中小企業の契約書類の電子保管・電帳法対応を、対象特定から保管設計・運用まで伴走支援しています。対象特定と運用を機能と一体で整え、要件は公式で確認することが、
失敗しない要点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
文書保管プラン対応チェック
freeeサインの文書保管プランとは、freeeサインの文書保管プランと電帳法対応の考え方のことで、要件充足の手段でありそれだけで完了しない点を押さえることが重要です。
契約書類を電子で一元保管し散在を防げ、日付・取引先等で探せ必要時に取り出せ、保存要件の一部を機能で担保しやすく、対象書類の特定と保存・確認の運用がなければ要件未達になります。
機能は支援するが対象特定と運用がなければ要件は満たせず、要件は改正で変わるため国税庁の一次情報で最新を確認し、料金は改定されるため提供元の公式情報で確認します。
電子保存すべき契約・取引書類の洗い出し、改ざん防止・検索性要件の公式確認、保管先・分類・検索キー・権限の設計、保存・確認・廃棄判断の手順と担当のルール化が要点で、プランを入れただけで対象特定や運用がなく要件未達になる失敗を避け、
対象特定と運用を機能と一体で整え公式で確認することが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 集約 | 散在防止 | 契約書類を一元保管 |
| 検索 | 取り出し | 日付・取引先で探せる |
| 改ざん防止 | 要件一部 | 保存要件を担保 |
| 運用 | 一体整備 | 対象特定＋手順固定 |
| 公式 | 最新確認 | 国税庁の一次情報 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. 文書保管プランとは？
A. 締結済み・既存の契約書類を電子で保管・管理し、電子帳簿保存法の要件に沿った保存を支援するプランです。検索性・改ざん防止の確保に役立ちます。
Q. これだけで電帳法対応は完了しますか？
A. 保存を支援しますが、対象書類の特定と社内運用の整備が前提です。機能任せでは要件未達のままになります。
Q. 最新の料金はどう確認しますか？
A. プラン・件数・機能で変わり改定もあるため、必ず提供元の公式情報で最新を確認し、必要構成の総額で比較することが重要です。
Q. 正確な要件はどう確認しますか？
A. 電帳法の要件は改正で変わるため、必ず国税庁の一次情報で最新を確認します。判断に迷う場合は専門家確認を前提にします。
関連サービス
アーデントでは本サービスの導入支援・お見積りに対応しています。詳細は商品ページをご覧ください。
まとめ
今回は、電子帳簿保存に最適なfreeeサイン文書保管プランについて解説しました。
freeeサイン文書保管プランでは、電子帳簿保存法改正で求められる「改変防止機能（タイムスタンプ）」や「条件検索機能」などを搭載しています。さらに、ファイル名の検索や検索項目の設定、フォルダ作成、アラート機能など保管に必要な機能も搭載しています。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、電子帳簿保存法改正に対してもスムーズに対応でき、書類の検索が容易になる等の様々なメリットを得られるでしょう。ぜひ導入を検討してみてください。
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