OneNoteの共有方法をわかりやすく解説！
自分のアイデアをメモしたり、仕事上の記録を付けたりなど、いわゆる「デジタルノート」を利用する人が近年増えています。様々なデジタルノートがある中、「OneNote」は手軽に使えるデジタルノートとして人気を集めています。OneNoteは色々な使い方ができますが、他の人と手軽に共有できるのも特徴です。
本記事では、OneNoteの共有方法について詳しく解説します。
OneNoteとは
画像引用元：Microsoft OneNote
OneNoteとは、Microsoft社が提供しているデジタル版のノートのことです。Microsoftのアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、WindowsやMac、Android、iOSなど様々な端末に対応しているのが特徴です。
OneNoteは、仕事・プライベートどちらのシーンでも、アイデアをノートにメモしておいたり、自分の考えをまとめたりなど、色々な形で利用できます。
また、OneNoteの「描画機能」を利用すれば、ペンを使用してイラストやメモなどを自由に書き込むことも可能です。本物のノートと近い感覚で自由にメモ書きでできる点がOneNoteの最大の魅力だと言えるでしょう。
OneNoteの詳細はこちらの記事で解説しております！
OneNoteの共有方法
OneNoteでは、「共有リンクを作成→相手方に送信する」という流れでファイル共有をスピーディーに行えます。
手順は以下の通りです。
①相手に共有したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする
②サイドにある「共有」をクリックする
③「赤枠」をクリックする。
④「編集可能」か「表示可能」のどちらかを選択する。
※閲覧権限を付与する場合は「表示可能」をクリックして、編集権限を付与する場合は「編集可能」をクリックしてください。
⑤「リンクの設定」をクリック→「有効期限の日付設定」や「パスワード設定」など詳細な設定も可能です！
⑥クリック後リンクが作成されます。リンクをコピーしてメールやチャットツールなどに張り付けて送信してください。
OneNoteの共有手順はこの通り非常にシンプルです。相手によって閲覧のみ許可するのか、編集も行えるようにするのかを選択でき、有効期限やパスワード設定など詳細な設定も可能です。
収集した情報を他のチームメンバーに即座に共有したり、資料を共有したり、活用方法は様々です。リモートワークと相性抜群の機能なので、ぜひ試してみてください。
Googleよりも便利なのが、パスワード設定や有効期限設定ですね。セキュリティを意識した素晴らしい機能かなと思いました！
OneNoteで作成したファイルをPDF化する方法
続いて、OneNoteで作成したファイルをPDF化する方法についても解説します。
PDFファイルで送らなければいけないシーンの例として、WindowsユーザーがOneNoteで作成したファイルをMacユーザーに送信するケースなどが挙げられます。
PDF化せずに送信してしまった場合、文字化けが起きる可能性があるので、相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのか、事前に確認しておきましょう。
PDF化の手順は下記の通りです。
①PDF化したいファイルを開いた状態で、左上にある「ファイル」をクリックする。
②サイドにある「エクスポート」をクリックする。
③エクスポートしたい範囲を選択する。「ページ」「セクション」「ノートブック」の中から選択する
④「ページ」「セクション」「ノートブック」の中からエクスポートしたい範囲を選択したら、形式を「PDF」に設定して、「エクスポート」をクリックして完了です。
ビジネスツールのクラウド化が進んでいることもあり、仕事で使用するデバイスも多様化しています。
PDFファイルは基本的にどのデバイスでも中身を確認できます。相手方がWindowsユーザーなのか、Macユーザーなのか確認が難しい場合、PDFファイルで送信しておいた方が無難です。
仕事上でOneNoteを使う機会が多い方は、PDFにエクスポートする方法も覚えておきましょう。
OneNoteの共有はどう設計すべき？
共有は『リンクを送る』作業でなく、情報をどこまで誰に見せるかの設計として捉えることが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 共有単位 | ノートブック単位で共有範囲が決まるため、機密と非機密を分けて設計する |
| 権限 | 閲覧のみ/編集可を用途で分け、必要最小限の権限にする |
| 共有方法 | 特定ユーザー指定とリンク共有では拡散リスクが異なる |
| 外部共有 | 外部に出す可否と範囲を組織として統制する |
ポイントは、共有設計を誤ると機密情報が想定外に広がる点です。ノートブックの作り方（機密分離）と権限・共有方法をセットで設計しないと、便利さの裏で漏えいにつながります。共有範囲の設計を先に行うことが、安全な活用の出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう運用すべき？
OneNote共有は、ルール化して個人任せにしないことが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 構成設計 | 機密度でノートブックを分け、共有してよい範囲を明確にする |
| 権限ルール | 閲覧/編集の付与基準と最小権限、外部共有の可否を定める |
| 共有方法の統一 | 原則は特定ユーザー指定、安易なリンク共有を避ける運用にする |
| 棚卸し | 共有先・権限を定期点検し、退職・異動時に権限を見直す |
最大のつまずきは、各自が無計画にリンク共有し、機密が想定外に広がることです。当社は中小企業のナレッジ共有・情報管理の運用整備を伴走支援しています。共有範囲と権限のルールを決め、棚卸しまで運用に組み込むことが、失敗しない要点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
OneNote共有チェック
OneNoteの共有方法とは、OneNoteの共有方法と業務での使い分けのことで、リンクを送る作業でなく情報をどこまで誰に見せるかの設計として捉えることが重要です。
ノートブック単位で共有範囲が決まるため機密と非機密を分けて設計し、閲覧のみ/編集可を用途で分け最小権限にし、特定ユーザー指定とリンク共有では拡散リスクが異なり、外部に出す可否と範囲を組織として統制します。
共有設計を誤ると機密情報が想定外に広がり、ノートブックの作り方と権限・共有方法をセットで設計しないと便利さの裏で漏えいにつながります。
機密度でノートブックを分け共有してよい範囲の明確化、閲覧/編集の付与基準と最小権限・外部共有可否、原則は特定ユーザー指定で安易なリンク共有を避ける運用、共有先・権限の定期点検と退職・異動時の見直しが要点で、各自が無計画にリンク共有し機密が広がる失敗を避け、
共有範囲と権限のルールを決め棚卸しまで運用に組み込むことが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 単位 | 機密分離 | ノートブック単位で設計 |
| 権限 | 最小化 | 閲覧/編集を用途で分離 |
| 方法 | 拡散注意 | 特定指定>リンク共有 |
| 外部 | 統制 | 可否・範囲を組織で |
| 棚卸し | 定期点検 | 退職時に権限見直し |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. OneNoteはどう共有しますか？
A. ノートブックを共有リンクや特定ユーザー指定で共有でき、閲覧/編集の権限を分けられます。M365のTeams/SharePointと連携した共有も可能です。
Q. 共有範囲はどう決めますか？
A. 業務情報の機密度に応じ、特定ユーザー/グループ限定や閲覧のみなど最小権限で設定します。リンク共有は範囲が広がりやすい点に注意が必要です。
Q. 外部共有はできますか？
A. 設定により外部共有も可能ですが、情報漏えいリスクがあるため可否と範囲を組織で統制すべきです。原則は内部・最小権限が安全です。
Q. 運用の注意点は？
A. 共有設定が個人任せだと範囲が拡大し漏えいの原因になります。共有方針・権限・棚卸しのルールを決め、退職時の権限見直しも必要です。
関連情報・お問い合わせ
まとめ
今回は、OneNoteの共有方法について解説しました。
OneNoteでファイルを共有する流れは以下の通りです。
① 相手に共有したいファイルを開いた状態で左上にある「ファイル」をクリックする
② サイドにある「共有」をクリックする
③ 「編集可能」か「表示可能」のどちらかを選択する。
④「リンクの設定」をクリック→「有効期限の日付設定」や「パスワード設定」
OneNoteは、アイデアをノートにメモしておいたり、自分の考えをまとめたりなど、自分の好きな形で自由に利用できます。また、共有機能を利用して複数人でアイデアを共有することで、より良いアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。
実際のノートならではの良さも勿論ありますが、OneNoteでは表の作成や画像貼り付け等も手軽にできるのが魅力です。無料で利用できますので、本記事を読んで興味を持った人はぜひOneNoteを活用してみてください。
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