IVRで店舗、支店への問い合わせを本社で一括対応が簡単。コストも大幅削減！
複数店舗・複数支店を運営する企業にとって、各拠点での電話対応の負担は大きな課題です。本記事では、IVR（自動音声応答）を活用して、店舗・支店への問い合わせを本社で一括対応する仕組み・コスト削減効果・導入方法を解説します。
結論を3行で言うと、IVRは 「予約の方は1を、店舗ご用件は2を」のように着信を自動振り分けする仕組みで、店舗ごとの固定電話を廃止→法人携帯1台に集約してコスト削減・現場の業務負荷削減・対応品質向上を同時に実現できます。導入はクラウドPBXのオプション（月額1,000円程度）が最安です。
IVRとは何ですか？
IVR（Interactive Voice Response）とは、電話が着信した際にアナウンスを流し、お客様にダイヤル番号を押してもらって着信先を変更できるサービスのことです。
よく問い合わせ窓口に電話をすると、「○○のご用件の方は1を、■■のご用件の方は2を押してください」というアナウンスを聞いたことがあると思います。あれがIVRです。
IVRは大企業のコールセンターだけでなく、飲食店・美容院・小売チェーンなど、中小企業でも導入が広がっている自動応答システムです。クラウドPBXの普及により、低コスト導入が可能になりました。
IVRで本社・支店・店舗の対応窓口を一本化できる？
IVRを使えば、いくつかある拠点の窓口を一本化できます。たとえば飲食店や美容院で予約を現場の店舗が受けている場合、「予約の方は1を押してください。店舗にご用の方は2を押してください」のアナウンスを流すことで、予約受付の電話と現場店舗用の電話を振り分け、対応窓口を変えることが可能になります。
これにより、現場の業務負荷を減らし、予約受付窓口を一本化することで業務効率を上げることが可能になります。
また、IVRは 時間帯ごとにオンオフを切り替えできます。たとえば飲食店で忙しい17時以降の時間帯は本社で予約を受ける、それ以外の時間帯は各店舗で予約を受ける、といった使い分けが可能です。アナウンスの中身を時間帯で変更することもできます。
コールセンターを1か所にまとめられるって本当？
本当です。お客様からのトラブル対応を各拠点のスタッフが対応していたのを、IVRで本社に振り分けて本社コールセンタースタッフが対応する運用が可能です。
これにより、各支店のスタッフは 営業に集中でき、本社の業務に熟知したスタッフがトラブル対応をすることで、より生産性を上げられます。
各拠点ごとに小規模なコールセンターを作るよりも、1か所で大きく作るほうがコストを抑え、教育をしっかり行うことで対応品質も上げられます。場合によっては、人件費の安い地方都市にコールセンターを設置するという選択肢もあります。
小規模コールセンターのクラウドPBX活用については以下の記事もご参考ください。
IVRでどのくらいコスト削減できる？
飲食店・美容室など店舗系で特に効きます。IVRを使って各現場で予約電話を受けなくて良くなると、各店舗に電話が必要なくなるからです。IVRの振り分け先には携帯電話も設定できるので、携帯1台があれば事足ります。
具体的なコスト削減例は以下のようになります。
- 切替前：各店舗に光ファイバー＋固定電話で月額6,000〜8,000円
- 切替後：法人携帯1台（かけ放題、月額2,000〜3,000円）
- 削減効果：1拠点あたり月額3,000〜5,000円のコスト削減
10店舗運営なら 年間36〜60万円のコスト削減になります。スマートフォンで代表番号（03/06等）で発信したい場合は、クラウドPBXを組み合わせることで実現可能です。
外国語による振り分けはできる？
可能です。最近では、言語別の振り分けで外国人対応を分ける運用が増えています。「日本語の方は1を、English is 2、中文请按3」のようなアナウンスで、対応可能なスタッフに着信させることができます。
インバウンド需要の高い飲食店・宿泊施設・観光業では特に有効で、英語対応・中国語対応スタッフを別拠点に配置していてもIVRで一元的に対応できます。
IVRの導入方法はどれを選ぶべき？
IVRの導入方法には 「ビジネスホン機能追加」「専用クラウドIVRサービス」「クラウドPBXのオプション」の3つがあります。コスト・機能・既存環境で選び方が変わります。
| 導入方法 | 月額目安 | 特徴 |
|---|---|---|
| ビジネスホン機能追加 | 機器代＋設定費 | 既存ビジネスホンに機器追加。拠点連携にはVPN必須でコスト大 |
| 専用クラウドIVRサービス | 10万円〜 | カード番号入力など高度な機能。料金は高い |
| クラウドPBXのオプション | 1,000円程度 | クラウドPBX契約とセットで最安。中小企業向け本命 |
① ビジネスホンの機能で設定
現在ビジネスホンを使っている企業なら、IVR設定可能な機器を追加することでIVRを利用できます。既存設備を活かせる利点はありますが、拠点間連携が難しく、着信したお客様の電話番号を引き継ぐためには 拠点ごとにVPNを組んで、同じビジネスホンを入れる必要があり初期コストが大きくなります。
② クラウド型IVRサービスの導入
専用のIVRサービスでは、お客様に電話番号を入れてもらう、カード番号を入れてもらうなど、さらなる業務効率化も可能です。ただし、現在の電話システムとは別にIVRサービスとして追加費用がかかり、月額10万円〜のランニングコストになります。
③ クラウドPBXのオプションでIVRを設定（最安）
クラウドPBXは、現在のビジネスホンの代わりになるサービスですが、オプションで月額1,000円程度でIVR機能を追加できます。低コスト導入を重視するなら、クラウドPBX一択です。
IVR・クラウドPBXに関するよくある質問は？
IVR導入を検討する際によく寄せられる質問をまとめました。
Q. IVRとは何ですか？
A. IVR（Interactive Voice Response）とは、電話着信時にアナウンスを流し、お客様にダイヤル番号を押してもらって着信先を変更する自動音声応答システムのことです。「予約は1を、お問い合わせは2を」など、用途別に窓口を振り分けるサービスとして広く使われています。
Q. IVRを使うと支店・店舗の対応窓口を本社に一本化できますか？
A. はい、可能です。各店舗の代表番号への着信をIVRで振り分け、「予約の方は1を→本社予約センター」「店舗ご用件は2を→各店舗」のように対応窓口を分けることができます。飲食店・美容院・小売チェーンなどで、現場の業務負荷を減らし、予約受付の品質を上げる用途で広く使われています。
Q. IVRを導入するとどのくらいコストが下がりますか？
A. 各店舗で予約電話を受けなくて済むようになると、店舗ごとの固定電話（月額6,000〜8,000円）を廃止し、法人携帯1台（月額2,000〜3,000円）に置き換えることが可能です。10店舗運営なら年間50〜70万円のコスト削減になります。
Q. IVRの導入方法はどれが一番安いですか？
A. クラウドPBXのオプションでIVRを設定する方法が最安です。月額1,000円程度で導入可能。専用のクラウド型IVRサービス（月額10万円〜）やビジネスホン機器追加と比べて、大幅にコストを抑えられます。
Q. IVRで外国語対応もできますか？
A. 可能です。「日本語は1、English is 2、中文请按3」のように 言語別に振り分けて外国人対応スタッフに着信させる運用が可能。インバウンド対応の必要な飲食店・宿泊施設・観光業で増えている使い方です。
まとめ：店舗チェーンの電話運用はIVR×クラウドPBX一択？
店舗チェーン・支店運営をしている企業は、IVRを使った受電の一元化が業務効率・コスト・対応品質の3点で大きなメリットになります。導入はクラウドPBXのオプションが最安・簡単です。
IVR×クラウドPBXのメリットまとめ
- 店舗ごとの固定電話を廃止して法人携帯1台に集約 → 月額数千円のコスト削減
- 予約・お問合せの窓口を本社に一本化 → 現場の業務負荷削減
- 対応品質をコールセンター運用で統一 → CS向上
- 時間帯ごとの振り分けルール変更可 → 営業時間に応じた柔軟運用
- 外国語別の振り分け可 → インバウンド対応の品質アップ
当社（株式会社アーデント）では 7社のクラウドPBXサービスの代理店を行っており、IVR導入の規模・拠点数・予算に応じて最適なサービスを提案できます。テレワーク全般の制度設計については、厚生労働省の テレワーク総合ポータルサイト も参考になります。
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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