【2026年版】複合機のコスト削減｜カウンター料金の相場と下げ方・最低基本料金の罠と、カラー印刷し放題で月3万円下げた実例

「複合機のコストを下げたい」というご相談をいただいたとき、当社が最初に見せていただくのは本体のリース料ではありません。毎月届く請求書の「カウンター料金」の欄です。 
ここが月2万円を超えているかどうかで、打つべき手がまったく変わってきます。

この記事は、複合機の契約を見直したい中小企業の総務・経理・情シスのご担当者、そして経営者の方に向けたものです。 
2026年時点のカウンター料金の相場、枚数が減っても請求が下がらない「最低基本料金」の仕組み、見積書のどこを見れば損をしないか、5年総額での試算、そして当社が自社の複合機をカウンター料金ゼロのプランへ入れ替えて月3万円以上下げた実例までを、 
順番にまとめています。

先に結論を3つだけ申し上げます。

なぜそうなるのかを、以下で順番に説明していきます。

そもそも複合機のカウンター料金とは

複合機を使っていると、トナーの交換が必要になります。

また、設定や各種機器のトラブルが発生しますが、

カウンター料金を払っていれば、複合機のメーカーが無償でどちらも対応してくれます。

無くなったらインクを買う必要はないんですね。

ですから、カウンター料金は必要なコストということになると思います。

 

ところで、

複合機を購入するにあたって、

本体代金やリース料を気にされる方が多いですが、

実は、カウンター料金の方が大きなコストになるケースも多いです。

例えば、

印刷枚数が多い会社だと、

毎月カウンター料金が３万円～５万円くらいかかるところもあるのではないでしょうか。

仮に３万円だとしても、年間で３６万円。

５年間で１８０万円にもなります！！

本体よりも明らかに高いですよね。

でも、カウンター料金がいくらになるか、あまりよく考えずに導入されているケースも多いです。

 

コピー機、複合機のカウンター料金相場とは？

カウンター料金は、印刷枚数ごとに、個別交渉で決まってきます。

一般的には以下のような金額が多いと思います。

• モノクロ　　２～３円／枚
• ２色カラー　５～１０円／枚
• フルカラー　１５～２５円／枚

 

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カウンター料金の交渉下限値とは？

最近、コピー機本体を売るために、

カウンター料金は価格が下がってきています。

弊社提携業者から見積もりをとったところ、

• モノクロ　1円／枚
• カラー　１０円／枚

が最下限の金額のようです。

これ以上はトナー代金等を考えると、

赤字になってしまうのでは？ということで、

おそらくこれ以上は下がらないだろうということでした。

 

【2026年版】カウンター料金の相場はいくら？枚数帯別の目安

結論から言えば、2026年時点の目安はモノクロ1円台・カラー10円台です。ただし相場は「月にどれだけ刷るか」で大きく動き、印刷枚数が少ない会社ほど単価は高くなります。

カウンター料金は定価が公表されている料金ではなく、販売店との個別交渉で決まります。そのため「うちの単価は高いのか安いのか」を判断する材料がないまま契約が続いてしまうのが、中小企業でいちばん多いパターンです。判断の基準として、印刷枚数帯ごとの目安を整理しました。

なお、前の見出しでご紹介した「モノクロ2〜3円／フルカラー15〜25円」は、印刷枚数が少ない会社や、交渉前の水準に近い数字です。月に数千枚を刷る会社では、下の表のようにもう一段下がるのが実態です。

月間印刷枚数	モノクロ単価の目安	カラー単価の目安	備考
3,000枚以上	0.8〜1.5円	8〜15円	枚数が多いほど交渉余地が大きい
1,000〜3,000枚	1.2〜2.0円	10〜18円	中小企業でもっとも多い帯
300〜1,000枚	1.5〜2.5円	12〜20円	基本料金の影響が出やすい
300枚未満	2.0〜3.0円	15〜25円	カウンター方式が割高になる帯
中古機（参考）	3〜4円	20〜25円	本体が安い分、単価は高めになる

※いずれも2026年8月時点で当社が確認している目安です。税抜・機種・保守範囲・地域（サービス拠点からの距離）によって上下しますので、実際の金額は必ず見積書でご確認ください。

あわせて、単価とは別に基本料金（最低料金）が月0〜4,000円程度かかる契約が一般的です。この基本料金は「1枚も刷らなかった月でも発生する」ものなので、印刷枚数が少ない会社では、単価よりもこちらのほうが効いてきます。 
次の見出しで詳しく説明します。

「モノクロ1円・カラー10円」は今も下限か？

この記事の前半で、当社の提携業者から取った見積りで「モノクロ1円・カラー10円が下限」とご紹介しました。この水準は2026年時点でも、大手メーカー系（キヤノン・リコー・富士フイルムなど）の販売店を通す場合の実質的な下限として、ほぼ変わっていません。

一方で、中堅・格安系のディーラーではモノクロ0.7円台・カラー7円台といった提示が出てくることもあります。ただしこの水準は、サービス拠点の数や駆けつけまでの時間、代替機の手配といったサポート面とのトレードオフになりやすい点にご注意ください。 
複合機が止まると請求書も納品書も出せなくなる会社では、単価0.3円の差よりも「半日で直るか」のほうが金額的に大きくなることがあります。

つまり単価は、安ければ安いほど良いというものではありません。「自社の印刷枚数帯の相場から大きく外れていないか」を確認し、外れていれば交渉する、という考え方が実務的です。

枚数が減ったのに請求額が下がらないのはなぜ？

結論は「最低基本料金（ミニマムチャージ）を払っているから」です。印刷枚数に関係なく毎月発生する固定額があるため、刷らなくても請求は下がりません。

テレワークが定着し、出社率が下がったオフィスでは印刷枚数が半分近くまで落ちているケースが珍しくありません。それなのに複合機の請求額がほとんど変わらない——このご相談は、ここ数年で明確に増えました。 
原因のほとんどは、契約に含まれる基本料金や最低カウンター料金です。

たとえば基本料金が月3,000円、モノクロ単価2円という契約で、月に200枚しか刷らなかった場合を考えてみます。実際の印刷分は400円ですが、基本料金の3,000円が下限として効くため、請求は3,000円のままです。 
1枚あたりに換算すると15円前後を払っていることになり、相場表のどの帯よりも高い単価です。

まずやっていただきたいのは、請求書の欄を3つに分けて読むことです。多くの請求書は「リース料」と「保守料（カウンター）」が別の行、あるいは別の会社からの請求書になっているため、合計でいくら払っているかを把握していない会社が本当に多いのです。

請求書で見る欄	何を意味するか	見直しの打ち手
リース料	本体・初期費用の分割払い（リース会社への支払い）	契約期間中は動かせない。満了月を確認する
基本料金（最低料金）	1枚も刷らなくても毎月かかる固定額	枚数が減ったなら減額または撤廃を交渉する
カウンター料金	印刷1面ごとの従量課金（販売店への支払い）	単価の見直し・カラー比率の見直しで下げる

この3つを足した金額が、複合機に毎月払っている本当のコストです。当社のご支援でも、はじめてこの合計額を出してみて「思っていたより1万円以上高かった」という反応をいただくことがよくあります。

基本料金は「サービス拠点を維持するための費用」という位置づけで設定されているため、ゼロにするのは簡単ではありません。ただ、印刷枚数が契約時の想定から大きく減っている事実を示せば、減額に応じてもらえることはあります。 
交渉の材料として、月別の印刷枚数の推移をグラフにして持っていくと話が早く進みます。

カウンターはどう数えられている？両面印刷では下がらない理由

結論として、カウンターは「用紙の枚数」ではなく「印字した面の数」で進みます。だから両面印刷にしてもカウンター料金は下がりません。

ここは削減策を考えるうえで決定的に重要なのに、正確に説明している情報が少ないポイントです。メーカー公式の記載を確認しておきましょう。リコーの公式FAQには、カウンターの進み方が次のように明記されています。

リコー公式FAQ「カウンターを確認する方法」 ➡

この3行から、実務上とても大きな結論が2つ出てきます。

1つめは、両面印刷はカウンター料金の削減にならないということです。A4の資料10ページを片面で刷れば10枚10カウント、両面で刷れば5枚10カウントで、カウント数は同じです。減るのは用紙代だけです。 
用紙代はA4のコピー用紙で1枚あたり0.5〜1円程度なので、カラー1枚15円のカウンター料金と比べれば、効果はかなり小さいことになります。

2つめは、集約印刷（2in1・4in1）はカウンター料金が実際に減るということです。2ページを1面にまとめれば、カウントは2ではなく1になります。4in1なら4分の1です。 
会議資料など「読めればよい」書類の印刷設定を2in1にするだけで、カウンター料金が半分になる余地があるわけです。多くの記事が「両面印刷でコスト削減」と書いていますが、カウンター料金を下げたいなら効くのは集約印刷のほうです。

操作	カウントのされ方	コスト削減への効果
片面印刷（A4）	1面につき1カウント	基準
両面印刷（A4）	1枚で2カウント	用紙代のみ半減。カウンター料金は変わらない
集約印刷（2in1）	1面につき1カウント	カウンター料金が最大半分になる
A3印刷	契約によりA4の2カウント（ダブルカウント）	見積書でカウント方式の確認が必要
スキャン（PDF保存）	カウントされない	紙をやめれば料金はゼロになる
FAX送信	カウントされない	受信を印刷せずメール転送にすれば削減できる

A3のダブルカウントは契約によって扱いが分かれます。単価を安く見せているプランでは、A3を2カウントとする条件が入っていることがあるため、A3を日常的に使う会社（図面・帳票・POPなど）は必ず見積り時に確認してください。

スキャンとFAX送信は、トナーを使わない操作なのでカウント対象外です。ここから導かれるのが、「受信FAXを印刷しない」だけでカウンター料金が確実に減るという打ち手です。 
FAXを紙で出さずメールで受け取る方法は、当社でもご相談の多いテーマです。

見積書のどこを見れば「からくり」が分かる？

結論は「リース料とカウンター料金を1枚の紙に並べ、5年総額で比べる」ことです。別紙に分かれていると総額が見えなくなります。

複合機の見積書は、リース料が安く見えるように作られていることがあります。悪意があるというより、月額の数字が小さいほうが決まりやすいという商習慣です。ただ、リース会社と販売店で請求元が分かれるため、結果として総額が把握しづらい構造になっています。 
当社がお客様の見積書を拝見するとき、必ず見る7点を挙げます。

確認ポイント	何を見るか	見落とすとどうなるか
総額	リース料＋基本料金＋カウンター料金の合計（月額と5年分）	リース料だけ安い契約を選び、総額で高くつく
リース期間	36回／48回／60回／84回のどれか	期間を延ばすと月額は下がるが総額は増える
基本料金	最低料金・最低カウンター料金の有無と金額	刷らない月も固定費を払い続ける
保守範囲	ドラム・定着ユニットなど高額部品が含まれるか	数万円単位の部品交換が別請求になる
カウント方式	A3・両面のカウント条件が明記されているか	想定よりカウントが増え請求が膨らむ
税の表示	単価・月額が税抜か税込か	1割分の見込み違いが5年で数十万円になる
満了後の条件	再リース料・入れ替え時のカウンター単価	本体の支払い終了後に単価だけ上がる

とくに気をつけたいのが最後の行です。本体のリース料の支払いが終わったあと、あるいは入れ替えのタイミングで、月合計を同じに見せながらカウンター単価だけが上がっているケースがあります。 
月々の支払額が変わらないので気づきにくいのですが、その時点で本体代の分がなくなっているのですから、合計額は下がっていて当然なのです。

なぜリース会社に言っても単価が下がらないのか

「カウンター料金を下げてほしい」とリース会社に伝えても話が進まないことがあります。これは担当者の対応が悪いからではなく、契約の構造上そうなっているためです。

リース事業協会の公式サイトには、ファイナンス・リースの特徴として「ユーザーが物件の修繕義務を負い、サプライヤーとの間で保守契約を締結する」と明記されています。 
つまり本体のリース契約（リース会社）と、保守＝カウンター契約（販売店・サプライヤー）は、法的にも別の契約だということです。したがってカウンター単価の交渉相手は、リース会社ではなく複合機を納めた販売店になります。

この構造を知っているだけで、交渉の窓口を間違えて時間を無駄にすることがなくなります。見積りを取り直すときも、「リース料の見積り」と「保守（カウンター）の見積り」を同じ紙に並べて出してもらうよう依頼するのがコツです。

リース契約は途中でやめられる？残リースと再リースの扱い

結論は「中途解約はできない」です。やめる場合は残リース料または相当額の違約金を一括で支払うことになります。

複合機の入れ替えを検討するとき、必ず突き当たるのがこの点です。ここは感覚で判断せず、一次情報を確認しておきましょう。公益社団法人リース事業協会の公式サイトには、ファイナンス・リースの特徴として次のように示されています。

リース事業協会「リース契約の特徴」 ➡

ここから読み取れる実務ポイントを整理します。まずリース期間について、複合機（複写機）の法定耐用年数は国税庁の耐用年数表で5年と定められています。「事務機器、通信機器」の区分にある「複写機、計算機（電子計算機を除く。 
）、金銭登録機、タイムレコーダーその他これらに類するもの」が5年です。

国税庁「減価償却のあらまし（主な減価償却資産の耐用年数表）」 ➡

耐用年数5年の70%は3.5年（42か月）ですので、リース期間はおおむね42か月以上で設定されます。逆に84回（7年）といった長期リースは、機器の想定寿命である5年を大きく超える期間です。 
月額は確かに下がりますが、支払総額は増え、しかも5年目以降は故障リスクが上がった機器を使い続けることになります。月額の数字だけで長期リースを選ばないことをおすすめします。

リース期間	月額への影響	総額への影響	向いているケース
36回（3年）	高い	もっとも安い	機器の更新サイクルを短くしたい会社
48回（4年）	やや高い	安い	総額を抑えつつ月額も抑えたい会社
60回（5年）	標準	標準	法定耐用年数と一致。もっとも一般的
84回（7年）	安い	高い	月額を抑えたい会社。ただし総額は増える

残リースが残っている場合の3つの選択肢

すでに契約中で、まだ残リース期間がある場合の現実的な選び方をまとめます。

1つめは、満了まで待つことです。残リースが2年以上あるなら、この期間にカウンター単価の見直し交渉と、集約印刷・カラー比率の見直しを進めるのが効率的です。単価交渉は契約の中途でも受けてもらえることがあります。

2つめは、再リースで1年延ばすことです。リース期間満了時には返却するか継続して使うかを選べ、再リース料は一般に当初の年間リース料の10分の1程度で、1年分を前払いする形が多くなっています。 
月額換算すると大幅に下がりますので、「入れ替えの検討時間を1年買う」という使い方ができます。ただし機器は古くなっているため、故障が増える前提での判断になります。

3つめは、残リースを新機の本体代に上乗せして入れ替える方法です。この記事の前半でも触れているとおり、カウンター料金の削減額が大きい場合は、残リース分を乗せても月々の支払いが下がることがあります。 
ただし総額としては残リース分を払っていることに変わりはないため、必ず5年総額で比較してください。目安として、残リース期間が1年を切ったら見直しのタイミングと考えていただくのが安全です。

コピー機のカウンター料金によるコスト削減効果

複合機を入れ替えて、カウンター料金を削減することで、

得られる削減効果をまとめてみました。

 

毎月こんなにも差が出るんです！！この差額13,000円って、

ほぼリース料くらいの金額ではないでしょうか？

残リース分を入れ替え先（リプレース）の複合機本体代金に上乗せしても、

毎月のコストは下がる可能性がありますので、残リース期間が1年を切ったら、

見直しのタイミングの目安です。

ぜひ、見直してコスト削減につなげましょう！！

 

カラー印刷し放題、カウンター料金無料の複合機なら、さらに大幅削減も可能？！

ひとつ前の項目のシミュレーション例を見ると、カラーの方が単価が高いため、

印刷枚数が少なくても、実際のカウンター料金はモノクロよりも高くかかっていることがわかりますよね。

実際に弊社で導入したときの比較表がこちらになります↓

こちらは、京セラの複合機限定での特別なサービスになりまして、カラーも、モノクロも何枚印刷してもカウンター料金は無料で、

リース料のみというプランになります。カラー印刷を多く使う企業様ほどコスト削減効果は大きくなりますし、

カラーはもったいないからと社内の会議資料をモノクロにしていたりすることもあると思いますが、そういった気遣いは一切不要になります。

上記のシミュレーションは、弊社での導入事例になります。毎月３万円以上コストが下がって、

会議資料やお客様への提案資料、すべてカラーで今は印刷を行っており、非常に快適です。

実際の機種は京セラの最新の複合機になりまして、弊社の場合はこちらのTaskalfa3551ciという機種でした。

 

弊社では、ご移転の際に、複合機の無料コンサルティングも行っておりますので、

複合機の入れ替えで、コストを削減することも可能です！まずはご相談くださいませ！

※複合機だけでも、ご相談受け賜りますので、ご相談くださいませ。

株式会社アーデント　03-5468-6097　担当渡邊

 

 

5年総額でいくら変わる？中小企業のモデル試算

結論は「カラーを多く刷る会社ほど、カウンター料金なしプランの効果が大きい」です。逆にカラーが少ない会社は損をします。

ここが当社がいちばんお伝えしたい部分です。従業員30名、月間の印刷がモノクロ2,000枚・カラー2,000枚という、提案資料や社内会議資料をカラーで刷っている会社をモデルにして、4つのパターンで5年総額を出してみました。

パターン	月額の内訳	月額合計	5年総額	現状との差
現状（よくある契約）	リース15,000円＋基本3,000円＋モノクロ2円×2,000枚＋カラー15円×2,000枚	52,000円	312万円	—
①単価だけ交渉	リース15,000円＋基本3,000円＋モノクロ1.2円×2,000枚＋カラー12円×2,000枚	44,400円	266.4万円	▲45.6万円
②単価交渉＋カラー半減	リース15,000円＋基本3,000円＋モノクロ1.2円×3,000枚＋カラー12円×1,000枚	33,600円	201.6万円	▲110.4万円
③カウンター料金なしプラン	リース33,000円のみ（基本料金・カウンター料金ゼロ）	33,000円	198万円	▲114万円

※機種・枚数・地域・交渉状況で変わる目安の試算です（いずれも税抜）。実額は必ず見積書でご確認ください。

注目していただきたいのは、②と③がほぼ同じ金額になっている点です。②はカラー印刷を我慢して半分にした結果、③はカラーを何枚刷ってもよい状態での結果です。同じコストなら、社員に「これはモノクロで」と気を遣わせないほうが仕事は早くなります。 
当社が自社で③を選んだ理由もここにあります。

カウンター料金なしプランが「損になる」ケース

ただし③は万能ではありません。カウンター料金がゼロになる代わり、リース料に保守分が乗るためリース料そのものが上がります。上のモデルではリース料が15,000円から33,000円へ、月18,000円増えています。 
つまり現在のカウンター料金（基本料金込み）が月18,000円を超えていないと、かえって高くなるわけです。

たとえばモノクロ3,000枚・カラー200枚しか刷らない会社の場合、現状は「リース15,000円＋基本3,000円＋モノクロ6,000円＋カラー3,000円＝27,000円」です。 
ここで③に切り替えると33,000円になり、月6,000円の値上げになってしまいます。この規模ならカウンター方式のまま単価を交渉するほうが正解です。

このモデルでの分岐点は月18,000円ですが、実際のリース料の上がり幅は機種や交渉で変わります。そこで少し余裕を見て、「基本料金＋カウンター料金が月2万円を超えているか」を最初の判定ラインとしてお使いいただくのが安全です。

この1行だけでも、複合機の見直しは「するべきか、しなくてよいか」の見当がつきます。実際のご相談では、この判定でカウンター料金が月4万円台と分かり、入れ替えで年間30万円以上下がったケースもありました。 
逆に、月8,000円ほどでしたので「今回は入れ替えずに単価交渉だけにしましょう」とお伝えしたこともあります。

保守契約はカウンター方式だけ？印刷が少ない会社の選択肢

結論は「月300枚を下回るならカウンター方式以外を比較すべき」です。トナーキット方式やスポット保守のほうが安くなります。

複合機の保守契約はカウンター方式が主流ですが、それだけではありません。印刷枚数が少ない会社では、カウンター方式が構造的に割高になります。基本料金という固定費があるためです。3つの方式を比較します。

保守方式	トナー代	修理・部品代	毎月の固定費	向いている会社
カウンター方式	料金に含まれる	含まれる（範囲は契約次第）	基本料金あり	月300枚以上印刷する会社
トナーキット方式	キット購入時に支払う	キット使用中は含まれる	原則なし	月300枚未満・印刷量の波が大きい会社
スポット保守	実費で購入	都度見積り（数万円〜）	なし	ほとんど印刷しない会社

トナーキット方式は「保守料込みのトナーを買い、そのトナーを使っている間は保守を受けられる」仕組みです。刷らない月は支払いがゼロになるため、出社率が下がって印刷量が減ったオフィスでは選択肢になります。 
一方で、トナー1本あたりの単価はカウンター方式より高めに設定されているため、印刷量が多いと逆に高くつきます。

スポット保守は固定費がまったくかからない代わりに、故障時の修理費が全額自己負担になります。ドラムや定着ユニットの交換は数万円から十数万円になることがあるため、複合機が業務の生命線になっている会社にはおすすめしません。

当社の実務感覚では、月間300枚が判断の目安です。月300枚を安定して超えるならカウンター方式、下回る月が続くならトナーキット方式の見積りも取ってみる、という進め方が現実的です。 
また、そもそも月300枚しか刷らないのであれば、業務用の大型複合機ではなくA4のビジネスインクジェット複合機に置き換えることで、リース料自体を大きく下げられる場合もあります。

印刷そのものを減らすには？効果の大きい順に整理

結論は「集約印刷とカラー既定値の変更、そしてFAXの紙をやめること」です。設定変更だけで、業務を変えずに減らせます。

契約の見直しと並行して効くのが、印刷量そのものを減らすことです。ただし施策によって「カウンター料金に効くもの」と「用紙代にしか効かないもの」が分かれます。先に説明したカウントのルールを踏まえて、効果を分けて整理しました。

施策	カウンター料金への効果	用紙代への効果	導入の手間
集約印刷（2in1）を既定値にする	大（最大半分）	大	小（ドライバ設定）
カラーの既定値をモノクロにする	大（単価差が約10倍）	なし	小（ドライバ設定）
受信FAXを印刷せずメール転送にする	中	中	中（設定または回線変更）
会議資料を画面共有・クラウド共有に変える	中	中	中（運用ルール）
紙の書類をスキャンして電子保存に切り替える	中	中	中（規程と運用の整備）
両面印刷を既定値にする	なし	大（半減）	小（ドライバ設定）
ミスプリントを減らす（出力前の確認）	小	小	小（運用ルール）

表には入れていませんが、もうひとつ知っておくと得な設定があります。 
メーカーによっては「2色カラー（シングルカラー）」専用の単価を設定していることがあり、この記事の前半でご紹介したように2色カラーはフルカラーの半額以下になるのが一般的です。 
グラフや見出しだけ色を付けたい社内資料であれば、フルカラーではなく2色カラーで出すだけで単価を下げられます。自社の契約に2色カラーの単価があるかどうか、請求書または契約書を確認してみてください。

いちばん上の2つは、パソコン側のプリンタードライバーの初期設定を変えるだけです。社員の行動を変えなくてよいので、実行率が下がりません。逆に「印刷する前に本当に必要か考えよう」といった呼びかけは、最初の1週間で元に戻ってしまうのが実情です。 
設定で解決できるものは設定で解決するのが、印刷コスト削減のコツです。

紙の保管をやめるなら電子帳簿保存法の確認から

請求書や領収書といった書類を紙で保管するために印刷している場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存を使えば紙をやめられます。国税庁が要件を公開していますので、自社の書類がどの区分に当たるかを確認してから運用を決めるのが安全です。

国税庁「電子帳簿保存法関係」 ➡

紙をやめる場合、そのデータをどこに置くかが次の課題になります。共有フォルダが社内サーバーにしかない状態で電子化を進めると、外出先や在宅から見られず「結局印刷して持ち出す」に戻ってしまいます。クラウドストレージへの移行を同時に検討されることをおすすめします。 
当社では容量無制限のBoxをはじめ、中小企業向けのクラウドストレージをお取り扱いしています。

Box｜容量無制限・世界シェアNo.1のオンラインストレージ ➡

複合機の入れ替えに補助金は使える？

結論は「複合機本体やカウンター料金そのものに使える補助金は、ほぼありません」。使えるのは同時に進めるクラウド側です。

複合機の入れ替えをご検討中のお客様から「補助金は使えますか」とよくお尋ねいただきます。正直にお答えすると、複合機というハードウェアのリース料や保守料そのものを対象にできる補助金は、中小企業向けの主要な制度では見当たりません。理由を制度ごとに整理します。

制度	複合機そのものへの適用	理由	現実的な使い方
デジタル化・AI導入補助金	対象になりにくい	登録されたITツール（ソフト・クラウド）が中心。ハードは一部の枠に限られる	同時に導入する電子帳簿・ワークフロー・クラウドストレージ側で申請する
中小企業省力化投資補助金（一般型）	対象になりにくい	単価50万円以上の設備投資が必須で、汎用設備の単体導入は対象外	生産・物流工程の自動化とセットで計画する場合に検討する
中小企業省力化投資補助金（カタログ注文型）	対象外	カタログに登録された省力化製品が対象	該当製品がある業務（受付・配膳・清掃など）で使う
リース料への補助	原則対象外	補助対象経費は取得（購入）が前提になる制度が多い	購入とリースのどちらが有利か、補助金の要件も含めて比較する

では複合機のコスト削減に補助金はまったく関係ないのか、というとそうではありません。当社がおすすめしているのは二段構えです。 
複合機の契約見直しで削れる費用は自力で削り、そこで浮いた原資と補助金を、印刷そのものを減らすクラウド側（電子帳簿保存、ワークフロー、クラウドストレージ、インターネットFAXなど）に回す、という順番です。

この順番が大事なのは、印刷量が減ってから複合機の契約を見直すと、より小さい機種・より低い基本料金で契約できるためです。逆にすると、減った印刷量に合わない契約を5年抱えることになります。

なお補助金の要件は年度ごとに変わり、交付決定前に発注したものは対象外という共通ルールがあります。導入時期と申請時期の順番を間違えると、要件を満たしていても対象外になります。 
実際に使えるかどうかは必ず最新の公募要領をご確認いただき、判断に迷う場合は当社や専門家にご相談ください。

デジタル化・AI導入補助金 公式サイト ➡

中小企業省力化投資補助金（一般型）公式サイト ➡

複合機のコスト削減はどう進めればいい？5つのステップ

結論は「STEP1の請求書の書き写しだけで、削減できるかどうかは9割わかる」です。所要時間は30分ほどです。

実際の進め方を5つのステップに分けます。もっとも重要なのはSTEP1で、ここを飛ばして相見積りを取ると、条件がそろわないまま安い月額の提案に流れてしまいます。

STEP	やること	所要時間の目安	ポイント
STEP1	直近12か月の請求書から、リース料・基本料金・モノクロ枚数と単価・カラー枚数と単価を書き写す	30分	ここがすべての土台。月ごとの枚数の波も見える
STEP2	複合機本体の操作パネルでカウンターの実数を確認する	10分	請求書の枚数と合っているかを突き合わせる
STEP3	リース契約書で契約日・回数・満了月を確認する	20分	満了の3〜6か月前が交渉のベストタイミング
STEP4	同じ条件（枚数・カウント方式・保守範囲・税抜／税込）で2〜3社から見積りを取る	2〜4週間	リース料と保守料を1枚の紙に並べてもらう
STEP5	5年総額で比較し、印刷し放題プランとカウンター方式のどちらが得か判断する	1週間	月額ではなく総額で決める

STEP1で書き写した表は、そのまま相見積りの依頼書として使えます。「この枚数で見積もってください」と条件を先に出すことで、各社の提案を同じ土俵で比較できるようになります。 
逆に条件を伝えずに「安くしてほしい」と伝えると、カウント方式や保守範囲を削って安く見せる提案が混じってしまいます。

STEP3の満了月については、リース満了の3〜6か月前から動くのが理想です。満了直前になると、選択肢が「現状の再リース」か「急いで決める入れ替え」しか残らなくなります。 
オフィス移転の予定がある場合は、移転と同じタイミングで入れ替えると設置作業を一度で済ませられますので、移転計画表に複合機の満了月を書き込んでおくことをおすすめします。

総務・情シスが見落としがちな落とし穴は？

結論は「月額だけの比較」と「両面印刷で下がると思い込むこと」です。加えて、電気と返却時のデータにも注意が必要です。

当社がご相談を受ける中で繰り返し出てくるつまずきを、まとめて表にしました。どれも大きな追加投資は必要なく、知っているかどうかだけの差です。

落とし穴	何が起きるか	対処
月額だけで比較する	リース料の安い提案を選び、5年総額では高くなる	リース料＋基本料金＋カウンター料金の5年総額で比較する
両面印刷でカウンター料金が下がると思っている	設定を変えたのに請求が変わらない	集約印刷（2in1）を既定値にする
基本料金の存在を知らない	枚数が減っても請求が下がらない	請求書の基本料金欄を確認し、減額を交渉する
使っていないA3対応・高速機を契約している	本体リース料が実態より高い	12か月の実枚数とA3使用率を見て機種を選び直す
拠点ごとに別々に契約している	同じ会社なのに単価がバラバラになる	契約を集約して1社にまとめ、まとめて交渉する
複合機をUPS（無停電電源装置）につないでいる	起動時の大電流でUPSが故障・停止することがある	メーカーが接続を禁止している。複合機は壁のコンセントへ
節電設定を初期値のまま使っている	待機電力で電気代が上がる	スリープ移行時間・週間タイマーを見直す
ブレーカー容量を考えずに設置している	設置後にブレーカーが落ちる	起動時の消費電力が大きい。分電盤の容量を先に確認する
リース返却時にデータを消していない	内蔵ストレージに残った文書が外部に出る	返却前のデータ消去と消去証明の取得を契約に入れる

下の4行は、コストとは別に事故につながるものです。とくに複合機をUPS（無停電電源装置）につないでいるケースは実際に見かけます。 
UPSメーカーであるオムロンの公式資料には「レーザプリンタ、複写機など、間欠的に大電流が流れる装置を接続しないでください」と明記されています。複合機は印刷開始時に加熱部へ大きな電流が流れるため、UPSの容量を超えて故障や出力停止を起こすことがあります。 
複合機は壁のコンセントに直接つないでください。

リース返却時のデータについても補足します。複合機は内部に文書データを保持する「サーバーに近い機器」です。返却前のデータ消去は、複合機のセキュリティとして重要な論点になります。 
当社グループのセキュリティ製品比較サイト c-compe.com で、複合機・プリンターのセキュリティと、返却・廃棄時のデータ消去を詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

複合機・プリンターのセキュリティ対策はどこまで必要？（c-compe.com） ➡

廃棄・リース返却するときのデータ消去は？（c-compe.com） ➡

複合機とあわせて見直すと効果が大きい費用は？

結論として、複合機の見直しと同時に効くのは通信費と紙まわりの業務です。使う資料が同じなので一度で点検できます。

複合機の契約を見直すタイミングは、他の固定費を見直す好機でもあります。複合機・電話・回線・電気はいずれも「一度契約したら見直さない固定費」の代表で、同じ資料（請求書の12か月分）を使って点検できます。 
当社のご支援でも、複合機のご相談から入って通信費まで含めて年間で数十万円下がるケースが多くあります。

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複合機のコストはどこで見直せる？

複合機のコストは本体リース料に目が行きがちですが、実は印刷ごとに課金されるカウンター料金が総額を大きく左右します。見直しの観点は次のとおりです。

項目	内容
カウンター単価	モノクロ・カラーの1枚単価が、自社の印刷量に対して割高でないか
保守の内訳	カウンター料金に含まれる保守・消耗品の範囲と、過剰なサービスがないか
印刷量の実態	実際の月間印刷枚数を把握し、契約条件と乖離していないか
契約の分離	本体リースとカウンター契約を分けて、それぞれの妥当性を評価する

 ポイントは、本体価格でなく「印刷枚数×カウンター単価＋保守」の総額で見ることです。印刷が多いほどカウンター料金が積み上がり、本体が安くても総額は高くなります。まず自社の実際の印刷量とカウンター契約内容を把握することが、削減の出発点になります。

本体価格だけを比べても、印刷実態を見なければ本当の総コストは判断できません。

中小企業はどう削減すべき？

複合機コストの削減は、実態把握と契約・運用の見直しで進めるのが効率的です。中小企業が押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
実態の把握	月間の印刷枚数（モノクロ/カラー）と現契約の単価・保守内容を整理する
単価・契約交渉	印刷量に見合った単価への見直しや、不要保守の削減を交渉する
運用の見直し	両面・集約印刷・電子化・印刷ルールでそもそもの枚数を減らす
代替の比較	ペーパーレス化やインターネットFAX等、印刷自体を減らす手段も比較する

 最大のつまずきは、本体リース料だけ比較しカウンター料金と印刷実態を見ないことです。複合機は印刷量と契約内容で総額が決まります。当社は事務コストの見直しを、実態把握から契約・運用の改善まで支援しています。印刷量と総額を起点に、契約と運用の両面で見直すことが、

確実な削減につながります。

複合機コスト削減チェック

複合機のカウンター料金とは、複合機で印刷1枚ごとに課金される、保守・消耗品込みの従量料金のことです。

複合機コストは本体リース料に目が行きがちですが、実際は印刷ごとのカウンター料金が総額を大きく左右し、印刷が多いほど積み上がるため本体が安くても総額は高くなります。

見直しはモノクロ・カラーの1枚単価が印刷量に対し割高でないか、カウンターに含まれる保守・消耗品の範囲に過剰がないか、実際の月間印刷枚数と契約条件の乖離、本体リースとカウンター契約を分けた妥当性評価で行います。

削減は、印刷実態と契約内容の把握、単価・不要保守の交渉、両面/集約/電子化による枚数削減、ペーパーレスやインターネットFAX等の代替比較で進め、本体リース料だけ比較しカウンター料金と印刷実態を見ない失敗を避け、

印刷量と総額を起点に契約と運用の両面で見直すことが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
単価	枚数に対し割高か	モノクロ/カラー単価を確認
保守	過剰がないか	含まれる範囲を精査する
実態	印刷量を把握	契約条件との乖離を見る
分離	リースと分けて評価	本体と従量を別に見る
運用	枚数を減らす	両面・電子化・代替を比較

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. カウンター料金とは何ですか？

A. 印刷1面ごとに課金される保守料金で、トナー代・定期メンテナンス・修理費が含まれます。2026年の目安はモノクロ1円台・カラー10円台ですが、印刷枚数が少ない会社ほど単価は高くなります。多くの契約では、1枚も刷らない月でも発生する基本料金が別にかかります。

Q. どこで損をしやすいですか？

A. もっとも多いのは、基本料金（最低料金）の存在に気づかないまま印刷枚数が減っているケースです。テレワークで枚数が半分になっても請求が変わらないのは、これが原因です。ほかに、リース料だけ安く見せてカウンター単価で回収される契約、本体の支払いが終わったあとに単価だけ上がるケースにもご注意ください。

Q. 削減方法は？

A. まず直近12か月の請求書から、リース料・基本料金・枚数と単価を書き写すと実質の1枚単価が出ます。次に単価と基本料金の見直しを販売店と交渉し、集約印刷とカラー既定値のモノクロ化を設定します。カウンター料金が月2万円超なら、印刷し放題プランへの入れ替えも比較してください。

Q. 注意点はありますか？

A. 比較は必ず5年総額で行ってください。月額が安く見えても、リース期間が7年なら総額は増えます。あわせてA3や両面のカウント方式、ドラム・定着ユニットなどの高額部品が保守に含まれるか、単価が税抜か税込かを見積書で確認します。なお両面印刷はカウンター料金の削減にはならない点にもご注意ください。

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