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スキャナ保存でタイムスタンプが不要になるための要件とは?

経理業務の効率化やペーパーレスの推進を目的とした電子帳簿保存法改正は、2024年1月から実施されます。

電子帳簿保存法改正によって保管コストの削減、紙・ハンコ文化からの脱却など、様々なメリットが期待できます。

今回の電子帳簿保存法改正で様々な要件が変わったこともあり、「タイムスタンプ」についても不要になったと思われている方も多いですが、不要となるための要件があります。

本記事では、電子帳簿保存法改正でスキャナ保存でタイムスタンプが不要になる要件について解説します

その前に電子帳簿保存法についての解説記事もぜひご覧ください↓

そもそもタイムスタンプとは

電子帳簿保存法改正でのタイムスタンプ要件について解説する前に、タイムスタンプの目的や基本的な仕組み、電子帳簿保存法改正について解説していきます。

タイムスタンプは電子データが原本であることを証明する技術

タイムスタンプとは、電子化したデータが原本である事実を証明するための技術です。

タイムスタンプは決められた事業者でしか発行できない仕組みになっているため、改ざんが難しいです。そのため、記録された時間で改ざんが行われていないことを証明でき、文書の信頼性を高められます。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは、時刻認証局が発行している時刻情報とハッシュ値を掛け合わせて、電子化したデータの日時を証明する仕組みです。

ハッシュ値とは、ハッシュと呼ばれているアルゴリズムを用いて生成されたデータであり、暗号的な役割を持っています。

ハッシュ値は入力されたデータを基にして作成されているため、仮に改ざんを行うと入力した当初のハッシュ値と改ざんしたデータのハッシュ値が異なる結果が出てしまいます。このような仕組みでデータの改ざんに気付くことができます。

タイムスタンプを付与までの流れ

タイムスタンプの付与は、時刻認証局(TSA)によって行われます。一般的には下記の流れで行われます。

①電子データのハッシュ値を取得する

②ハッシュ値を時刻認証局に送信する

③時刻認証局がハッシュ値に時刻情報を加えたタイムスタンプを発行する

④電子データと一緒にタイムスタンプも保管する

タイムスタンプを利用する際には手数料がかかります。しかし、タイムスタンプ付与機能がある会計システムの場合は、システム利用料の中にタイムスタンプ利用料も含まれていることが多いです。

電子帳簿保存法改正とは

電子帳簿保存法改正とは、経理業務の効率化やペーパーレスの推進を目的とした2024年1月から実施される法律です。国税関係の帳簿や企業で管理している請求書、決算書などを規定された条件を満たした上で保存・保管しなければなりません。

電子帳簿保存法改正で見込まれているメリットは以下の通りです。

・保管コストの削減

・紙・ハンコ文化からの脱却

・紙やファイルなどの事務用品のコストの削減

・倉庫、キャビネットなどの保管コストの削減

・書類、資料の検索時間の削減

・自社のセキュリティ体制の強化

このように電子帳簿保存法改正は多くのメリットがありますが、ルールを守らなければ厳しい罰則が課せられる可能性があります

下記の記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

 

 

また電子帳簿保存法では、データの改ざんや数字のごまかし等を防ぐために「真実性の確保」と「可視性の確保」が重視されています

【真実性の確保】

受領後にタイムスタンプを付与したり、訂正・削除の履歴が確認できるシステムを使用したりなど、記録内容が本物であるかを確認するための方法が求められます。

【可視性の確保】

可視性の確保とは、誰もが確認できる状態という意味です。

たとえば、データの検索機能を確保しておき目的のデータを探しやすくしておく、システムの概要書を備え付けておく、パソコンやプリンタなどの操作マニュアルを保存場所に整備しておくこと等が求められます。

 

 

(1)電子データ保存で電子帳簿保存法改正のタイムスタンプが不要になる要件

電子データ保存では、以下の4つのどれかの方法で、「真実性」を確保する必要があります。

A:タイムスタンプが付与された後の授受

B:速やかにタイムスタンプを付与する(事務処理規定が必要)

C:データの訂正、削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する

D:訂正削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

ですので、タイムスタンプを使わなくても、データの訂正、削除を行った場合に記録が残る。もしくは訂正、削除ができないシステムを利用するか、訂正・削除に関する事務処理規定を備え付ければ、タイムスタンプを使わなくても大丈夫になります。

 

(2)スキャナ保存で電子帳簿保存法改正のタイムスタンプが不要になる要件

スキャナ保存では、電子データ保存は、かなり厳しい条件になります。

具体的には、スキャンされた時刻が保存され、その時刻が変更されていない事が確認できる場合には、タイムスタンプは不要になります。

以下、スキャナ保存についての国税庁の資料です。

タイムスタンプ欄に〇がありますよね。ただ、※2がついています。※2では、「規則第2条第6項1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類にかかる記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる」とあります。

規則第2条第6項1号イ又はロに掲げる方法とは、入力までの期間を指している条文になりまして、前述の「2ヶ月と7営業日以内に入力する」という意味です。これが確認できる場合には、タイムスタンプは不要ですという意味ですね。

ところで、何を満たせば、2ヶ月と7営業日以内に入力したことが確認できる状態と言えるのでしょうか?

それは、同じく1問1答の問30に記載があります。まとめると、①いつ登録したのか何分何秒までわかるシステム ②データの正確性を担保する為、変更、削除履歴が残る、もしくは削除変更ができないシステム の2つを満たせば、タイムスタンプの付与に代えることが可能です。

まとめ

今回は、電子データ保存、スキャナ保存でそれぞれタイムスタンプが不要になるための要件について解説しました。

電子帳簿保存法改正の施行は2024年1月からですが、今の内からできる限りの準備は進めておきましょう!

 

電子帳簿保存法改正については、以下の記事でも詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください。

 

 

 

 

 


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