電子帳簿保存法改正で電子保存しなければいけなくなる書類はこれ！
電子帳簿保存法改正は、2024年1月から本格的に実施されます。もともとは2022年1月から施行される予定でしたが、2021年12月10日の『令和4年度税制改正大綱』で2年間の猶予期間を設けることを公表しました。
本格開始はまだ先とはいえ、猶予期間の間でも準備を進めておく必要があります。
本記事では、電子帳簿保存法改正で電子保存しなければいけなくなる書類について詳しく解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類(帳簿、決算書、請求書など)を、決められた条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
電子帳簿保存法の主な目的は下記のようなものがあります。
・経理業務の紙、ハンコ文化からの脱却
・事務用品(紙、ファイル等)のコスト削減
・経理のデジタルトランスフォーメーションの実現
・キャビネットや倉庫代などの保管コストの削減
・税務調査や監査の準備、対応時間の削減
・電子化することによって資料検索の時間軽減
・内部のセキュリティ強化
・働き方改革への対応
このように様々な効果が期待できますが、「経理業務の電子化・ペーパーレス化」が一番の目的です！
電子帳簿保存法の制度の内容、罰則などの詳細については下記の記事でも詳しく解説しています。
今回の電子帳簿保存法改正のポイント
今回の電子帳簿保存法改正のポイントについて解説します。
税務署への事前申請、承認が不要になる
電子帳簿等保存や書面のスキャナ保存を行うためには、運用の三か月前に税務署長への承認申請書の提出が必須でした。
今回の改正でこの事前承認制度が廃止されるため、スキャナや保存システム等を導入したら即座に電子保存が可能となります。
この申請・承認のフローがなくなったことでスピーディーに電子データの保存を行うことができるメリットがあります。
検索機能要件の緩和
今回の改正で検索機能要件の緩和も行われます。
これまでは書類によって検索の項目が異なる状態でしたが、改正後は「取引年月日」「取引先」「取引先の金額」の3項目が必須項目となります。
税務署からのダウンロード要請にすぐに応じる準備をしておけば、検索時に範囲指定や複数項目を組み合わせる手間がかかる機能が要らなくなります。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとはデータの改ざんなどの不正防止のためのものです。(もともと電子データの時刻を証明するために利用されてきました)
今回の改正によってタイムスタンプの要件も緩和されます。
ポイントは下記の3つです。
・付与期間が最長で2か月→2ヶ月と7営業日以内へ延長
・スキャニング時の自署は不要
・訂正・削除の履歴が確認できるクラウドサービスを利用する場合、タイムスタンプは不要になる
罰則の強化
不正に対してのペナルティは従来より強化されました。
不正が発覚した場合、重加算税＋10％という厳しい措置が適用されます。
今回の改正ポイントについては、下記の記事でわかりやすくまとめています。こちらも参考にしてみてください。
電子保存が義務化されたのは「電子取引の書類」
電子帳簿保存法の対象は、下記の3つになります。
・国税関係帳簿(元帳・仕訳帳・その他帳簿等)
・国税関係書類（決算書、見積もり、請求書、契約書、領収書等）
・電子取引(メール、ECサイト経由、アプリ決済等)の書類
この中で電子保存が義務化されたのは、電子取引(メール、ECサイト経由、アプリ決済等)の書類です。
たとえばAmazonなどのECサイト経由での商品購入、タクシーアプリでの決済、PayPayでの支払いなどが該当します。これらは全て紙ではなく電子データとして保存しなければなりません。
※国税関係帳簿(元帳・仕訳帳・その他帳簿等)に関しては電子データの保存が義務化されているわけではありません。会計ソフトを利用して対応している企業がほとんどのため、国税関係帳簿の電子保存はスムーズに対応できそうです。
電子保存が認められている書類
電子保存が認められている書類は、下記のようなものがあります。
【帳簿】
仕訳帳、売上・仕入帳、経費帳、固定資産台帳など
【決算書類】
損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
【証憑類】
領収書、請求書、契約書、注文書、検収書、納品書など
電子保存が認められていない書類
一方、電子保存が認められていない書類は、下記のとおりです。
・手書きの仕訳帳、総勘定元帳など
・手書きで作成した請求書の写し
・取引先から受け取った請求書など
電子保存をするメリット
書類を電子保存するメリットについて、解説します。
経理業務の効率化が可能
電子保存することによって、経理業務の効率化が可能です。
紙での保管は手間と時間がかかりますし、たとえば監査の対応の際に紙での保管だと指定された書類を探し出すのに手間がかかります。
電子保存でデータ管理を行うことで、これらの経理業務を効率的に行えます。
また領収書などを電子保存することになれば、外出先から撮影した領収書をそのまま経理担当へ送るという方法も可能になります。
データを確実に保存できる
データを確実に保存できるという点も、電子保存のメリットの一つです。
データのバックアップをきちんととっていれば、仮にデータが消えてしまった時でもすぐに復元できます。
電子保存で領収書等を管理する方が、紙での管理よりもセキュリティ的に安全だと言えます。
キャビネットや倉庫代などの保管コストの削減
電子保存を進めることによって、キャビネットや倉庫などの保管コストの削減も可能です。
紙での保管を行うとすれば、保管スペースの確保や人手が必要です。電子保存を行うことによって、保管の際にかかるコストや人件費等を削減することができます。
猶予期間にやるべきこと
電子帳簿保存法改正にスムーズに対応するために、2024年1月までの猶予期間にやるべきことを解説します。
現在の電子取引状況を確認しておく
まず自社の請求書・見積書などを混在させずに分類した状態に整理しておく必要があります。これによって対象となる取引がどの程度あるのかを確認することができます。
さらに保存方法(紙かPDFか)、保存場所がどこになっているのか、ファイル名やシステム名、月間取引数なども併せて確認しておきましょう。
データの保存場所を決めておく
データの保存場所は自社サーバー内のフォルダかシステムを選定する必要があります。
どちらにしても電子帳簿保存法での検索要件(取引年月日、取引先、取引先の金額の3項目を検索できる)を満たすために準備する必要があります。
承認フロー、業務フローを見直しておく
今回の電子帳簿保存法の改正案では保存方法の要件変更が注目されていますが、承認フローや業務フロー自体を見直さなければ、目的としている業務効率化の実現は難しくなります。
たとえば承認フローがデジタル化していなかったら、従来通り電子取引データを紙で印刷してしまい、逆に業務の手間がかかってしまいます。紙の印刷を行わずにアップロードしたデータをパソコン上で確認・承認を進めていく仕組みをつくる必要があります。
また業務フローの見直しを行う際に支払いの業務もデジタル化しておくことによって、たとえば仕訳が自動起票するといったことも可能となります。
今回の電子帳簿保存法改正のポイント、いつごろから影響が出るのか、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。
また今回解説した電子データ保存、スキャナ保存の要件を満たしているのが下記の「マネーフォワード」です。
まとめ
今回は、電子帳簿保存法改正で電子保存しなければいけなくなる書類について解説しました。
今回の改正によって電素保存しなければいけなくなる書類は、電子取引(メール、ECサイト経由、アプリ決済等)の書類です。
また電子保存が認められている書類は、下記のとおりです。
【帳簿】
仕訳帳、売上・仕入帳、経費帳、固定資産台帳など
【決算書類】
損益計算書、貸借対照表、棚卸表など
【証憑類】
領収書、請求書、契約書、注文書、検収書、納品書など
経理業務の電子化・ペーパーレス化を目的とした電子帳簿保存法改正は、2024年1月から本格的に実施されます。
本格的な開始はまだ先とはいえ、猶予期間の間でも電子帳簿保存法改正の内容を理解しておき、できる範囲で準備を進めておきましょう。
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