Googleのビジネスチャット「Spaces」を徹底解説
2021年6月にGoogleは「Google Workspace」に「Spaces」を導入する計画を発表しました。近年、Googleは他のGoogleサービスである「Google チャット」「Google Meet」「Gmail」などとの連携を強化しており、各ツールへの切り替えをよりスムーズにできるようにしています。
本記事では、Googleの「Spaces」について詳しく解説していきます。
Googleのビジネスチャット「Spaces」とは
Spacesは、従来の「チャットルーム」をより発展させた形のビジネスチャットになります。チャットルームとしての機能に加えて、ファイル連携やタスク管理などの業務も一元管理できるようになりました。
また、Spacesに名称が変更されてから、下記の機能が実装されました。
- インラインのトピック、スレッド
- Gmailからスペースを利用する
- 状態ランプの表示
- タスクの割り当て完了
- リアクション表示
- 絵文字や GIF を使ったカスタムステータス
- メッセージの固定機能
Spacesによって、チームでの共有作業やコミュニケーションがより円滑にできるようになったと言えます。
通常のグループチャットと違う点
Spacesと通常のグループチャットの違う点は下記のとおりです。
| Spaces | 通常のグループチャット | |
| 目的 | チームまたはプロジェクト単位でのコミュニケーションやコラボレーション | 複数のユーザー間でメッセージのやり取りを行う |
| やりとりのスレッド化 | トピックごとにスレッド化する | 一つのグループチャット内で、様々な話題がまとまらずに並ぶ |
| チャット可能なユーザー | いつでもユーザーを追加または削除できる | チャット開始後は他のユーザーの追加や削除はできない |
| メンバー | 退出や再参加どちらも可能 | メンバーは退出できない |
| タスクの作成と割り当て | タスクを作成して、メンバーに割り当てることができる | 可能 |
| ファイルの共有 | 可能
・チャットルームで共有しているファイルリストを表示できる |
可能
・チャットルームで共有しているファイルリストを表示できない |
| チャットをGmailへ転送 | 可能 | 不可 |
| メンバーをカレンダーに招待する | 可能 | 不可 |
| ビデオ会議と画面共有 | googlemeetと連携して利用 | ビジネスチャット内で提供 |
こうしてみると、googleカレンダーやGmailなどの他サービスとの連携が、spacesの強みですね。
Spacesを作成する方法
スペースの作成Gmail左側にあるメニューから下記の手順で行います。
①チャットの「スペースを作成」をクリックする。
②スペースの名前を入力して「作成」をクリックする。
③先ほど作成したスペースが表示されるので、「ユーザーを追加」をクリックしてメンバーを追加していきます。
また、新加入のメンバーでも過去のチャット履歴を閲覧できるようになりました！
ファイルの共有・タスク管理のやり方
ファイルの共有・タスク管理の手順は以下の通りです。
【ファイルの共有】
上の図の「ファイルを共有」をクリックすれば、スペース内でのファイルの共有が可能になります。
Google Driveに保存しているファイル以外にも、パソコンのローカルに保存しているファイルも共有可能です。
【タスク管理】
タスクを割り当てたい場合は、「タスクを割り当てる」をクリックして「タスクの入力」、「割り当て先」をそれぞれ入力していきます。
「ToDo リスト」とも連動しているため、追加した項目と同じタスクが「ToDo リスト」にも表示されます。
※右上の「ToDo リスト」で確認できます。
Spacesを利用するメリット
Spacesを利用することで下記のようなメリットを得られます。
メリット①チームのコミュニケーション活性化
チームで仕事をする上でメンバーの新たな追加や退出などは必ず起きるものです。新しいメンバーが新たにグループチャットに入った場合、過去のチャット履歴が見えなくなっているため、プロジェクトの進捗を把握するのに時間が掛かるケースがありました。
Spacesでは、新しいメンバーも過去のチャット履歴を閲覧できるため、チームの状況を即座に把握して他のメンバーと円滑にコミュニケーションをとれるでしょう。
メリット②業務の効率化・生産性アップ
Spacesは、チャットルームとしての機能に加えて、ファイル連携やタスク管理などの業務も行えるのが特徴です。複数の業務を従来よりもスピーディーに行えるため、業務の効率化や生産性アップにも繋がるでしょう。
メリット③検索機能
以前、yammerを使っているときに、欲しい情報が検索しても全然出こてなくて、ほんとに困りました。spacesは、googleのサービスですので、欲しい情報を検索するのが本当に便利です。また、spacesに移動しなくても、Gmail画面から検索し、赤枠で囲ったボタンを押せば、spaces内の検索もできますので、便利です。
情報がどんどん溜まっていくと思いますので、強力な検索機能がspacesのメリットですね。
Spacesの欠点
LINEWORKSのようなスタンプ機能がなく、絵文字になります。絵文字は比較的大きく表示されるので、chatworkよりは相手に伝わりやすいかなとは思います。
また、相手が読んだかどうかの既読判別機能はありません。
Spacesは何が便利なのか？
Spacesは単なるグループチャットでなく、情報を流さず集約する仕組みとして捉えることが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 集約 | 案件・テーマ単位で会話・ファイル・タスクをまとめ、後から追いやすい |
| 検索性 | テーマごとに整理されるため、必要な情報・経緯を探しやすい |
| 参加管理 | 関係者の入退や権限を管理でき、情報の届く範囲を制御できる |
| 基盤一体 | Workspace利用ならGmail・ドライブ・Meetと連携し、追加導入なく使える |
ポイントは、チャットの速さに『流れず残る』集約性を足せる点で、メールの形式的往復や情報分散の解消に効くことです。一方、設計なく乱立させると逆に分散します。Spaceの作り方・運用ルールを決めることが、活用の出発点になります。なお最終的には、
評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
中小企業はどう活用すべき？
Spacesは、対象と運用ルールを決めて使うと定着します。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象設計 | 案件・部署・テーマなど、どの単位でSpaceを作るかの方針を決める |
| 命名と粒度 | 命名規則と粒度を統一し、似たSpaceの乱立や情報分散を防ぐ |
| 線引き | 社内の継続連絡はSpaces、社外や正式記録はメール等、と用途を分ける |
| 運用ルール | 通知の扱い、ファイルの置き場、参加権限、棚卸しの頻度を共有する |
最大のつまずきは、ルールなくSpaceを乱立させ、結局情報が分散して使われないことです。当社は中小企業の社内コミュニケーションのIT化を、対象設計から運用ルール整備・定着まで伴走支援しています。作る単位と運用ルールを先に決めることが、定着の要点になります。
なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。
Spaces活用チェック
Google Spacesの活用とは、Google Chat内でテーマや案件単位に会話・ファイル・タスクをまとめられるSpacesの活用のことで、単なるグループチャットでなく情報を流さず集約する仕組みとして捉えることが重要です。
案件・テーマ単位で会話・ファイル・タスクをまとめ後から追いやすく、テーマごとに整理され必要な情報・経緯を探しやすく、関係者の入退や権限を管理でき情報の届く範囲を制御でき、Workspace利用ならGmail・ドライブ・Meetと連携し追加導入なく使えます。
チャットの速さに流れず残る集約性を足せメールの形式的往復や情報分散の解消に効く一方、設計なく乱立させると逆に分散します。
案件・部署・テーマなど作る単位の方針決定、命名規則と粒度の統一、社内継続連絡はSpaces・社外や正式記録はメール等の線引き、通知・ファイル置き場・権限・棚卸し頻度の共有が要点で、ルールなく乱立させ情報が分散して使われない失敗を避け、
作る単位と運用ルールを先に決めることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 集約 | 流さない | 案件単位でまとめる |
| 検索 | 追いやすさ | 経緯を探しやすく |
| 権限 | 範囲制御 | 参加者・入退を管理 |
| 線引き | 用途分け | 社外/正式はメール等 |
| 運用 | 乱立防止 | 命名・粒度を統一 |
より詳しい一次情報は公式の解説もあわせてご確認ください。
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. Spacesとは何ですか？
A. Google Chat内でテーマや案件単位に会話・ファイル・タスクをまとめられる場です。流れがちなチャットを案件ごとに整理し、後から追いやすくします。
Q. 通常のチャットと何が違いますか？
A. 1対1や一時的なやり取りと異なり、Spacesは継続するテーマ・プロジェクト単位で情報を蓄積・共有でき、参加者の入退や検索もしやすい点が違いです。
Q. 中小企業に役立ちますか？
A. 案件や部署ごとに情報を集約でき、メールの形式的往復や情報分散を減らせます。Workspace利用企業なら追加導入なく活かせ相性が良いです。
Q. 活用の注意点は？
A. 作っただけでは活用されません。Spaceの作り方・命名・通知ルールや、社外/正式記録はメール等にする線引きを決めることが定着の前提です。
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クラウドサービスは安全？Microsoft 365・Google Workspaceのセキュリティ設定チェックリスト
法人向けセキュリティ比較サイト c-compe.com の関連解説で、背景・選び方・注意点の詳細が確認できます。
まとめ
今回は、Googleのビジネスチャット「Spaces」について詳しく解説しました。
Spacesを有効に使うことによって、チームメンバーと円滑にコミュニケーションをとりながら、効率よく業務を完了させることができます。また、Google MeetやGmail、Googleドキュメントなどと連携しながら、これまで以上にマルチに業務をこなすことができるでしょう。
特に、外部の人とつながるときも、Gmailを持っている方が多いので、相手の負担になりづらいです。
また、Google workspace契約者だと、無料で使えるビジネスチャットになりますので、コスト削減にもなりますね！
Spacesは、今後も定期的に新しい機能の追加やアップデートが行われることが予想されます。従来の業務をより効率的に行えるので、ぜひ試してみてください！
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🔹勤怠・労務管理: 勤革時、楽楽勤怠、マネーフォワード
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