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freeeとマネーフォワードの経費精算、領収書スキャンを徹底比較!

経費精算アプリが必須に!

2024年1月から電子帳簿保存法の改定により、アプリで決済した領収書や請求書、メールやクラウドサービスで受け取った請求書などは、全てタイムスタンプを打つ等の電子帳簿保存法にのっとった保管が必要となります。

 

こういった電子帳簿保存法に対応したサービスを使わずに、メールで受け取った領収書や請求書を保管する場合、事務処理規定に基づいて、ファイル名に、「相手方、日付、金額」等を1つ1つつける必要があります。

小規模企業で経理担当や経営者がつけるなら、まだ何とかなると思うのですが、従業員に事務処理規定通りに保管させるのはかなり大変です。

従業員に事務処理規定通りに領収書を経費申請させる場合

1.アプリやメールで受け取った領収書、紙で受け取った領収書を1つ1つファイルに変換する。

2.1.のファイル1つ1つに事務処理規定通りに名前を変更する

3.指定のフォルダに該当ファイルを入れてもらう

4.経費の申請はエクセル等で明細を作ってもらい、処理する

例えばタクシーアプリで決済した場合、その画面キャプチャをメールで自分に送信。添付ファイルをデスクトップに移動する。そのファイル名に相手方、日付、金額を入力。それを指定のフォルダにいれてもらいます。最後に、エクセル等で経費精算の書類を作成して、申請してもらうことに。

さらに面倒なのが、法律上、紙で受け取った領収書は紙のまま保管でもいい事になっていますが、実際の経費精算で、紙の領収書とスマホアプリで決済した領収書の処理方法を分ける方法が大変だと思いますので、「スキャナ保存」をする企業が多いと思われます。

そうすると、糊で貼り付ければOKだったのが、今度は1枚1枚スキャンすることに。。。

もし、領収書を10枚スキャンして、その1つ1つに適切なファイル名を指定するとなると、相当な労力ですよね。。

ということで、今後は経費精算アプリが必須と言ってしまってもいいと思います。

 

おすすめは、freeeとマネーフォワードの2社

経費精算ソフトでシェアNO1の楽々精算というソフトがありますが、こちらは月額30000円が最低料金だそうです。

ユーザーも最低30人以上の企業での導入が多いとか。

じゃあ、もっと小さい企業はどうすればいいかというと、会計ソフトのオプションで対応するのが一番コストが抑えられていいと思います。

色々調べた結果、会計ソフトで小規模企業でも便利で、経費精算アプリとして、領収書のスキャンを行って、経費精算の手間を減らせるのは、現状freeeとマネーフォワードの2社でした。

 

経費精算アプリの領収書スキャンの精度を比較

アプリで読み取れば、自動で入力をしてくれる経費精算アプリ。いったいどの程度の精度で読み取ってくれるのかを実際に比較してみました。

比較したのは4枚の領収書です。

1枚目:印字レシート

これをスマホで読み取った結果が以下の通りです。

freee マネーフォワード
金額、日付は正しく入りました。仕分けは、基本的に入らない仕様のようですね。相手先(内容)も入りませんでした。 金額、日付は正しく入りました。ただ、仕分け(勘定科目)は、旅費交通費ではないので、ここは間違っていました。また、相手先は入りませんでした。

1枚目としては、甲乙つけがたいなと思いました。

2枚目:印字レシート

こちらはワシントンホテルで支払ったたしか、駐車場代金です。

freee マネーフォワード
日付は正しく入りましたが、金額が500円になってしまいました。経費科目は基本的には入りません。 金額は入りませんでした。また、日付は1日ずれているという結果に。ただ、仕分け(勘定科目)は、ばっちり、かつ相手先を電話番号から検索をして、入力したというコメントが画面にでて、しっかりと入力されました!

マネーフォワードのOCRで読み取った後、電話番号で検索して相手方を入れるのは非常に便利だなと感じました。日付や金額は選べばいいのですが、相手方はテキスト入力なので、これは便利ですね。ただ、1枚目のレシートのように電話番号で相手方が検索できない場合は入らないようです。

3枚目:手書き領収書

こちらはゴミ処理代金の領収書です。

freee マネーフォワード
手書き領収書は、日付が撮影した日付に。そして、他何も入りませんでした。。 こちらも日付は撮影した今日の日付が。。。そして、経費科目は旅費交通費が入ってしまいました。。

手書き領収書はどちらもほぼ何も読み取れないようですね。。

4枚目:手書き領収書

もう少し電話番号が読み取りやすい領収書はどうかなと思い、別の飲食店の領収書でチャレンジしてみました。

 

freee マネーフォワード

こちらの領収書でも、結果は変わらず。。。どうも手書きは本当に無理みたいですね。。

ということで、OCRの読込精度は、若干freeeが上な気がしますが、マネーフォワードの電話番号で相手先を入力するのもすごく便利なので、甲乙つけがたい結果になりました。

ただし・・・

マネーフォワードにだけ、仕分けのルール設定ができました。例えば、以下のように設定して、再度ワシントンホテルの領収書を読み取ってみました。

そうすると、、、

先ほどは「旅費交通費」になってしまったところが、「会議費」としてルールで決めたとおりに入力されました!

これを使えば、例えば「タクシー」と入っていたら「旅費交通費」にするとか、「交通」と入っていたら「旅費交通費」にするなど、様々なルールを設定することで大幅に入力の手間を削減できそうな気がしました。

また、マネーフォワードですが、ルールを決めなくても、前回行った仕分けから、同じ相手方の場合は、同様の仕分けがデフォルトで入っている状態になります。

(例)ローソンで購入したものを「消耗品費」で登録。 次回から、ローソンと読み取った領収書はデフォルトの仕分けが「消耗品費」になります。

そう考えると、マネーフォワードがどんどん便利になっていくのに対して、freeeは取引相手方入力機能がないのは、ちょっと残念ですね。

 

その他、経費精算アプリの機能を比較

機能 freee マネーフォワード
ファイルボックス 月10GBまで(請求書や領収書全てで消費する) 無制限
同じ領収書を登録してしまった場合のエラー通知 ×
経費承認者の指定 毎回、申請するたびに選択が必要 一度決めると、以後は指定は不要
申請を遅れたときの自動アラート ×

その他機能を見ても、正直マネーフォワードの方が良かったです。特に、電子帳簿保存法に基づいて、領収書をスキャナ保存していけば、領収書は捨てていいわけですが、きちんと破棄してくれればいいのですが、従業員側で誤って、同じ領収書を2ヶ月連続で申請する。。。なんてこともありえますよね。

freeeではそのエラー機能がありませんでした。

マネーフォワードだと以下のように通知があります。

また、交際費や会議費では、以下のようなエラー表示も。

ちなみに、この会議費、飲食費の出席者登録アラートはオフにもできました。

freeeとマネーフォワードの金額比較

実は会計ソフトは機能が豊富に追加できるようになってきています。特に経費精算やタイムカード(勤怠管理)を使うかどうかで料金が大きく変わってきます。

1人で電子帳簿保存にも対応せず、タイムカードも、経費精算も利用しない場合

この場合、freeeが最もお得でオススメです。なお、その他は弥生会計オンライン版の想定です。

3人で経費精算、タイムカードも使う場合

freee人事労務がけっこう高くですね。この場合、マネーフォワードが一番オススメです。

10人で、経費精算、タイムカードも使い、電子帳簿保存法に対応させた場合

電子帳簿保存法に対応する為には、弥生会計だけですと難しく、その他の選択肢が難しくなってきます。ここではjinjerというアプリと楽々精算を使う想定の金額でその他を作成しました。このケースでも、マネーフォワードが一番お得のようです!

 

まとめ

詳しく比較して思ったのですが、個人的にはマネーフォワードが一番いいなと思いました。今日書きませんでしたが、UIも見やすくて、従業員が迷わず使えそうだなという印象も感じました。コスト面からみてもオススメです。

もし、電子帳簿保存法対応のため、会計ソフトの切り替えを検討されるのであれば、弊社では公式価格から割引して販売をしています。また、他の勤怠ソフトも交えて、どの組み合わせが最もコストを抑えられるかのシュミレーションをお渡しさせて頂いております。もちろん、マネーフォワードもfreeeも両方取り扱っておりますので、まずはご相談下さいませ!

 

クラウド会計ソフトの導入をお考えの方は、弊社でシュミレーションをお作りして、ベストな構成のアドバイスも行っております。

お問い合わせはこちら⇒ 株式会社アーデント 03-5468-6097

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