来訪者受付システムとは？メリット・デメリットを徹底解説

近年、来訪者の応対や受付などを無人でも対応する「受付システム」を導入する企業が増加しています。

「受付システム」を導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現できますし、様々なメリットがあります。

本記事では、受付システムとはどのようなものなのか、受付システムのメリット・デメリットについて、詳しく解説していきます。

 

受付システムとは

受付システムとは、無人の状態でも受付の業務を自動にて行うシステムのことです。

従来であれば、入り口近くで来訪者の対応、案内、内線電話の取次ぎ等を社員が行っていましたが、受付システムでは、人がいない状態でもこれらの業務を自動で代行してくれます。

来訪者が来るたびに従業員が迎えに行って対応する手間がなくなるので、受付業務の効率化が可能となります。

また来客者の情報もシステムに保存されていくので、施設の入退館に関わる業務全般の作業効率化、コスト削減などの効果も期待できます。

受付システムの機能

受付システムの主な搭載機能について、解説していきます。

来客予約、受付

代表的な機能として、来客の受付、事前予約ができる機能が挙げられます。

様々なシステムのバリエーションがあり、たとえば予約が確定したらQRコードを発行し、当日そのQRコードで受付を行うものであったり、音声認識機能を用いたシステムなどがあります。

またロボットを置いて対応するもの、iPadなどの端末を置くタイプのものなど種類は豊富です。

自社の好みによって選定できますし、アプリとしてインストールするタイプの物であればコストの削減も可能となります。

入退館の記録をつける

入退館の記録を自動でつける機能を搭載している製品も多くあります。

受付が完了した時点で、来客者用の入館証を発行する機能などもあるので、施設のセキュリティ対策としても非常に有効です。

来客の通知機能

入口近くに端末やロボットを置くだけでは十分に対応ができない時もあります。

その場合に来客者を検知したら、担当者を呼び出す機能もあります。来訪者を検知したら、パソコンやスマホへ自動で通知を行い確認できる仕組みになっています。

来館者の記録・管理機能

来館者のデータを一括してまとめる機能、保存しておく機能などもあります。

そうすることで、何時に誰が来訪したのかを一元管理することができ、受付業務以外の業務でも有効に活用していくことが可能です。

受付システムのメリット

実際に受付システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、この点について詳しく解説していきます。

①来客対応を自動化することで人件費の削減が可能

メリットの1つ目は、専任の受付担当者を置く必要がなくなるため、人件費の削減が可能になる点です。

また人を配置せずに内線で対応している企業だとしても、受付システムを導入すれば、来訪者の通知を内線ではなくメールやチャットでの通知へと変更することも可能となります。その結果、内線対応による業務の効率の低下を防ぐこともできます。

②来館者の情報管理ができる

メリットの2つ目は、来館者の情報管理ができる点です。

受付システムは実際に来館した人の日付や時間、来館者の詳しい情報などを登録して保存する機能も搭載しています。

内部の管理の面でのメリットもありますが、過去に来館した人の情報を一元管理しておくことで、仮に予約ミスなどがあった場合、即座に発見できるので来館者にとってもメリットがあります。

③セキュリティ対策にもなる

メリット3つ目は、受付システムを導入することによって会社のセキュリティ対策にもなるという点です。

受付システムがある状態であれば、対面する前に来館者の情報等を入力してもらうことが可能ですし、来訪予約がない人を通さないといったこともできるようになります。

また顔認証機能を搭載していれば、事前に顔を確認したうえで、安心して対面できるようになります。

 

受付システムのデメリット

人件費の削減やセキュリティ面を高めるメリットがある受付システムですが、デメリットの部分もあります。

デメリットについて、解説していきます。

①導入費用が掛かる

デメリットの1つ目は、導入費用が掛かる点です。

システムを導入する際には、どうしても避けられない部分ではありますが、できるだけこのようなコストを抑えていきたい企業にとっては、受付システムの導入費は大きな痛手になってしまいます。

初期費用を抑える方法は、iPadに受付システムのアプリケーションをインストールして、それをインターフェイスとして使用する方法などがあります。

一番人気のRECEPTIONISTですと、月額5,000円からとなっております。

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②システムトラブルのリスクがある

デメリットの2つ目は、システムトラブルのリスクがある点です。

通信障害、受付端末の故障、悪天候による停電などによってシステム自体が機能しなくなる可能性は十分に考えられます。

万が一トラブルがあった時は、その日に出社した人が受付対応を行うなどといったルールを決めておけば、想定外のトラブルがあったとしても迅速に対応できるようになります。

③電話機に連携ができないケースがある

現在利用している電話機に連携ができず、メールやSNSでの通知しか使えないケースがあります。例えば、slackへの通知だと気づくの遅れるということであれば、お客様をお待たせしてしまうことにもなりかねません。

 

受付システムを導入する際の注意点

ここでは、実際に受付システムを導入する際の注意点について解説します。

①自社の受付対応フローとマッチしているか

まずは自社の受付対応フローについて、事前に確認しておく必要があります。

自社の受付対応のフローが複雑な場合は、臨機応変に対応するためにその都度人が対応したほうが良いときもあります。

②受付システムの設置場所を確保する

受付システムの設置場所を確保することも、導入時の注意点の一つです。

受付システムは、ロボット型、内線電話を含めたタイプの物、タブレット型など大きさは様々です。

自社の受付スペースに適したタイプの物を選ぶようにしましょう。

来訪者受付システムは何が変わる？

来訪者受付システムは「受付に人を置かない」だけでなく、取次と来訪記録の仕組みを変えます。導入で変わる点は次のとおりです。

項目	内容
受付の無人化	内線取次や呼び出しを自動化し、受付専任を置かずに来客対応ができる
取次の効率化	担当者へ直接通知が飛び、取次の手間や取り次ぎ漏れ・待たせを減らせる
記録の電子化	来訪者・日時・訪問先が自動で記録され、入退管理やセキュリティに活用できる
体験の標準化	誰が来ても同じ案内品質になり、属人的な受付対応のばらつきを抑えられる

 ポイントは、単なる省人化でなく「取次の速さ」と「来訪記録の管理」までを含めて価値を測ることです。一方で初期費用や例外対応の設計は必要です。効果と運用負荷の両面で見極めることが、導入判断の出発点になります。なお最終的には、

評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

中小企業はどう導入すべき？

受付システムは、自社の来客実態に合うかと運用設計で効果が決まります。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
来客実態の整理	来客数・時間帯・取次先・予約有無を把握し、無人化で効く場面を見極める
取次方法の確認	内線・チャット・スマホ通知など、自社の連絡手段に合う取次ができるか
連携と記録	既存のグループウェアや入退管理と連携でき、来訪記録を活用できるか
例外運用	宅配・飛び込み・複数名来訪など例外時の運用と、総額（初期＋月額）を確認する

 最大のつまずきは、機能で選び自社の来客動線や取次手段と合わず、結局人が対応し続けることです。当社は中小企業の受付・取次のIT化を、来客実態の整理から製品選定・運用設計まで伴走支援しています。来客実態と取次手段を起点に選ぶことが、定着の要点になります。

なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。

受付システム選定チェック

来訪者受付システムとは、受付を無人化し取次と来訪記録を仕組み化する来訪者受付システムのことで、単なる省人化でなく取次の速さと記録管理まで含めて価値を測ります。

内線取次や呼び出しの自動化で受付専任を置かず対応でき、担当者へ直接通知が飛び取次漏れや待たせを減らし、来訪者・日時・訪問先が自動記録され入退管理やセキュリティに活用でき、誰が来ても同じ案内品質に標準化できますが、初期費用や例外対応の設計は必要です。

来客数・時間帯・取次先・予約有無の整理で無人化が効く場面を見極め、内線・チャット・スマホ通知など自社の連絡手段に合う取次か、既存グループウェアや入退管理との連携と記録活用、宅配・飛び込み等の例外運用と総額確認が要点で、

機能で選び来客動線と合わず人が対応し続ける失敗を避け、来客実態と取次手段を起点に選ぶことが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
無人化	効く場面か	来客数・時間帯・取次先で判断
取次	連絡手段適合	内線・チャット・通知に合うか
連携	記録活用	グループウェア・入退と連携
例外	運用設計	宅配・飛び込みの扱いを決める
総額	初期＋月額	費用対効果で見極める

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. 受付システムの利点は？

A. 受付の無人化、担当者への直接通知による取次の効率化、来訪者・日時・訪問先の自動記録（電子化）が主な利点です。受付専任を置かずに対応でき、入退管理やセキュリティにも活用できます。

Q. デメリットは？

A. 初期費用がかかり、宅配・飛び込み・複数名来訪などの例外運用を設計する必要があります。来客動線や取次手段に合わないと結局人が対応し続けることになり、効果が出ない点に注意が必要です。

Q. 中小企業に向く？

A. 受付に専任を割きにくい、来客や取次が多い拠点ほど効果が出やすいです。来客が少ない場合は費用対効果が小さいこともあるため、自社の来客実態に照らして導入効果を見極めることが重要です。

Q. 選定基準は？

A. 内線・チャット・スマホ通知など自社の連絡手段に合う取次ができるか、既存グループウェアや入退管理と連携し記録を活用できるか、例外運用への対応、初期＋月額の総額で比較するのがポイントです。

関連情報・お問い合わせ

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まとめ

今回は、受付システムについて、受付システムのメリット・デメリットについて解説しました。

「受付システム」を導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現できます。

業務の効率化を図りたい、コストの削減を行いたい方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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社内の電話関連のコスト削減を考えている方には、クラウドPBXの導入もおすすめです！

クラウドPBXとは、構内に置くPBX(Private Branch eXchange：構内交換機)をクラウド化して、ネット上で通話や通信を行うことができる非常に便利なサービスです。

離れた場所でも内線で電話をつなぐこともできますし、設定自体もアプリケーションやWebブラウザで行えるためメリットが多いですが、このオプションで受付システムを提供しています。この場合、電話との連携はもちろんできますし、価格も、受付システム単独での導入よりも安くなります！

下記の記事にて詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください！

 

 

 

 

 

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以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
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