フリーアドレスの代表電話取次にはクラウドPBXが最適な理由7つ！
オフィスのフリーアドレス制とは？
フリーアドレスとは、職場で社員一人ひとりに固定した席がなく、そのときの状況に応じて、好きに席を選べるオフィス形態を言います。カフェに近い印象でしょうか。
オフィスのデスクスペースを節約できるし、毎日違うスタッフと机を並べることで、社内の多様なコミュニケーション活性化の方法として、企業での導入が進んでいます。
フリーアドレス時の代表電話取次にはクラウドPBXがベスト
メリット１ 席が離れていても、外にいても、電話がつなげられる
フリーアドレス制では、メンバーがどこにいるの、毎日席が変わるため、固定の電話では、電話の取次ぎが難しいです。クラウドPBXであれば、スマートフォンにアプリを入れる、もしくはPCソフトフォンで使いますので、座席が移動しても関係ありません。また、外出先でも同じように電話の発着信ができ、お客様の電話もそのまま取次ができますので、フリーアドレスには最適です！
メリット２ 視界にいなくても、内線ですぐに会話ができる
外線でお客様と話だけでなく、スタッフ同士の内線通話も便利です。電話帳から、該当のスタッフの名前を探し、発信すればすぐに会話が可能です。ＳＮＳではちょっと伝わりづらい話は、内線で会話ができます。もちろん、内線通話は無料です。
メリット３ プレゼンス機能で、会話ができるかどうかがすぐにわかる
フリーアドレスでは、席が離れているので、現在会話ができる状態なのか、接客中なのか、それとも食事中なのかなどが分かりづらくなります。こんな時もクラウドＰＢＸでは、プレゼンス機能がありますので、電話に出れる状態かどうかを他のメンバーに知らせることが可能です。
※プレゼンス機能はないクラウドＰＢＸもありますので、サービスによって異なります。
メリット４ 複数人での電話会議も簡単
内線通話での1対1だけでなく、複数人での会話もクラウドＰＢＸでは、可能です。電話会議が簡単に始められます。フリーアドレスでは、どうしても席が離れていますので、ちょっとしか会議でもいいですし、ちょっとした会話も複数人で簡単に通話が可能です。
※複数人での電話会議機能はないクラウドＰＢＸもありますので、導入前に確認しましょう。
メリット５ ＦＡＸもネットFAX接続で、複合機のそばにいなくても受信が確認できる
フリーアドレスでは席が自由でいいのですが、複合機から、かなり離れた場所で仕事をする日もでてきますよね。クラウドＰＢＸでは、ネットFAXを提供している場合もあり、この場合着信したFAXはメールにPDFで転送されるなど、いちいち複合機に取りに行かなくても確認ができます。
メリット６ 着信ルールで、より電話がとりやすい体制に
クラウドPBXでは、細かい着信ルールをいくつも作ることができます。営業部あての電話と代表宛ての電話を番号を複数用意して切り分けるなどが可能です。ここにフリーアドレス制で、たとえば月曜日は決まった席に座るとか、経理部のみ決まった席で、他は自由とか、フリーアドレス制のルールも絡んできますよね。
フリーアドレス制は、導入後にやっぱりこうした方がいいなど導入後のルール変更もでてきます。もちろん、部署移動もあるでしょう。
既存のビジネスホンでは、こういったルール変更ごとに設定工事費用が掛かりますが、
クラウドPBXであれば、無料で、ルールも簡単に変更できますし、他部署のコールピックアップ等ももちろん可能です。
メリット７ 法人携帯必須ではないのでコスト削減に
ドコモ等のキャリアでは携帯電話を内線化するサービスも提供しています。
こういったサービスでは、携帯電話の料金（契約によりますが、3000円くらい）＋内線化の料金（月額900円）が1台ごとにかかります。さらに、基本料も仮想PBX基本料が毎月3万円にその他オプションを考えると非常に高額になってしまいます。
クラウドPBXであれば、スマホにアプリを入れる、もしくはノートPCにソフトウェアを入れることで、電話にできるため、一人一人に法人携帯の支給が必須ではなくなります。
多くのクラウドPBXでは、アカウント当たり月額1000円程度。1台当たりの料金も安いですし、基本料も3000円～6000円程度。かなり低コストで導入が可能です。
まとめ
フリーアドレス制にするのであれば、電話は現在のビジネスホンから見直しは必須でしょう。その際にぜひクラウドPBXは検討すべきです。
弊社では現在７社のクラウドＰＢＸサービスの代理店を行っておりまして、料金や評判、機能、音質などから最適なサービスをご提案可能です。また、クラウドPBXは社内のネットワーク環境によっては、音質が劣化してしまいますが、私たちは、音質を高めるために光ファイバーや携帯についてもトータルでアドバイスさせて頂きます。
そして、電話番号が今の番号そのままに導入できるかなどもその場で回答できます！
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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