テレワークを実際導入してみてわかった３つの欠点
テレワークとは
テレワークとは、ITを活用して、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを言います。テレワークには、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3種類があります。
弊社では昨年からテレワークをテスト導入してきまして、分かったことが幾つかありましたので、シェアさせて頂ければと思います。
テレワークを導入してみてわかった欠点
コワーキングスペースだと電話がしづらい
弊社の本業の不動産業という仕事がら、比較的電話をする事が多いのですが、コワーキングスペースをいくつか使ってみたところ、し～んとしていて、電話をしづらいし、お客様の個人情報をその場で話すわけにもいかず、電話が困ったという話をスタッフからの報告で多く聞きました。対策として、もう少し人が多い、雑多な音のコワーキングスペースに切り替えることを検討中です。
これは業種にもよると思うのですが、IT関係で、基本電話は使わないなら、あまり問題にならないと思いますが、電話を多く使う仕事の場合は、コーワーキングスペースの場合、電話がしやすいかどうかをよく確認しておいた方がいいと思います。
テレワークをしているのか、外出なのか、休みなのか周りのメンバーに伝わっていない
これは、意外と盲点でした。弊社では週に1度テレワークするというスタイルで導入した為、朝からいないのは、テレワーク中なのか、直行しているのか、周りのメンバーにあまり伝わっていませんでした。カレンダーに書くというルールでは、ちょっと弱かったです。対策として、朝会社のinfoアドレスに今日テレワークしますというメールをしてもらい、全員必ず目にするところに伝達をしてもらうことで、解消したと思います。
反響をふる順番が困った
これは、前述のテレワーク中なのかどうか伝わっていない問題に関連するのですが、反響を割り振る順番として、オフィスにいないため、対応できる状態でも、社内の電話を受けたメンバーが反響を割り振ることができない事例が発生しました。この問題はいまだ解決しきれておらず、問い合わせフォームから来た反響もテレワーク中のスタッフが対応していいのかどうか分からず、困った状態が続いています。細かいルールを調整して、現在改善対応中です。
テレワークを導入して良かった点
逆に良かった点もいくつもありました。
事業継続性が高まった
ノートPCを助成金を活用して3台購入したのですが、先日弊社のルーターが壊れる自体が発生してデスクトップPCで仕事が出来なくなってしまいました。その際も、ノートPCを携帯のテザリングすることで、継続して仕事を続けることが出来ました。
台風や大雪対策になる
最近も積雪のニュースがありましたが、前日にノートPCを持って帰って、家で仕事ができる対策をしてもらったりしました。今後も、台風などが接近してきたときは、家で仕事ができるように対応できそうで、非常に心強いです。
ビデオミーティングに慣れて、お客様とのやり取りでもビデオミーティングが活用できるようになった
社内会議でビデオミーティングが増えまして、ツールに慣れてきました。今までだったら、訪問していた案件でも、ビデオミーティングをする事で、移動時間を削減できる事例が増えてきました。生産性向上につながっていると思います。
まとめ
業種にも依るとは思うのですが、テレワークをするには、意外と電話をどうするかの対策が重要だと感じました。
参考までにコチラをご覧下さい↓
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株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
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