フリーアドレスをオフィスに導入するときの注意点と解決策
最近、人気のオフィスのフリーアドレス制について、注意点と解決策を書いてみました。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、職場で社員一人ひとりに固定した席がなく、
そのときの状況に応じて、好きに席を選べるオフィス形態を言います。
カフェに近い印象でしょうか。
オフィスのデスクスペースを節約できるし、毎日違うスタッフと机を並べることで、社内の多様なコミュニケーション活性化の方法として、企業での導入が進んでいます。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレス制はいいことばかりではありません。主に以下の問題があるとされています。
１．固定化してしまう
いつも同じ席に座るようになってしまい、結局席が固定化してしまう。そのため、当初想定したいろんなスタッフ同士でのコミュニケーション活性化が起きない。
２．スタッフ同士の関係が希薄化してしまう
固定席では、同じチームメンバーの顔が毎日見えていたものが、見えなくなってしまいます。そのため、逆にコミュニケーション量が減り、関係が希薄化、ひいては孤立化して、退職してまうことも。
３．電話の取次ぎがしづらい
今、出社しているのかどうか、また電話が出れる状態かどうかも、フリーアドレスの場合難しくなります。まだ、視界にいればいいのですが、いない場合もでてくるでしょう。その場合、電話の取次ぎがかなりしづらくなります。
コミュニケーションの問題解決策
上記の問題を解決するために企業では、フリーアドレス制を導入するときには、事前にしっかりと準備をしてからスタートさせています。
例えば席が固定化してしまう問題について、コクヨでは、出社時に席を決めるくじを引くルールにしています。
「フリーアドレス席決めクジ引き／ＫＯＫＵＹＯ」
また、コミュニケーションが希薄化してしまう問題については、定期的にランチを一緒にとる制度を導入したりしている企業もあります。
代表電話取次の問題解決策
フリーアドレス制では、毎日席が変わるため、既存のビジネスホンでは電話の取次ぎが難しくなります。この場合電話の切り替えも必要になるでしょう。
こちらの記事が参考になります↓
フリーアドレスの注意点は何か？
フリーアドレスはスペース効率や交流促進が期待されますが、設計不足のまま導入すると逆に非効率になります。注意すべき点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 私物・書類管理 | 固定席がないため、私物・書類の置き場が定まらず散乱しやすい |
| 席の固定化 | 運用ルールがないと、結局いつも同じ席に座り効果が薄れる |
| 連絡・所在 | 誰がどこにいるか分かりにくく、取次・連携が滞ることがある |
| 席数設計 | 出社率を見誤ると席不足・席余りが生じる |
ポイントは、フリーアドレスは「席を減らす施策」でなく、運用設計とセットで初めて効果が出る働き方の仕組みだという点です。ロッカーやルール、所在の可視化を伴わないと、不便さだけが残り定着しません。注意点を解決策とセットで設計することが、
導入を成功させる出発点になります。焦って決めず、ここで挙げた観点を一つずつ確認・比較してから判断することが、結果的に手戻りやコストの無駄を防ぐ近道になります。
中小企業はどう解決し、定着させる？
フリーアドレスは解決策を設計して初めて機能します。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 収納の整備 | 個人ロッカー・書類の電子化で、私物・書類の置き場問題を解消する |
| 運用ルール | 席の固定化を防ぐルールや、クリアデスクの徹底を定める |
| 所在の可視化 | 在席状況やチャットで所在を共有し、取次・連携の停滞を防ぐ |
| 席数設計 | 出社率の実態に基づき、適正な席数・スペースを設計する |
最大のつまずきは、席だけ減らして収納・ルール・所在対策を設計せず、不便で元に戻ることです。フリーアドレスは仕組みと運用で成否が決まります。当社はオフィスの働き方・レイアウト設計の確認ポイントの整理を支援しています。注意点と解決策をセットで設計し、
出社実態に合わせることが、定着の要点になります。自社だけで判断が難しい場合は、専門家や第三者の視点も取り入れ、総額と要件・将来計画の両面から総合的に判断することをおすすめします。
フリーアドレスチェック
フリーアドレスの導入とは、固定席を設けず空いた席で働くフリーアドレスをオフィスに導入することのことで、スペース効率や交流促進が期待されますが設計不足のまま導入すると逆に非効率になります。
固定席がない私物・書類の散乱、ルール不在による席の固定化と効果減、所在が分かりにくい取次・連携の停滞、出社率の見誤りによる席不足・席余りが注意点で、席を減らす施策でなく運用設計とセットで初めて効果が出る働き方の仕組みです。
個人ロッカー・書類電子化による収納整備、席固定化防止やクリアデスクの運用ルール、在席状況・チャットによる所在の可視化、出社率の実態に基づく適正な席数設計が解決策で、席だけ減らし収納・ルール・所在対策を設計せず不便で元に戻る失敗を避け、
注意点と解決策をセットで設計し出社実態に合わせることが定着の要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 収納 | 散乱を防ぐ | ロッカー・書類電子化 |
| 固定化 | ルールで防ぐ | クリアデスクを徹底 |
| 所在 | 可視化 | 在席・チャットで共有 |
| 席数 | 出社率で設計 | 席不足・席余りを防ぐ |
| 定着 | 解決策とセット | 仕組みと運用で機能する |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. フリーアドレスのメリットは？
A. 固定席をなくすことで省スペース・コスト削減、部門を越えた交流の促進、座席の柔軟運用が期待できます。在宅併用で出社率が変動する働き方とも相性が良い方式です。
Q. デメリットや注意点は？
A. 席の確保しにくさ、私物・書類の置き場、コミュニケーションの分断、電話取次の不便が起こり得ます。ルールと収納・通信設計がないと『使いにくい』と不満が出ます。
Q. 解決策はありますか？
A. 個人ロッカー、ペーパーレス化、座席管理ツール、チームごとのエリア（グループアドレス）、内線のスマホ化などで多くの不便は補えます。運用ルールの整備が定着の鍵です。
Q. 中小企業に向きますか？
A. 出社率が変動する、交流を促したい、省スペース化したい企業に向きます。一方で固定的な業務や書類が多い職種は不向きな面があり、部署単位で部分導入する方法も有効です。
関連情報・お問い合わせ
まとめ
フリーアドレス制は、単なる机や座席の配置の一つではなく、働き方に大きく影響を与える手段ですので、導入時にはしっかりと準備をしてから入れるようにしていきましょう！
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。ノーコードツールを使ったExcelやAccessからの基幹システム移行によるDX実績多数。
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