テレワークのために一番ペーパーレス化されている書類は？！

ペーパーロジック株式会社が7月に実施した「ワクチン接種定着後のテレワークに対する意識調査」で、面白い結果が出ていました。

テレワークが進む、もしくは現状のままが合計で５６％。出社割合が多くなる、出社に戻る、完全に出社に戻るが合計で41.3％となりました。若干テレワークする方が優勢ですが、半々くらいなんですね。

 

現在、ペーパーレス化をしている書類を聞いたところ、1位はなんと稟議書でした！！もし、稟議書が紙ベースなら、ここはすぐ改善できるポイントですね。そして、2番目が契約書となりました。電子認証の契約を取り入れている企業が増えているということですね。最近は無料のサービスもあるようですので、検討していきたいところですね。

また、領収書、注文書、納品書等は紙の企業が多いようです。ここは現場で受発注やレシートを渡す時などに、紙になってしまうのでしょうね。

今後、QRコード決済なら、領収書もスマホに残りますし、紙を無くしていけるといいですね。

 

ちなみに、このアンケートは週に3回以上テレワークをしている人へのアンケートなんですが、他の政府が行っているアンケートよりも、テレワーク継続意向が強いように思います。週3回以上やっている人は、もうテレワークに一定程度習熟していて、問題がなくなってきているのではないかと思います。

 

弊社で実施したアンケート調査でも、テレワーク頻度が高いほど生産性が高いという結果に。

 

 

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どの書類からペーパーレス化すると効果的？

ペーパーレス化は「全部いっぺんに」進めると頓挫しがちです。効果が大きく着手しやすい書類から優先するのが定石で、テレワークで特に効くのは次の領域です。

項目	内容
契約書	電子契約で押印・郵送・保管が不要になり、在宅でも締結が完結する
請求・経費書類	電子化で郵送・保管コストを削減し、処理スピードが上がる
社内申請・稟議	ワークフロー化で承認が在宅でも止まらず、進捗が見える化する
社内回覧・通知	共有化で配布の手間と紛失リスクをなくす

 ポイントは、紙が「業務を止める箇所」になっているものから着手することです。承認・押印・郵送を伴う書類は、テレワーク下で最も処理を滞らせるため、ペーパーレス化の効果が大きく表れます。逆に量が少なく滞留しない書類は後回しでよく、

優先順位をつけて段階的に進めることが、無理なく定着させるコツになります。

中小企業はどう進め、何に注意すべき？

ペーパーレス化はツール導入だけでは定着せず、運用と法対応をセットで設計する必要があります。中小企業が押さえるべき進め方は次のとおりです。

項目	内容
優先順位づけ	効果（滞留・コスト）が大きく着手しやすい書類から段階的に進める
法対応の確認	電子帳簿保存法など、保存要件のある書類は要件を満たす運用にする
運用ルールの整備	電子化後の保存先・命名・権限・承認フローを明文化し属人化を防ぐ
取引先との調整	相手のある書類（契約・請求）は、先方の対応可否を確認し進める

 最大のつまずきは、ツールを入れても運用ルールと法対応が曖昧で、紙と電子が混在し二重管理になることです。当社は中小企業のペーパーレス化を、優先順位づけからツール選定・運用ルール整備・法対応まで伴走支援しています。一気にではなく、

効果の大きい書類から確実に進めることが定着への近道です。

ペーパーレス化チェック

書類のペーパーレス化とは、契約・請求・申請・回覧などの紙書類を電子化し、印刷・郵送・保管を不要にする取り組みのことです。

テレワークでは、承認・押印・郵送を伴う書類が最も処理を滞らせるため、契約書の電子契約化、請求・経費書類の電子化、社内申請・稟議のワークフロー化、回覧・通知の共有化など、紙が業務を止めている箇所から着手すると効果が大きく表れます。

量が少なく滞留しない書類は後回しでよく、優先順位をつけた段階的な進め方が定着のコツです。

注意点として、電子帳簿保存法など保存要件のある書類は要件を満たす運用にすること、保存先・命名・権限・承認フローを明文化して属人化を防ぐこと、相手のある書類は取引先の対応可否を確認することが必要で、

ツール導入だけでは定着せず運用と法対応をセットで設計することが要点です。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
優先	止まる書類から	承認・押印・郵送を伴うものを先に
効果	コスト・速度	郵送・保管削減と処理速度向上
法対応	保存要件を確認	電子帳簿保存法等に対応する
運用	ルールを明文化	保存先・権限・承認フローを定める
取引先	対応可否を確認	相手のある書類は調整して進める

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. どんな書類からペーパーレス化が進んでいますか？

A. 請求・契約・社内申請・帳票など、量が多く定型的な書類から進めやすい傾向です。効果が大きく運用に乗せやすい領域から着手します。

Q. ペーパーレスの効果は？

A. 印刷・郵送・保管コストと手間の削減、検索性向上、テレワーク対応、内部統制の改善が見込めます。月次処理の負担も軽くなります。

Q. 法対応は必要ですか？

A. 電子帳簿保存法など、電子保存の要件(改ざん防止・検索性)への対応が必要な書類があります。国税庁の一次情報で要件確認が前提です。

Q. 中小企業の進め方は？

A. 効果の大きい定型書類から対象を絞り、要件を満たす保存方法と運用ルール・担当を決めて段階導入します。一気でなく順次が安全です。

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