補助金や助成金の“複雑な要項”にも正確に即答。マイGPTが支援業務を変える！

中小企業の経営者や担当者にとって、大量の文書から、業務に必要な情報を正確に理解することは非常に難しくなっています。制度のたびに条件や書類の形式が変わり、誤った情報をもとに申請してしまうリスクも増えています。

事例として、
たとえばデジタル化・AI導入補助金2025(旧称：デジタル化・AI導入補助金）では、申請区分が「通常枠」「インボイス対応枠」などに細分化され、それぞれで対象経費・交付申請の流れ・交付要領が異なります。
担当者がこれらをすべて読み解き、質問に即答するのは現実的ではありません。

実際、申請支援を行う現場では次のような課題がよく聞かれます。

• 「この経費は対象になるのか、毎回確認が必要」

• 「どの資料のどこに根拠が書いてあるか探すのに時間がかかる」

• 「制度変更のたびに情報が更新され、社内共有が追いつかない」

【注意点・例外】
デジタル化・AI導入補助金や助成金の制度は毎年度更新され、同じ制度名でも条件が異なる場合があります。そのため、「前年と同じやり方で大丈夫」という判断は危険です。常に最新の交付要領や公募要領を基に確認する必要があります。

デジタル化・AI導入補助金の要項やルールが複雑で解決が難しかった

chatgptではなく、アーデントがマイGPTを制作した理由は、「正確な回答」、そして「根拠を明示できる回答」が必要だったからです。
補助金や助成金の支援では、制度の理解だけでなく、本当に正しい情報を顧客に提示する必要があります。

その際に、AIの回答をうのみにせず、どの資料のどのページにその記載があるのか確認することで、１００％正しい回答ができる体制を作りたかったからです。

一般的なChatGPTでは、「この経費は対象です」といった回答を簡単に生成できます。
しかし、その裏づけとなる公式資料・ページ番号を示すことはせず、そして本当に１００％正しいかどうか、判断できません。

弊社の補助金申請支援の現場では、「正しいこと」が何よりも重要でした。

そのためアーデントでは、まず公式ドキュメントをすべて整理し、マイGPTの知識として登録しました。
代表的な資料には以下のようなものがあります。

• デジタル化・AI導入補助金2025 ITツール登録マニュアル
• デジタル化・AI導入補助金2025 確認事項一覧
• 交付要領・公募要領・規程（通常枠／インボイス枠）

これらをGPTに「知識ファイル」として登録し、**「この資料に書かれていないことは回答しない」**という厳密なルールをプロンプトで設定しました。

実際に使用したプロンプト例

 

• 知識で提出した資料からわかることのみで回答してください。
• 資料にないことは、資料にないからわからないと回答してください。
• 回答時には、その回答に至った根拠が記述されている該当する資料とそのページ（ファイル内記載のページ数）、その部分の章タイトル、記載箇所をすべて回答してください。あわせて、該当資料のリンクも回答してください。
• このルールを設定することで、マイGPTは「確証がある回答のみを出す」モードで動作します。
  さらに、登録された公式資料の中から根拠を自動で抽出し、回答の最後に資料名・ページ・章タイトル・リンクを明示します。

上記のようなプロンプトを設定することで、

毎回回答は、資料の中の情報からだけ行うことに成功。そして、根拠となるページや資料のリンクも一緒に回答してくれることに。

また、資料にない場合は以下のような回答が来ます。

「該当資料内にその記載はありません。資料にないため、判断できません。」

この一文があることで、誤った推測や曖昧な案内を完全に排除できます。

 

マイGPT導入の効果：制度対応のスピードと正確性が飛躍的に向上

従来は、制度要項や交付要領を1つの質問につき数十ページ確認する必要があり、
「どの資料に書かれていたか」を探すのに1回答あたり平均15〜20分かかっていました。

マイGPT導入後は、質問を投げるだけで**数秒以内に「正確な回答＋出典リンク」**を返すことができるようになり、
社内スタッフが同じ回答を再現できるようになり、

補助金・助成金対応にかかる確認時間を約70％削減できました。
さらに、回答内容の根拠が即時に提示されるため、社内外からの信頼性も大幅に向上しました。

マイGPT×補助金支援は何に効くか？

専門知識を埋め込んだ業務専用ボットを、要項の都度参照なしに即応できる体制を作れる点が本質です。観点は次のとおりです。

項目	内容
専門化	公募要領・対象要件を学習させた指示文
参考資料	過去申請書・FAQをGPTに参照
再利用	作成済みGPTを社内・支援先で共有
限界	機密情報の取扱いに注意

 ポイントは、AI機能の多さでなく『支援ノウハウをAIに乗せて再現する』のが本質という点です。機密情報の取扱いには注意が必要です。対象業務と情報範囲を起点に整えることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、

無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。

短期間の効果検証と中期での運用見直しを併走させることで、投資判断と現場運用の両面で納得感のある成果につながりやすくなります。

支援事業者はどう活用すべきか？

活用は、対象業務と情報範囲を整えて段階で進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。

項目	内容
対象選定	要項Q&A/書類チェック等の対象業務
資料整理	参照させる資料の整理と機密度判定
ガイドライン	機密情報の取扱いルール整備
教育	作成・利用・改善の継続的な運用

 最大のつまずきは、機密情報の取扱いルールが整わず情報漏洩が起きることです。当社はAI活用と運用設計を伴走支援しています。対象選定とガイドラインを一体で整えることが、定着の要点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、

無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。

短期間の効果検証と中期での運用見直しを併走させることで、投資判断と現場運用の両面で納得感のある成果につながりやすくなります。

マイGPT×補助金支援

マイGPT×補助金支援とは、マイGPTで補助金支援は公募要領や対象要件をGPTに学ばせることで補助金の複雑な要項にも即時に正確な回答ができるAIアシスタントを構築でき、支援業務の品質と速度を高められます。

専門知識を埋め込んだ業務専用ボットを要項の都度参照なしに即応できる体制を作れる本質があり、公募要領・対象要件を学習させた指示文の専門化、過去申請書・FAQをGPTに参照、作成済みGPTを社内・支援先で共有の再利用、機密情報の取扱いに注意の限界が観点です。

AI機能の多さでなく支援ノウハウをAIに乗せて再現することが本質で、機密情報の取扱いには注意が必要です。

要項Q&A/書類チェック等の対象業務選定、参照させる資料の整理と機密度判定、機密情報の取扱いルール整備、作成・利用・改善の継続的な運用が要点で、機密情報の取扱いルールが整わず情報漏洩が起きる失敗を避け、対象選定とガイドラインを一体で整えることが要点となります。

 以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。

項目	ポイント	解説
対象	要項Q&A	チェック
資料	参照	機密度
ガイドライン	漏洩防止	ルール
運用	改善	継続
最新	公式確認	モデル更新

この記事のよくある質問（FAQ）

本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。

Q. マイGPTで補助金支援をどう変えられますか？

A. 公募要領や対象要件をGPTに学ばせることで、補助金の複雑な要項にも即時に正確な回答ができるAIアシスタントを構築でき、支援業務の品質と速度を組織として大幅に高められます。

Q. どんな活用事例がありますか？

A. 公募要領Q&A応答、対象要件チェック、必要書類のリストアップ、過去質問の集約、申請文章のドラフト作成、提出前のチェックリスト生成など、支援業務の幅広いシーンで活用できます。

Q. 中小企業や支援事業者に向きますか？

A. 補助金申請支援を扱う事業者やそのバックオフィスに特に向きます。属人化しがちなノウハウをGPTに集約することで、組織として支援品質を底上げできる現実的な選択肢になります。

Q. 最新の対応機能はどう確認しますか？

A. ChatGPTのモデル・GPTs機能は継続的に更新されるため、必ずOpenAI公式の最新情報で対応機能と利用条件を確認することが重要となります。

関連情報・お問い合わせ

お問合せはこちら➡

 

AI研修で、上記のようなマイGPTを作って、業務改善DXを行いませんか？

弊社では、AI活用の活用研修も行っております。 上記のような、chatGPT、Gemini、Claudeを使っての業務改善を行うのであれば、以下の研修をご検討ください。 人材開発助成金で研修費用の75％を削減できます！

生成AI研修➡