クラウドPBXとMicrosoft Teamsを連携させるメリットとは？

働き方が多様化する現代において、業務効率化を図るには固定電話だけではなく、チャットやWeb会議などのツールも重要です。

クラウドPBXとMicrosoftTeamsを連携させることで、従来の電話機能の強みを生かしつつ、現代の働き方に合った柔軟なコミュニケーション環境を構築できるでしょう。

今回は、クラウドPBXとMicrosoftTeamsを連携させるメリットについて解説します。それぞれの機能やメリット・デメリットも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXの基礎知識

クラウドPBXは、手軽に導入できる低コストと柔軟性から、多くの企業で利用が拡大しています。

クラウドPBXの基本的な仕組みや、機能、メリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット回線を通じて電話サービスを提供するシステムです。固定電話と異なり、インターネット経由で機能するため、オフィス内に物理的機器を設置する必要がありません。

たとえば、固定電話では、オフィスに電話回線を引き、主装置に複数の電話機を接続して内線や外線を共有していました。一方、クラウドPBXでは、インターネットを通じて複数の電話機を接続できます。

そのため、営業先や別のオフィス、社員の自宅でも、スマートフォンやタブレット、パソコンから会社の電話番号を使って発着信ができます。初期コストや納品までの手間が省けるだけでなく、ビジネスの通信効率を向上させ、コミュニケーションの円滑化を図れるでしょう。

主な機能

上述で説明したとおり、クラウドPBXは、社内外の電話回線を接続し、外部との通話や社内の内線通話などの電話機能を利用できます。

そんなクラウドPBXには、基本的な電話機能に加えて、多彩な機能が搭載されています。基本的な機能として、共通電話帳や保留機能、音声ガイダンス、留守番電話機能、通話録音機能、CTI（顧客情報表示）機能、IVR（自動音声応答）機能などが搭載されています。

ほかにも、クラウドPBXならではの便利な機能として、クラウドFAX、クラウド勤怠管理、チャット機能、グループウェア機能、タブレット受付システム、構内放送（ページング）などのサービスが利用できるケースもあります。

利用するメリット

クラウドPBXは、コスト効率性や柔軟性、拡張性、追加機能の利用など、多くのメリットがあります。

1番のメリットは、インターネットを介して提供されるため、物理的な電話機や設備の設置が不要であり、導入コストを抑えられる点です。また、内線通話料の無料化により、拠点間や出張先からの通話費用が削減され、コミュニケーションコストの削減も可能です。

物理的な機器が不要なため、資産管理の手間が省け、老朽化対策やメンテナンスの負担が軽減されます。スマートフォンやパソコンを使って、いつでもどこからでも会社の電話対応ができ、顧客とのコミュニケーションが迅速かつスムーズに行えるでしょう。

さらに、ソフトウエアベースのクラウドPBXは、サードパーティサービスとの連携が容易であり、さまざまなサービスと統合して効率的なコミュニケーションを実現できます。ユーザー数の柔軟な増減でき、スタートアップ企業や小規模な企業でも利用しやすいでしょう。

これらのメリットにより、クラウドPBXの導入は企業のコミュニケーションや業務効率化に大きく貢献します。

利用するデメリット

多岐にわたるメリットがあるクラウドPBXですが、いくつかのデメリットや課題も存在します。

具体的には、音質の低下や緊急通報への発信ができない点が挙げられます。IP-PBXなどのオンプレミス型システムと比較して、クラウドPBXはインターネット接続を介して通信するため、利用場所や通信状況によっては音質が低下する可能性があるのです。インターネット接続が不安定な場合や、通信環境が悪い場合には通話品質が低下しやすくなるでしょう。

もうひとつの課題は緊急通報への発信ができない点です。クラウドPBXがインターネット回線を利用しているため、警察や消防などの緊急通報への発信ができません。そのため、緊急時には通常のスマートフォンのキャリア回線を利用する必要があります。

Microsoft Teamsの基礎知識

MicrosoftTeamsは、チャットやビデオ会議などスムーズなコミュニケーションを実現するツールです。

MicrosoftTeamsの基本的な仕組みや、機能、メリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールです。2017年 の提供開始以来、多くの企業で活用されており、アップデートを重ねながら業務効率化のためのワークスペースとして進化し続けています。たとえば、営業チームやプロジェクトチームが同じ場所で作業するかのように、オンライン上でチャットやビデオ会議を通じてスムーズなコミュニケーションを実現します。

また、学校のオンライン授業や異なる言語を話す参加者がいるセミナーなど、多岐にわたる状況で活用されています。なかでも、無料ながら充実した機能が提供されている点が特徴です。多彩な機能を活用して、スムーズなコミュニケーションを実現できるため、さまざまな用途で幅広く利用されています。

Microsoft365にTeamsは付属していますので、

Microsoft365については以下の記事を御覧ください↓

 

主な機能

MicrosoftTeamsは、チャットからWeb会議、通話、ファイル共有、カレンダー統合、タスク管理など幅広い機能を提供しています。

たとえば、ビデオ会議では、最大1,000人 が同時接続できるため、顔を見ながらのコミュニケーションもリアルに行えます。小規模でのグループミーティングにも対応しており、WindowsやMac、Android、iOSのどんなデバイスからでも利用できる利便性の高さが特徴です。

また、チャット機能も優れており、文字によるやり取りやログの保存が可能です。特筆すべきは、チーム内で参照したいファイルを共有するだけでなく、MicrosoftTeamsの画面上からWordやExcelなどのアプリを開いてチームメンバーで同じ画面を見ながら、リアルタイムで共同編集ができます。これにより、チーム全体が効率的に作業を進められます。

利用するメリット

MicrosoftTeamsを利用することで、チーム全体が同じプラットフォーム上でコミュニケーションを取れ、情報の共有や意思決定が迅速化します。

最大のメリットとして、Microsoft365はもちろんのこと、他社製のプロジェクト管理ツールや営業支援ツールなどとも連携可能な点が挙げられます。WordやExcelファイルを打ち合わせ中に共同編集したり、チャットでやり取りしたファイルを自動的にOneDriveに保存ができるのです。

ほかにも、Outlookとの連携により、スケジュール管理やリソース確認も容易です。さらに、チャットやビデオ会議、ファイルの共有・共同編集など、リモートワークに必要な機能が一元化されています。リモートワーク導入の際のコストや手間を抑えられるだけでなく、ほかのMicrosoft製品との統合性も高いため、業務効率化に貢献するでしょう。

利用するデメリット

MicrosoftTeamsは機能が豊富なため、業務効率化に大きく貢献しますが、その一方でいくつかの課題も抱えています。

まず、機能が多すぎて使いこなすのに時間がかかるという点が挙げられます。とくに、チャネルの作成や各アプリケーションの連携が分かりづらく、直感的な操作が難しいため、初心者は戸惑うケースも少なくありません。

コミュニケーションツールは、年齢や職種に関係なく使いやすいツールであることが求められます。一人でも使いづらいと感じるユーザーがいると、情報共有が滞るリスクがあるので注意が必要です。

また、Microsoft製品との連携は抜群ですが、ほかの外部アプリケーションとの連携には課題が残ります。タスク管理やメールなどを別のソフトで行いたい場合は、ほかのチャットツールを検討する必要があるでしょう。

企業における固定電話の課題

音声コミュニケーションは主に社内と社外の大きく2つに分けられます。

社内では、特定の相手との連絡が明確な場合は、スマートフォンを利用することが一般的です。一方で、社外では、相手が不明確な場合やカスタマーサポートやコールセンター、新規の問い合わせなどの場面では、固定電話が必要です。

現在でも重要な役割を果たしている固定電話ですが、電話応対のストレスや伝言のミスなどの課題も浮き彫りになっています。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

テレワークに対応できない

固定電話の利用は依然として高い需要がありますが、リモートワークやテレワークの普及により非効率な側面も見られるようになりました。なぜなら固定電話は、オフィス内の電話回線に依存しており、基本的にオフィス内での使用に限定されるからです。

たとえば、テレワーク導入済みの企業でも、電話対応のために出社が必要だったり、固定電話の転送設定があっても特定の担当者への負荷が集中していたりなどが挙げられます。外出先や自宅からの通話ができないため、柔軟な働き方が難しくなるでしょう。

この課題は、必要に迫られ、ツールやルールが整備されないまま、テレワークに移行したがゆえの計画の不備が非効率の一因となっています。

通話料金を社員が自己負担する

多くの企業では、営業や外回りの多い社員には業務用の携帯電話を提供しています。しかし、全社員に対して同様の携帯電話を提供する企業はまれです。

実際に、リモートワークへの移行が進み携帯電話の利用率が69％に達している状況でも、企業の貸与率は約3割となっています。残り7割は従業員の個人端末を利用してリモートワークに対応しているのが現状です。

そのため、全社的にテレワークを推進すると、個人の携帯電話やスマートフォンを業務に利用するケースが増え、通話料金などの負担が生じる可能性があります。とくに、外部からの通話が多い場合、高額な通話料金が発生する可能性があり、社員の経済負担が増加します。

電話対応に抵抗がある

多くの人が、知らない番号からの着信に対して消極的な感情を抱いています。2021年6月に全世界ダウンロード数が9,000万件を突破したWhoscallの調査によると、知らない番号からの着信について42.8%の人が絶対に出ないと答え、34.1%がたまに出ると回答しました。

しかし、ビジネスの現場では名刺交換によって、自分の電話番号が相手に渡されます。名刺交換した相手からの電話がかかってきた場合、登録していないために発信者を把握できないケースも少なくありません。

また、相手が名刺をほかの人に渡している場合もあり、直接かかってくる電話番号を事前に把握するのは容易ではないでしょう。そのため、テレワークにおける電話コミュニケーションの円滑さに影響を与える要因のひとつとして、知らない番号からの着信への抵抗が挙げられます。

クラウドPBXとTeamsを連携させるメリット

Teamsは、コミュニケーションだけでなく、ファイルの共有やタスク管理など、業務全体をサポートする機能も備えています。クラウドPBXとの連携により、多様な機能と電話機能を一元管理できるため、従来よりも効率的な業務が可能です。

クラウドPBXとTeamsを連携させるメリットを詳しく見ていきましょう。

コストを削減できる

クラウドPBXとTeamsを連携させると、Teamsをインストールしているスマートフォンを内線として使えるようになります。外線通話にかかる費用を軽減できるだけでなく、長期的には固定電話の台数を減らせるでしょう。

そのため、固定電話の設置や維持にかかる費用も削減可能です。

リモートワークに対応できる

クラウドPBXとTeamsの連携により、リモートワーク環境にも柔軟に対応できます。社員はTeamsを通じてクラウドPBXに接続し、オフィス内と同様の通話機能を利用できるのです。そのため、外出先や自宅からも社内外との通話が可能になります。

従来の電話機に依存せずにビジネス電話を行えるため、コスト削減だけでなく、柔軟な働き方やリモートワークにもスムーズに対応できるでしょう。

業務のやり取りがスムーズになる

Teams上でのチャットやビデオ通話、ファイル共有などのコミュニケーション機能と、クラウドPBXの通話機能を一元化することで、社内外とのコミュニケーションがよりスムーズになります。オフィスにいる場合と同様の電話機能を利用でき、電話受付時の取り次ぎスピードが向上します。そのため、顧客の問題解決や情報提供にかかる待ち時間が短縮され、顧客満足度が向上するでしょう。

また、Teamsでは電話とチャットを同じツール上で使い分けが可能です。部門や組織の枠を越えて効率的な情報共有や意思疎通が可能となり、チーム全体の連携が強化され、顧客への迅速な対応が実現します。

連携したクラウドPBXとTeamsの活用方法

日本ではチームでの働き方が主流であり、電話も個人の携帯電話宛てではなく、部署や部門にかかってくることが一般的です。しかし、最近ではリモートワークが進み電話コミュニケーションについても変化に対応する必要があります。

TeamsとPBXの連携は、チャットから直接内線につなげたり、リモートでもオフィスのようなコミュニケーションが可能です。具体的には、直接内線に接続できるため、連絡先が不明な場合でもTeams内の連絡先から通話でき、連絡先確認などの手間も省けます。

連携させることで、Teamsで受けた内線を担当者に素早く転送できるほか、Teamsから自社の電話番号を使用して電話をかけることも可能です。そのため、場所を問わず個々のコミュニケーションをスムーズに行えるでしょう。

まとめ

「MicrosoftTeams+クラウドPBX連携」は、顧客とのコミュニケーションを円滑にし、社員の負担を軽減できるため、昨今、多くの企業が導入しています。

MicrosoftTeamsにクラウドPBXを連携することで、オンライン上でチャットやビデオ会議だけでなく、電話も可能になります。そのため、どこにいてもオフィスのような通信環境を手に入れられるでしょう。

しかし、クラウドPBXを長く使うためには、自社に合った製品を選ぶことが重要です。費用対効果やカスタマイズ性、通話の品質などを考慮し、自社が求める基準を明確にして選択しましょう。

株式会社アーデントでは、複数のクラウドPBXサービスを取り扱っており、料金や機能など、お客様一人ひとりに最適なサービスを提案します。また、ネットワーク環境によって音質が損なわれる問題や通信費削減についても、トータルでサポートいたします。

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