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レンタルオフィスでの開業に向いている業種は?費用や手続きも解説

レンタルオフィスで開業するときに押さえておきたいポイントは、開業する業種がレンタルオフィスに適しているかどうかという点です。

この記事では、レンタルオフィスの開業に向いている業種を紹介し、業種別のメリット・デメリットを比較しています。レンタルオフィスの契約にかかる費用や手続きについても触れているので、開業準備の参考にしてください。

レンタルオフィスでの開業に向いている業種

起業にはオフィスが必要となりますが、オフィスには賃貸オフィスやレンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスといった形態があります。まずは、レンタルオフィスに適した業種について解説します。

レンタルオフィスがおすすめな業種の一例として挙げられるのは、税理士や弁護士などの士業、不動産業、人材派遣業です。これらの業種は法令にもとづいてオフィスに一定の要件が求められるため、実体がなく住所だけ借りるバーチャルオフィスでの開業は不可となります。

その一方で、レンタルオフィスは事務所として個別のスペースを借りられるので、求められる要件を満たして問題なく開業できます。また、レンタルオフィスは、営業を主体とする業種にも向いているでしょう。

広告代理店やメーカーなどの業種で、営業活動で外出する時間が多くオフィスに滞在する時間が短い場合、オフィスのランニングコストはできるだけ低く抑えたいものです。レンタルオフィスは利用する人数に応じて事務所の規模を選べるため、一般的な賃貸事務所と比べて低コストで借りられます。

そのほかに、ソフトウェア開発をおこなうIT関連業も、レンタルオフィスでの開業に適しています。仕事で使用する機器が大量の電力を消費するため、十分な電気容量とネットワーク環境が用意されているレンタルオフィスの利用がおすすめです。

レンタルオフィスでの開業に向いていない業種

レンタルオフィスに向いている業種がある一方で、レンタルオフィスでの開業に適さない業種もあります。ひとつの例が、商品を対面で多くの来店客に販売する小売業です。

在庫の置き場所や陳列のために広いスペースを必要としますが、レンタルオフィスで借りられるのは限られた個別のスペースのため、小売業には向いていません。ただし、ネットショップなどの販売形態で、在庫を保管するための倉庫を別で契約するのであれば、レンタルオフィスを事務作業専用のスペースとして借りてもよいでしょう。

また、製品を作るのに大きな機器を必要とする製造業や、大量の在庫を抱えなければならない倉庫業も、レンタルオフィスには適していません。

レンタルオフィスで開業するメリット・デメリット

つづいては、レンタルオフィスでの開業に向いている業種別に、そのメリットとデメリットを解説します。士業や不動産業、人材派遣業で起業を考えている人は、ぜひ参考にしてください。

士業の場合

税理士や弁護士、行政書士、司法書士、公認会計士など末尾に「士」のつく士業で開業する場合、法令などで求められる条件をクリアしたオフィスを確保しなければなりません。士業の開業にレンタルオフィスを活用するメリット・デメリットを確認していきましょう。

メリット

弁護士は弁護士法により、所属する弁護士会の地域内にある事務所で執務をおこなう ように定められています。同様に、行政書士は行政書士法、税理士は税理士法に従い、業務をおこなうための事務所を設けなければなりません 。

自宅でも開業は可能ですが、士業と呼ばれる業種には個人情報やプライバシー保護に関して厳しい守秘義務が課されているため、セキュリティ対策が強固なレンタルオフィスが安心です。自宅に比べて、設備の整ったレンタルオフィスのほうが、クライアントからの信頼度が高くなるでしょう。

士業は、開業するオフィスの立地も重要なポイントになります。士業は顧客や取引先からの信用が第一の業種であり、オフィスを構える場所はどこでもよいというわけではありません。ステータスの高いビジネスエリアや公官庁に近い立地など、社会的な信用の高い場所にオフィスを登記することで、顧客の安心感につながります。

また、駅の近くで顧客が訪問しやすい場所にオフィスがあることも大切です。レンタルオフィスは交通アクセスがよい場所に建てられているケースが多く、駅から近いレンタルオフィスを拠点にすることで集客につながるでしょう。

賃貸事務所の場合は、開業するにあたって内装工事や設備に数十万円から数百万円の初期費用が必要になることもありますが、レンタルオフィスは設備がすでに用意された状態で入居できます。高額な初期費用をかけずに、ステータスの高い立地の事務所を構えられるのが、レンタルオフィスのメリットです。

レンタルオフィスは契約が済めば内装工事なしですぐ利用できるため、開業準備の期間を短縮できるという利点もあります。

デメリット

士業がレンタルオフィスを利用する場合、情報漏れを防ぐために、セキュリティ面に配慮しなければならないというデメリットがあります。建物の出入り口に受付スタッフが常駐しているレンタルオフィスは、防犯面の安心感がありますが、受付スタッフを配置していないレンタルオフィスもあるので注意してください。

レンタルオフィスで借りた専用の個室が狭く、来客対応に共用の応接室や会議室を使用するケースでは、話している内容を他人に聞かれないようにしなければなりません。共用のワークスペースでパソコンなどを使って作業するときも、他人に画面をのぞかれないように配慮する必要があります。

また、レンタルオフィスは賃貸事務所に比べて初期費用を低く抑えられますが、契約内容によってはランニングコストが大きくなるのがデメリットです。レンタルオフィスの個室を借りるだけなら費用負担は少なく済みますが、電話対応や郵便物受取、事務サポートなどのオプションは別料金になっているケースが多いです。

オプションをつけることで事務作業の負担を減らせる一方、月々かかる費用は増えるため、場合によっては賃貸事務所を契約するよりもレンタルオフィスの方が費用負担が重くなるでしょう。

不動産業の場合

不動産業も、レンタルオフィスの利用が向いている業種のひとつです。ここでは、不動産業がレンタルオフィスで開業するメリット・デメリットについて見ていきましょう。

メリット

賃貸事務所の場合は、ビルの一室を借りてオフィスを構えますが、レンタルオフィスはそれよりも小さい区画を借りて個室として利用するイメージです。外回りの仕事が多くオフィスに滞在する時間が少ない不動産業は、個室が狭くても業務に大きな支障は出ないため、レンタルオフィスを利用することにより、少ない費用で開業できるメリットがあります。

レンタルオフィスには仕事に必要な設備が整えられているため、オフィスデスクやコピー機、プリンター、インターネット回線の契約などの費用はかかりません。さらに、事務サポートや電話代行、郵便物管理を任せられるレンタルオフィスを選べば、事務スタッフを雇う必要がなくなり、人件費の削減につながります。

また、電車を主な移動手段としている不動産業者の場合、駅近くのレンタルオフィスを拠点として営業活動ができるので、移動の効率がよくなるでしょう。

デメリット

不動産業を開業する場合、宅建業を営む事務所に求められる厳しい条件 をクリアしなければなりません。レンタルオフィスは通常のオフィスとは違って、不動産業に必要な条件が揃っていないケースも多いです。要件を満たしたレンタルオフィスを探さなければならない点が、不動産業にとってのデメリットでしょう。

不動産業の事務所は、他社との独立性が確保されていなければなりません。自社専用の出入り口が必要で、ビルの入り口から他社のスペースを通過せずに、社員や来客が自社スペースまでたどり着けるようにします。ただし、共有部の通路をとおるのは問題ありません。

それに加えて、自社の独立性を確保するために、自社と他社スペースの間は壁もしくは高さ180cm以上の固定パーテーションで仕切られていなければなりません。そのため、オープンスペースを数社が利用しているシェアオフィスは、不動産業の事務所としては不可になります。

また、自社スペースは24時間365日をとおして自社専用で使える契約であることが求められるため、借りた個室を別の時間帯に他社が使ったり、営業可能な日時が限られたりしているレンタルオフィスの場合は、不動産事務所として認められません。

不動産業は短期間で移転せず、長期にわたって一か所に定着していることが要件なので、契約期間が短いレンタルオフィスは条件を満たしません。レンタルオフィスには1か月単位で契約更新するケースもあるため、1年以上など長期でのレンタルに対応しているレンタルオフィスかどうか、契約前に確認しましょう。

事務所スペースにも条件が課されています。不動産業のオフィスは「社会通念上、事務所として認識できる程度の形態」を備えている必要があり、代表者・宅地建物取引士がそれぞれ執務をおこなうスペースと、来客対応のためのスペースを整えなくてはなりません。

各スペースにデスクや必要な設備を置き、なおかつ動線も確保しなければならないので、借りる個室スペースは狭くなりすぎないように気をつけましょう。各スペースに固定電話の設置も求められます。

人材紹介業の場合

人材紹介業や有料職業紹介業は、従来であればレンタルオフィスなどの狭い区画での開業ができない業種でした。しかし、2017年におこなわれた職業安定法の改正により、現在はレンタルオフィスを利用した開業事例が多くなっています。

メリット

人材紹介業を開業するには、これまで広さ20平方メートル以上の事務所が要件とされていました。2017年に法改正があり「事務所の広さは20平方メートル以上」という条件が撤廃 されたため、規模の小さいレンタルオフィスの区画でも人材紹介業を開業可能になりました。

これまでは、面積の広い賃貸事務所を借りるために多額の初期費用をかけなければなりませんでしたが、法改正後は初期費用の少ないレンタルオフィスで開業できるようになり、費用負担を抑えられます。

レンタルオフィスは低コストで、契約から開業までの期間も短く済むため、スピーディな開業を実現できるというメリットがあるでしょう。

デメリット

レンタルオフィスを人材紹介業の事務所として利用すること自体は問題ありませんが、有料職業紹介業の要件を満たしたレンタルオフィスでなければ事務所として認められません。条件に当てはまるレンタルオフィスを探す手間がかかるという点は、デメリットになります。

人材紹介業を開業する事務所の具体的な要件について確認していきましょう。まず、事務所の所在地は、風俗営業が密集しているなど事業にふさわしくない場所は不可とされています。

つぎに、求職者のプライバシーを守るのに適した構造になっていることが求められます。人材派遣業は、プライバシー保護のため、個室もしくはパーテーションで区切られた空間で求職者の対応をしなければなりません。

求職者同士が同室にならないように、予約制または会議室などの貸部屋を使用した対面での面談でも可能とされています。このような対策を講じずに人材紹介業の運営をおこなった場合、許可を取り消されてしまう可能性があるので注意してください。

また、個人情報保護が重要な業種であるため、求職者から預かった履歴書や職務経歴書を安全に保管できる鍵つきのキャビネットがあることに加えて、執務スペースのドアにも鍵をかけられる状態が望ましいでしょう。

レンタルオフィスでの開業時にあるとよいもの

レンタルオフィスには開業に必要な設備がすでに用意されていますが、レンタルオフィスで固定電話番号を利用するなら、クラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXは、電話交換機をオフィス内に設置する代わりに、インターネット上に電話交換機の機能が配置されるサービスです。

従来は、オフィスで固定電話を使うために電話交換機の設置や電話回線の工事が必要でしたが、クラウドPBXはインターネット環境を使用するため、電話交換機の設置や工事が不要です。

クラウドPBXではスマートフォンを電話機として使えるので、固定電話用の電話機を購入する必要もありません。保留や転送、内線など基本的な電話の機能はすべて揃っています。

アプリをインストールして使うタイプのクラウドPBXは、導入の初期費用として1万円から5万円ほどの料金が発生しますが、電話交換機や電話回線の工事に数十万円かかる従来型の固定電話と比べて、初期費用を大幅に削減できます。

レンタルオフィスでの開業に必要な費用

開業には、まとまった金額の費用が発生します。参考として具体的な数字をあげると「2020年度新規開業実態調査」では、開業に500万円から1000万円かかった事例が27.3%、500万円未満の事例が43.7%という結果でした。

その内訳には、賃貸事務所の敷金・礼金・保証料と、リフォーム費用。デスク、チェア、パソコン、プリンター、インターネット回線などの設備や備品にかかる費用が含まれます。とくに賃貸事務所は敷金・礼金は高めが設定されているケースが多く、敷金と礼金を合わせて賃料の半年から1年分ほど用意しなければならないので、大きな負担になります。

しかし、レンタルオフィスは敷金や礼金が不要な場合や、賃貸事務所よりも低い設定額になっていることが多く、設備や備品はすでに整っているので少ない資金でも開業可能です。

レンタルオフィスで開業する際の手続きの内容

レンタルオフィスで開業するときは、どのような流れで手続きを進めていけばよいのでしょうか。ここでは、レンタルオフィスの契約から開業までの手続きのポイントについて解説します。

レンタルオフィスとの契約

契約したいレンタルオフィスが決まったら、入居の申し込みをしましょう。法人としてレンタルオフィスを契約する際のおもな必要書類には「法人登記簿謄本」「印鑑証明書」「代表者の写真つき身分証明書」があります。

契約するレンタルオフィスによっては、そのほかに「事業計画書」など事業内容を確認できる書類や「履歴事項全部証明書」の提出を求められる場合があるでしょう。

書類を添えて申し込んだあとは、審査を受けます。月額料金をきちんと支払えるか、ほかの利用者とトラブルを起こさないか、利用不可のビジネスに該当しないかなどをチェックされ、審査にとおれば入居可能となります。

正式に契約が成立したら、契約金の支払いです。敷金・礼金なしで契約できるレンタルオフィスは多いですが、その場合でも初回費用として保証金と1か月から2か月分の賃料を払わなければなりません。

開業届の提出

個人事業主として起業するときは、開業届を提出します。開業届には「納税地」と「納税地以外の住所地・事業所」を記入する欄があります。

「納税地」の欄に記載するのは「住所地」「居所地」「事業所等」の住所なので、自宅住所かレンタルオフィスの住所どちらでも可能です。納税地の欄に記載した住所によって、納税する場所が決定します。

「納税地」は住民票がある「住所地」にするのが原則とされていますが、レンタルオフィスを契約する場合はオフィスの所在地を「納税地」として記載しても問題ありません。また「納税地」を自宅住所にした場合でも「納税地以外の住所地・事業所」の欄にレンタルオフィスの住所を記載すれば、オフィスの賃料を経費計上できます。

消防法に基づく消防設備の設置

レンタルオフィスで個室を借りるときは、消防法で定められた消防設備 を設置しなければなりません。設置条件は建物の規模や階数、業種などによって異なりますが、個室内の火災に備えた火災感知器やスプリンクラーの設置、警報音が個室内まで聞こえるようにするためのスピーカーの設置が必要です。

ただし、レンタルオフィスの個室が「可動式ブース」として一定の条件に該当する場合、感知器やスプリンクラーの設置が免除されます。 レンタルオフィスを契約する前に、消防法の基準を満たした個室かどうか確認しましょう。

レンタルオフィス運営会社からの証明書の提出

不動産業をレンタルオフィスで開業する場合、申請する事務所スペースが「24時間365日自社で独占的に使用できること」や「専有部分で接客ができること」を証明するための書類が必要となります。

証明書はレンタルオフィスを運営する事業者に発行してもらい、押印されたものを提出します。

登記申請

会社を設立するための法人登記では、会社の所在地を届け出る必要がありますが、その際にレンタルオフィスの住所を記載しても問題ありません。レンタルオフィスを契約してから法人登記をおこなう場合は、申請完了後にレンタルオフィスの運営会社へ商業登記簿謄本を提出しましょう。

レンタルオフィスで成功するためのポイント

レンタルオフィスは一般的な賃貸事務所に比べて初期費用を抑えられますが、安易に料金が安いレンタルオフィスを選んでしまうと、あとからトラブルが起こる可能性もあります。レンタルオフィスでの開業を成功させるためのポイントについて、チェックしておきましょう。

完全個室のオフィスを選ぶ

レンタルオフィスは基本的に個室や壁で囲まれた専用スペースを借りられますが、個室といっても、なかには天井とパーテーション上部の間に隙間が空いた欄間オープンタイプのレンタルオフィスもあります。

欄間の部分が空いている個室は、執務室での会話や電話の音が外に漏れてしまうため、守秘義務の遵守が課される弁護士などの業種には向いていません。プライバシーが守られる空間を確保するには、床から天井まで壁がある完全個室タイプのレンタルオフィスを選択しましょう。

法人登記が可能か確認する

レンタルオフィスは「法人登記可能」となっているケースが大多数ですが、運営会社の方針によって「法人登記にオフィスの住所を使用できない」と規定されているレンタルオフィスも一部あります。

その場合、事業をおこなうにあたってレンタルオフィスの住所をホームページに掲載したり、郵便物がレンタルオフィスの住所に届くように手配したりはできるものの、法人登記はできません。

契約してからトラブルにならないように、法人登記を希望するときはレンタルオフィスの運営会社にあらかじめ問い合わせておきましょう。

アクセスのよさや周辺環境のよさを考慮する

集客のために交通アクセスの便利な場所を選ぶことは、とても大切です。ターミナル駅の近くでアクセスがよいことはもちろん、インターネット上で「税理士事務所+駅名」といったキーワードで検索したとき目にとまりやすくなり、新規顧客の獲得につながります。

また、周辺環境は業種との関連度が高い場所を選ぶとよいでしょう。たとえば、弁護士事務所は裁判所のある場所、税理士事務所は税務署の付近というように、立地を重視してオフィスを構えることで顧客や取引先に与えるイメージがよくなります。

業務効率を優先するなら、取引先や同業者が集まっているエリアのレンタルオフィスを契約するのもひとつの方法でしょう。

セキュリティや防音対策を重視する

個人情報や機密情報を扱う業種は、とくにオフィスのセキュリティ面に配慮しなければなりません。レンタルオフィスのセキュリティレベルは運営会社によってさまざまで、なかには対策がほとんど講じられていないレンタルオフィスもあるため、注意しましょう。

レンタルオフィスのセキュリティで確認しておきたいのは、防犯カメラや鍵つきキャビネットの有無、音漏れ・のぞき見が防止できる完全個室であるかどうかなどのポイントです。建物の出入り口に受付担当や警備員が常駐しているレンタルオフィスは、不審者の侵入を未然に防げるというメリットがあります。

インターネットのセキュリティも、チェックが必要です。レンタルオフィスで提供されているフリーWi-Fiは、契約者のみがアクセスできるような設定になっているかどうか確認しましょう。契約者以外の人も使える状態だと、情報漏洩の危険性が高いでしょう。

受付スタッフの印象や対応力などを確認する

受付スタッフが常駐しているレンタルオフィスでは、来客の入退室の管理だけでなく、電話対応や来客対応、郵便物の受け取り、事務サポートなど、事務作業全般を任せられるサービスを提供しているところもあります。受付スタッフのサービスを有効活用すれば、事務作業の負担を減らし、本来の業務に集中して取り組めるでしょう。

ただし、受付スタッフの質で会社の印象が左右されるという点は注意してください。受付スタッフの対応が悪いと、顧客からの信頼度が下がる可能性側あります。レンタルオフィスの内覧をする際に、受付スタッフの印象や対応力をチェックしておくとよいでしょう。

清掃やメンテナンスが行き届いているか確認する

オフィスの清掃が行き届いていることも、会社の印象をよくするために大切です。料金が格安なレンタルオフィスは、設備が古く清掃もきちんとおこなわれていないケースがあります。オフィスの清潔感が会社の印象に直結することもあるため、専門スタッフによる定期的な清掃がおこなわれていて、設備が新しくきれいなレンタルオフィスを選びましょう。

内覧するときは、個室ブースだけでなく、共用部のトイレや給湯室などの管理状況も忘れずに確認してください。

まとめ

シェアオフィスとは異なり、レンタルオフィスでは自社だけの専有スペースを確保できることから、士業や不動産業、人材派遣業といった業種の開業に向いています。レンタルオフィスの契約に必要な費用や手続き内容について理解し、開業準備を進めましょう。

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