スマホの内線化とは？仕組みやメリット・デメリットを紹介

スマートフォンが普及し、ビジネスシーンでも欠かせないツールとなっている昨今、スマホを社内の内線電話として活用する「スマホの内線化」が注目を集めています。スマホを内線化することで、社内外を問わずスムーズにコミュニケーションがとれるようになり、業務効率の改善やコスト削減などのメリットが期待できます。

この記事では、スマホ内線化の仕組みやメリット・デメリットについて詳しく解説します。

スマホ内線化とは

スマホの内線化とは、スマートフォンを会社の内線電話として利用できるようにすることを指します。クラウドPBXやFMCサービス、専用アダプターなどを利用して、スマホを内線化します。

内線化することにより、社内の固定電話と同様に、内線番号を使ってスマホ同士で通話したり、外線からの着信をスマホで受けたり出来るため、とても便利です。

スマホを内線化するメリット

スマホを内線化することで、さまざまなメリットが得られます。コスト削減や場所を問わない内線通話、社内固定電話の廃止、チャットやビデオ会議の利用、多様な働き方への対応など、企業にとって大きなメリットが数多くあります。

業務効率が向上する

スマホを内線化することで、社内外を問わずスムーズなコミュニケーションが可能となり、業務効率が大きく向上します。外出先からでも内線番号を使って社内の従業員と通話できるため、急な問い合わせや相談にも迅速に対応できるようになります。

従来の対応であれば、社員が社外にいる時は「折り返して連絡します」という対応になるでしょう。しかし、スマホを内線化することで直接社員のスマホへ転送できるため、折り返し電話をする手間が省けます。

電話をかけ直す手間や、不在時の折り返し連絡などの作業が減るため、オフィス内の従業員たちは本来の業務をスムーズに進められるでしょう。電話対応の時間が減ることで、従業員の生産性が向上し、業務の効率化が図れます。

ランニングコストを削減できる

スマホを内線化することで、社内の固定電話を減らせるため、電話料金の削減につながります。固定電話の台数を減らせば、その分の回線料金や機器のメンテナンス費用を節約できます。また、外出先から会社に電話をかける際も、内線通話となるため、通話料金を抑えられることも魅力です。

さらに、クラウドPBXを利用すれば、オフィス内に主装置やPBXといった機器を設置する必要がありません。主装置やPBXの機器を導入する費用やメンテナンス費用を削減できます。

また、必要な人数分に合わせた契約が可能なため、無駄なコストを削減できます。このように、スマホの内線化は通信コストの最適化に役立ち、会社の経費削減につながります。

場所を問わず内線通話が可能となる

スマホを内線化すれば、オフィスにいなくても、まるで社内にいるかのように内線通話ができるようになります。出張先や外出先、自宅などどこにいても、スマホさえあれば内線番号を使って発着信できるため、場所を選ばずコミュニケーションが取れるため便利です。

また、通常のスマホや固定電話であれば、営業担当者が外回り先から社内の部署に連絡を入れたり、営業所間で電話をする場合は、通信費が発生します。しかし、スマホを内線化すれば、出先から部署への連絡や営業所間での通話が無料となります。長時間のやり取りをしても通話料がかからないため、大きな節約効果が期待できるでしょう。

さらに、PBXをクラウド上に設置するため、PBXの機器をオフィスに設置する必要がありません。災害時など緊急の際、オフィスが倒壊してPBXの機器が故障すれば、電話を使用できませんでした。しかし、クラウドPBXであれば内線を使って安否確認や指示の伝達ができるため、緊急時のやり取りにも役立ちます。

スマホから会社の電話番号で発着信できる

スマホを内線化すれば、スマホから発信する際も、発信者番号を会社の電話番号にできます。社外に電話する際、個人の電話番号を相手に知られずに済むため、プライバシーが保護されることがメリットです。

また、取引先や顧客も個人の電話番号からかかってくると、誰からの電話か分からないため不安になることでしょう。取引先や顧客に対しても、会社からの電話であることを明示できるため、安心感をあたえられることもメリットです。

このように、スマホから会社の電話番号で発着信できることは、ビジネスコミュニケーションの円滑化に役立ちます。

直接担当者に転送できる

顧客からの問い合わせ電話に、担当者が直接出られない場合でも、スマホへの転送機能を使えば、担当者のスマホに直接つなげられます。たとえば、オフィスにAさん宛ての電話がかかってきたとします。

従来の方法では、先方に「Aさんが外出しているためかけ直します」と伝えなければいけませんでした。しかし、スマホを内線化すれば、外出先にいるAさんのスマホに直接電話を転送できます。ほかにも、営業所に電話がかかってきた問い合わせに対して回答ができない場合、コールセンターの担当者に直接転送することもできます。

このように、顧客を待たせることなく、スムーズに担当者への取り次ぎが行えるため、顧客満足度が向上することがメリットです。ビジネスチャンスを逃すことなく、スピーディーな対応が可能となるでしょう。

社内の固定電話を廃止できる

スマホを内線化することで、社内の固定電話を廃止できます。固定電話を廃止することで、デスクの上をより有効に活用できます。また、社員がそれぞれの席をもたないフリーアドレスオフィスにも対応できるでしょう。

機器の設置スペースを有効活用できるだけでなく、メンテナンス費用や電話回線の契約料金などのコストを削減できることも大きなメリットです。また、オフィスの移転や拡張の際も、固定電話の移設や増設が不要となるため、工事の手間やコストを抑えられるでしょう。

さらに、スマホを内線化することで、どこでも内線通話ができるようになるため、固定電話に縛られない柔軟な働き方が可能となります。このように、社内の固定電話を廃止することは、コスト削減と業務の効率化に役立ちます。

チャットやビデオ会議を利用できる

スマホの内線化に対応したシステムの多くは、音声通話だけでなく、チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールもあわせて提供しています。チャット機能を活用することで、簡単な連絡や情報共有を手軽に行えます。

また、ビデオ会議を利用すれば、遠隔地とのコミュニケーションや、在宅勤務者との打ち合わせなどを効果的に行えることが魅力です。資料の共有や画面共有など、視覚的に分かりやすい説明が可能なため、会議の効率化や意思疎通の円滑化につながります。

従来の方法であれば、チャットはチャットやビデオ会議はそれぞれのツールを使用する必要がありました。スマホを内線化すれば、さまざまな機能をスマホだけで行えるため便利です。

多様な働き方に対応できる

スマホを内線化することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。社外でも内線通話やチャット、ビデオ会議などが利用できるため、テレワークやモバイルワークなどの多様な働き方に対応しやすくなるでしょう。

また、育児や介護などで時間や場所に制約のある従業員も多いことでしょう。スマホを活用すれば自宅での仕事が可能となるため、状況に合わせて柔軟に働けます。柔軟な働き方ができることでモチベーションの向上にもつながり、優秀な人材が転職せずに定着することも期待できます。

ほかにも台風や大雪などの時も、出社せずにリモートワークができることも大きなメリットです。電話番のために誰かが出社する必要がないため、自宅で安全に業務を進められます。

BCP対策になる

スマホの内線化は、災害時などの緊急時におけるBCP（事業継続計画）対策としても有効です。災害などでオフィスが使用できなくなった場合でも、スマホを使って社内電話を利用できます。

また、クラウドPBXを利用していれば、たとえオフィスの設備が故障してもクラウド上にPBXの機能があるため、事業の継続性を高められます。さらに、スマホを活用することで、災害時の安否確認や情報共有、指示の伝達なども迅速に行えます。

このように、スマホの内線化は、不測の事態に備えた通信手段の確保と事業の早期復旧につながるといえます。ただし、サービスによっては、運営会社のサーバが被害を受けると内線通話が使えなくなることも覚えておきましょう。

スマホを内線化するデメリット

スマホの内線化には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットがあります。Wi-Fiがない環境では、データ通信料が発生する点やインターネット環境による通話品質の影響、情報漏洩やセキュリティリスクなど、導入前に注意しなければいけません。ここでは、スマホを内線化するデメリットについて詳しく解説します。

Wi-Fiがない環境ではデータ通信料が発生する

スマホを内線化して利用する際、Wi-Fi環境下では通信料は発生しません。しかし、Wi-Fiが利用できない場所では、モバイルデータ通信を使うことになります。モバイルデータ通信は、データ通信料が発生するため注意が必要です。

社内では問題ないかもしれませんが、社外の場合は、Wi-fiがないこともあるでしょう。営業など外回りが多い業務の場合、出先で長時間の通話や頻繁な通話をすると、データ通信量が多くなるため、高額な通信費が発生する可能性があります。

高額な通信料を発生させないためには、社員に社外でもWi-Fiを利用することを周知させたり、一定量のデータ通信を定額で利用できる料金プランを選んだりするなどの対策が有効です。

業務時間外に問い合わせが来る可能性がある

スマホを内線化すると、業務時間外でも会社の電話番号に着信があった場合、スマホに転送されることがあります。その結果、従業員のプライベートな時間に仕事の電話が入ってしまい、仕事とプライベートの切り分けが難しくなる可能性があります。

時間外の業務は従業員のワークライフバランスを損ない、ストレスや負担の増加につながりかねません。対策としては、業務時間外の転送設定を変更したり、留守番電話機能を活用したりするなどの対策が考えられます。

また、会社として、従業員のワークライフバランスに配慮した運用ルールを整備することも重要です。個人の部署ごとに「業務外の時間は連絡しないように」と伝達しても、上司から電話がかかってきた場合、部下が対応しないのは難しいでしょう。従業員全員に、会社の運用ルールを周知徹底させることが大切です。

インターネット環境によって通話品質が左右される

スマホの内線化でクラウドPBXを利用する場合は、インターネット環境の影響を受けます。回線速度が遅かったり、ネットワークが不安定だったりすると、通話が途切れたり、音質が悪くなったりすることがあります。

とくに、複数人が同時に通話する場合や、データ通信量の多いアプリケーションを併用する場合は、通話品質の低下が起こりやすくなります。この問題を回避するためには、安定した高速のインターネット回線を確保することが重要です。また、ネットワークの状況に応じて通話品質を自動調整する機能を持ったシステムを選ぶことも有効です。

情報漏洩やセキュリティリスクが伴う

スマホを業務で使用することは、情報漏洩やセキュリティ面でのリスクが伴います。スマホの紛失や盗難、ウイルスの感染などにより、機密情報が外部に漏えいする可能性があります。また、個人所有のスマホを業務に使用する場合、私的な用途と業務用途の区別が難しく、情報管理の面で問題が生じやすくなることもデメリットです。

情報管理のリスクに対しては、スマホのセキュリティ対策を徹底することが不可欠です。端末の暗号化やパスワード設定、紛失時のリモートロック、アプリのアクセス権限管理など、多角的なセキュリティ対策が求められます。さらに、社内のセキュリティポリシーを整備し、従業員への教育・啓発を行うことも重要です。

スマホを内線化する方法

スマホを内線化するには、主に3つの方法があります。クラウドPBXやビジネスフォン、FMCサービスを利用することで、スマホを会社の内線番号に対応できます。

それぞれの方式には特徴があり、導入コストや機能、運用面での違いがあります。自社のニーズや予算に合わせて、最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、それぞれの方式について詳しく解説していきます。

クラウドPBXを利用する

「PBX」とは、Private Branch Exchangeの略で「電話交換機」のことです。PBXを設置することで、外線と内線との接続や内線同士の通話をコントロールできます。

従来のPBX（レガシーPBX）では、電話線を用いて通信していました。一方で、クラウドPBXはインターネット回線を利用し、クラウド上で電話交換機能を提供するサービスです。

導入にはインターネット環境が必須ですが、従来のようにオフィス内に機器を用意する必要がなく、スマホに専用アプリをインストールするだけで内線化が実現できます。

ここでは、クラウドPBXの特徴や内線化の仕組み、料金相場について詳しくお伝えします。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、電話交換機（PBX）の機能をクラウド上で提供するサービスのことを指します。従来のPBX（レガシーPBX）は、オフィス内に専用の機器を設置する必要がありました。

しかし、クラウドPBXではインターネット回線を利用して、クラウド上に電話交換機（PBX）の機能を構築します。つまり、オフィス内にPBX機器を用意する必要がなく、初期投資を大幅に抑えられます。

PBX機器を設置する場所を確保する必要がなくなることも大きなメリットです。オフィスレイアウトの自由度が向上し、フリーアドレスオフィスにも対応できます。また、地震などでオフィスが被災しても、PBXがクラウド上にあるため被害を受けづらいです。

さらに、クラウドPBXは、スマホを内線化するための専用アプリを提供しています。アプリをインストールするだけで、スマホが内線電話として利用できるため便利です。

オフィス外でもスマホで内線通話ができるため、社員のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率化が期待できます。また、私用スマホにアプリをインストールするだけで利用できることから、社用スマホを貸与する必要がないため、大幅にコストを削減できます。

クラウドPBXの詳細は以下の記事を御覧ください↓

 

内線化の仕組み

クラウドPBXでは、インターネット回線を利用してクラウド上にPBXの機能を構築します。インターネット上にPBXの機能があることから、会社の拠点すべてを内線化できます。

従来のレガシーPBXでは、会社の拠点ごとにPBX機器を設置する必要がありました。たとえば、東京支店、大阪支店、といった支店ごとにPBX機器を設置しなければいけません。

そのため、東京支店、大阪支店といった支店ごとの電話機しか内線化できませんでした。東京支店から大阪支店に電話をかけるには、外線となるため通話料がかかるのが従来のレガシーPBXです。

しかし、クラウドPBXでは、インターネット上にPBXの機能があるため、東京支店や大阪支店といったすべての拠点を内線化できます。東京支店から大阪支店に電話をかける際も、内線通話ができるため通話料はかかりません。

場所の制約がないほかに、電話機だけでなくスマホやタブレット、PCなども使えるのが大きなメリットです。場所やツールの選択肢が増える一方で、インターネット回線の調子で通話品質が変わることに注意する必要があります。

料金相場

クラウドPBXの料金体系は、提供事業者や工事内容によって異なります。一般的には、初期費用と月額費用で構成されています。

初期費用は無料 ～15万円前後 と幅広く、基本工事費や回線工事費などが含まれます。ただし、時期によってはキャンペーンを実施している事業者もあるため、割引されるケースもあります。

月額費用は、ユーザー数や利用する機能に応じて設定されており、1ユーザーあたり500円から5,000円程度が一般的な料金帯 です。ただし、ユーザー数が多くなるほど、1ユーザーあたりの単価は下がる傾向にあります。

クラウドPBXの大きな魅力は、初期投資を抑えられることです。物理的なPBX機器が不要なため、初期の機器購入費はもちろん、メンテナンス費や買い替え等が不要となります。さらに、ユーザー数に応じた柔軟な契約が可能なことも大きなメリットです。

ただし料金は現在の設備状況や利用人数によって、大きく異なります。業者によってもプランが異なるため、さまざまな業者に詳細を連絡して、見積もりを取りましょう。複数の業者の料金やサービス内容を比較して、オフィスに合ったプランを選ぶことが重要です。

ビジネスフォンを利用する

ビジネスフォンは、主装置と専用の電話機を使用して、通話機能を使えるシステムです。接続ができる電話機の数は少ないですが、数十万程度で導入できる ため、小規模なオフィスではよく利用されています。

従来のビジネスフォンは、スマホを内線化したりパソコンと接続したりできません。しかし、主装置にスマートフォンを内線化する機能がついた専用アダプターを接続することで、スマホを内線化できます。

主装置の設置が必要となるため導入コストは高くなりますが、月額費用がかからず 、セキュリティ面での安心感があります。ここでは、ビジネスフォンの特徴や内線化の仕組み、料金相場について詳しくお伝えします。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスに設置した主装置と固定電話機を接続して使用する電話です。オフィス内に設置する主装置が、電話交換機の役割を担い、内線通話や外線との通話などさまざまな付加サービスを提供してくれます。

ビジネスフォンの主な特徴は、オフィス内の電話システムを一元管理できること、多彩な機能を利用できることです。内線番号の設定や変更、通話の転送や保留、ボイスメールなど、業務に必要な機能を集約しています。

ビジネスフォンは、主装置をオフィス内に設置していることから、通信の安定性やセキュリティ面で優れているという評価があります。自社の設備として管理できるため、通信の品質や機密性を自社でコントロールしやすいというメリットがあります。一方で、機器の設置スペースが必要となるため、オフィスのレイアウトの自由度が制限されます。

内線化の仕組み

オフィス内で、すでにビジネスフォンを利用している場合は、スマートフォンを内線化する機能がついた専用アダプターを主装置に接続します。専用アダプターは、電話回線とインターネット回線を中継する役割を果たしてくれるため、スマホを内線として利用できるようになります。

インターネット回線を使用していても、固定電話の回線網を中継させることで、これまで使用していた固定電話も引き続き利用できるため便利です。オフィス内ですでに多くのビジネスフォンを利用していて、そのまま固定電話機も使い続けたい場合におすすめの方法です。

ただし、使用している主装置によっては、専用アダプターを取り付けられない場合があります。現在使用している主装置に専用アダプターが取り付けられるかを、事前に確認しておきましょう。

専用アダプターを取り付けた後は、スマホを内線化するために専用のアプリをスマホにインストールします。アプリにログインすると、ビジネスフォンの主装置に登録されている内線番号がスマホに割り当てられ、スマホでの内線通話が可能となります。

料金相場

これから新たにビジネスフォンを導入するのであれば、主装置と固定電話機が必要となります。主装置の費用は、およそ15万円～30万円です。また1台に付き電話機は1〜5万円、工事費は1～2万円かかるといわれています。 5台導入するのであれば、最低でも25万円以上かかると想定しておきましょう。

すでにオフィス内にビジネスフォンが設置されている場合は、上記の費用は不要です。専用アダプターのみの料金となります。

大手の専用アダプターの定価は、使用するスマホ台数によって変わってくるため、24万円〜72万円 と費用の幅が大きいです。専用アダプターの費用が高いと感じるかもしれませんが、月額費用はかかりません。

さらに、通常のビジネスフォンであれば、拠点間の電話は通話料がかかります。専用アダプターを使用してスマホを内線化することで、拠点同士の通話料が無料となります。

ビジネスフォンを利用したスマホの内線化は、初期費用が高くなる傾向がありますが、長期的に見るとコスト削減につながるでしょう。また、自社の設備として管理できるため、セキュリティ面での安心感があります。ただし、機器の設置スペースや保守作業など、運用面での負担は大きくなります。

FMCサービスを利用する

FMCサービスは、通信キャリアが提供する固定電話とスマホの融合サービスです。オフィスの固定電話とスマホを連携させることで、スマホを内線電話として利用できるようになります。ここでは、FMCサービスの概要や内線化の仕組み、料金体系について詳しくお伝えします。

FMCとは

FMCとは、Fixed Mobile Convergence(固定移動体統合)の略で、固定電話とスマホを融合させるサービスのことを指します。従来のPBXでは、スマホの内線機能が使用できません。FMCサービスを導入することで、スマホの内線化が可能となり、社員は外出先でもオフィスにいるのと同じような電話環境を得られます。

たとえば、外出中の社員宛てに電話がかかってきたとしても、社員のスマホに転送して取り次ぐことが可能となります。また、スマホ同士の通話も内線となるため、通話料がかからないことから、通信費の削減にもつながります。

FMCサービスでは、ドコモやau、ソフトバンクなど通信キャリアのサービスとして提供されていることが特徴です。通信キャリアのサービスのため、通話品質が保証されていることが大きなメリットといえます。

一方で、スマホは同じキャリアを選ばなくてはいけません。つまり、ドコモのFMCサービスを導入した場合、すべての固定電話とスマホのキャリアをドコモに統一する必要があります。一方、クラウドBPXは、キャリアを統一する必要がありません。

従業員が同じキャリアのスマホを使用しているのであれば、FMCサービスを導入するのが一番簡単な方法です。特別な機器の設置や複雑な設定は不要で、スマホにアプリをインストールするだけで利用開始できます。

内線化の仕組み

従来の仕組みでは、外部からの電話は、取引先→公衆交換電話網→PBXを通して、オフィス内の固定電話に電話がかかってきました。もし社員が不在の場合は、伝言を聞いて折り返すか携帯電話にかけ直してもらうことが必要でした。

FMCサービスを導入しても、外部からの電話が、取引先→公衆交換電話網→PBXを通して、オフィス内の固定電話に電話がかかってくることに変わりはありません。しかし、もし社員が不在だったとしても、FMCサービスを通して、社員の携帯電話に転送できるようになります。

つまり、FMCサービスを利用することで、会社にかかってきた電話を携帯電話に内線で転送できるようになります。伝言の手間を減らせるだけでなく、お客さまをお待たせすることがないため、顧客サービスの向上にもつながります。

さらに社内はもちろん、社外や在宅勤務でもスマホの内線電話で話せるようになります。通話料がかからないため、大きなコスト削減となるでしょう。

料金相場

FMCサービスの料金体系は、通信キャリアによって異なりますが、一般的には初期費用と月額料金で構成されています。

まず初期の登録費用として、1回線1,000円ほどかかります。その他の登録料や工事費などは、2,000円〜7万円と幅広いです 。元々の設備がどのようなものかによって費用が大きく変わってくるため、事前に業者に確認しましょう。

月額料金は、FMCサービスの基本料金として2,000円、1回線ごとに1,000円程度の費用が相場です。また、オプションによっても大きく値段が変わってきます。 月額料金についても、業者に明細を詳しく確認することをおすすめします。

サービスの内容や料金体系はキャリアによって異なるため、複数のキャリアのサービスを比較検討し、自社に最適なプランを選ぶことが重要です。導入前には、サービスの対応機種やエリア、通信品質などもしっかりと確認しておく必要があります。

まとめ

スマホの内線化は、業務の効率化や働き方改革の実現に役立ちます。スマホで会社の内線が使えるようになるため、場所を問わないコミュニケーションが可能となるためです。内線化によって通話料もかからないため、コスト削減にもつながるでしょう。

スマホの内線化には、クラウドPBXやビジネスフォン、FMCサービスといった方法があります。オフィスの現在の設備によって、導入にかかる費用は異なります。それぞれのメリットやデメリットを考えて、検討することが大切です。

株式会社アーデントでは、クラウドPBX7社の代理店をしており、お客様のご要望に合わせて最適なサービスをご提案できます。

自社のニーズや環境に合わせて、最適な方式を選択し、円滑な運用体制を整えましょう。

株式会社アーデントは、IT導入補助金の支援事業者を行っております！

アーデントからIT導入補助金を使ってクラウドツールを導入するメリットは以下の通りです。

メリット①対象ツールを２年間、半額、もしくは１／４で利用可！

メリット②会計、経費精算、請求書処理、受発注ツール導入なら、PCやタブレットの購入も補助が受けられ半額！

メリット③補助期間終了後は、公式価格よりお値引き！

メリット④各種IT活用、DX、保守サポートでより貴社のIT化を促進、生産性を向上します！

【弊社取り扱いクラウドツール】

GoogleWorkspace※、Microsoft365、kintone、サイボウズオフィス、chatwork、LINEWORKS、マネーフォワード、freee、楽楽精算、楽楽販売、楽楽勤怠、freeeサイン、クラウドサイン、勤革時、OASIS、zoho、GMOトラストログイン、バクラクシリーズ、カスペルスキー、ESET、ウイルスバスタークラウド、NotePM、RoboTANGO、Adobe Acorbat、leaf、ロジザードZERO、DX-Suite、LANSCOPE、iTutor、INNOVERAPBX、MOTTEL※、yoom※など

※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可

また、上記以外のツールも取り扱いできるものが多々ありますので、一度ご相談ください。

IT導入補助金2024の詳細、お問合せはお電話頂くか、以下の記事を御覧ください↓

IT導入補助金お問合せ：03-5468-6097

以下の動画では、採択のポイントや申請にあたっての注意点などを詳しく解説していますので、
あわせてご覧ください！