来訪者受付システムとは？メリット・デメリットを徹底解説
近年、来訪者の応対や受付などを無人でも対応する「受付システム」を導入する企業が増加しています。
「受付システム」を導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現できますし、様々なメリットがあります。
本記事では、受付システムとはどのようなものなのか、受付システムのメリット・デメリットについて、詳しく解説していきます。
受付システムとは
受付システムとは、無人の状態でも受付の業務を自動にて行うシステムのことです。
従来であれば、入り口近くで来訪者の対応、案内、内線電話の取次ぎ等を社員が行っていましたが、受付システムでは、人がいない状態でもこれらの業務を自動で代行してくれます。
来訪者が来るたびに従業員が迎えに行って対応する手間がなくなるので、受付業務の効率化が可能となります。
また来客者の情報もシステムに保存されていくので、施設の入退館に関わる業務全般の作業効率化、コスト削減などの効果も期待できます。
受付システムの機能
受付システムの主な搭載機能について、解説していきます。
来客予約、受付
代表的な機能として、来客の受付、事前予約ができる機能が挙げられます。
様々なシステムのバリエーションがあり、たとえば予約が確定したらQRコードを発行し、当日そのQRコードで受付を行うものであったり、音声認識機能を用いたシステムなどがあります。
またロボットを置いて対応するもの、iPadなどの端末を置くタイプのものなど種類は豊富です。
自社の好みによって選定できますし、アプリとしてインストールするタイプの物であればコストの削減も可能となります。
入退館の記録をつける
入退館の記録を自動でつける機能を搭載している製品も多くあります。
受付が完了した時点で、来客者用の入館証を発行する機能などもあるので、施設のセキュリティ対策としても非常に有効です。
来客の通知機能
入口近くに端末やロボットを置くだけでは十分に対応ができない時もあります。
その場合に来客者を検知したら、担当者を呼び出す機能もあります。来訪者を検知したら、パソコンやスマホへ自動で通知を行い確認できる仕組みになっています。
来館者の記録・管理機能
来館者のデータを一括してまとめる機能、保存しておく機能などもあります。
そうすることで、何時に誰が来訪したのかを一元管理することができ、受付業務以外の業務でも有効に活用していくことが可能です。
受付システムのメリット
実際に受付システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、この点について詳しく解説していきます。
①来客対応を自動化することで人件費の削減が可能
メリットの1つ目は、専任の受付担当者を置く必要がなくなるため、人件費の削減が可能になる点です。
また人を配置せずに内線で対応している企業だとしても、受付システムを導入すれば、来訪者の通知を内線ではなくメールやチャットでの通知へと変更することも可能となります。その結果、内線対応による業務の効率の低下を防ぐこともできます。
②来館者の情報管理ができる
メリットの2つ目は、来館者の情報管理ができる点です。
受付システムは実際に来館した人の日付や時間、来館者の詳しい情報などを登録して保存する機能も搭載しています。
内部の管理の面でのメリットもありますが、過去に来館した人の情報を一元管理しておくことで、仮に予約ミスなどがあった場合、即座に発見できるので来館者にとってもメリットがあります。
③セキュリティ対策にもなる
メリット3つ目は、受付システムを導入することによって会社のセキュリティ対策にもなるという点です。
受付システムがある状態であれば、対面する前に来館者の情報等を入力してもらうことが可能ですし、来訪予約がない人を通さないといったこともできるようになります。
また顔認証機能を搭載していれば、事前に顔を確認したうえで、安心して対面できるようになります。
受付システムのデメリット
人件費の削減やセキュリティ面を高めるメリットがある受付システムですが、デメリットの部分もあります。
デメリットについて、解説していきます。
①導入費用が掛かる
デメリットの1つ目は、導入費用が掛かる点です。
システムを導入する際には、どうしても避けられない部分ではありますが、できるだけこのようなコストを抑えていきたい企業にとっては、受付システムの導入費は大きな痛手になってしまいます。
初期費用を抑える方法は、iPadに受付システムのアプリケーションをインストールして、それをインターフェイスとして使用する方法などがあります。
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②システムトラブルのリスクがある
デメリットの2つ目は、システムトラブルのリスクがある点です。
通信障害、受付端末の故障、悪天候による停電などによってシステム自体が機能しなくなる可能性は十分に考えられます。
万が一トラブルがあった時は、その日に出社した人が受付対応を行うなどといったルールを決めておけば、想定外のトラブルがあったとしても迅速に対応できるようになります。
③電話機に連携ができないケースがある
現在利用している電話機に連携ができず、メールやSNSでの通知しか使えないケースがあります。例えば、slackへの通知だと気づくの遅れるということであれば、お客様をお待たせしてしまうことにもなりかねません。
受付システムを導入する際の注意点
ここでは、実際に受付システムを導入する際の注意点について解説します。
①自社の受付対応フローとマッチしているか
まずは自社の受付対応フローについて、事前に確認しておく必要があります。
自社の受付対応のフローが複雑な場合は、臨機応変に対応するためにその都度人が対応したほうが良いときもあります。
②受付システムの設置場所を確保する
受付システムの設置場所を確保することも、導入時の注意点の一つです。
受付システムは、ロボット型、内線電話を含めたタイプの物、タブレット型など大きさは様々です。
自社の受付スペースに適したタイプの物を選ぶようにしましょう。
まとめ
今回は、受付システムについて、受付システムのメリット・デメリットについて解説しました。
「受付システム」を導入することで、業務の効率化やコスト削減を実現できます。
業務の効率化を図りたい、コストの削減を行いたい方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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離れた場所でも内線で電話をつなぐこともできますし、設定自体もアプリケーションやWebブラウザで行えるためメリットが多いですが、このオプションで受付システムを提供しています。この場合、電話との連携はもちろんできますし、価格も、受付システム単独での導入よりも安くなります！
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