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オフィスの生産性向上策クラウドPBXとは?メリット、デメリット徹底まとめ解説!

2018年03月17日オフィスのコスト削減, ワークプレイス作り,,

クラウドPBXについて10のメリットと2つのデメリットをまとめました。1.ビジネスホンを買う必要がなくなるのでイニシャルコスト削減 2.社外からでも、代表番号で通話ができる 3.今の番号がそのまま使える  4.FAXをクラウド上で管理可能  5プライベート携帯を会社の電話にして大幅コスト削減 6.細かいコールルーティングが可能(とれなかったら、転送するなど) 7.通話料も下がる。 8.移転しても電話番号が変わらない 9.共有電話帳が無料 10.先端的なイメージが持てる など詳細を徹底解説!

そもそもPBXって何?

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PBXとは、オフィス内にビジネスホンを設置するときに導入する機械のことで、主装置とも言います。

ビジネスホンが、転送保留をしたり、留守番電話機能を持たせたり、複数の電話回線をまとめて利用したりするときに必要となり、

基本的にビジネスホンを使う場合にはPBXは必須です。

 

クラウドPBXとは

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クラウドPBXとは、今まで装置で提供していた機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。

つまりオフィス内にPBXという機械を置く必要がなくないクラウド電話です。

仕組みとしては、クラウド上にPBX(主装置)があるクラウド型PBXビジネスホンだと思ってください。

それによって、たくさんのメリットを受けることができます!

 

 

クラウドPBXのメリット

1.ビジネスホンを買う必要がない。スマホアプリかPCソフトが電話機になる!

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ビジネスホンを買う場合、導入時に数十万円かかりますよね。さらにオフィス移転のたびに移設工事費用が数万円。

社員が増えるたびに、追加購入と工事費用が数万円。これらの費用が全部なくなります。

オフィス移転でも、ビジネスホンと比較すると、コストは基本的にかかりません。社員が増えても、アプリを導入するだけ!非常にフレキシブル。

社内の会議室に電話機を置く必要もなくなりますし、フリーアドレス制にもばっちり。

また、社内での席替えもしやすくなります。PCもしくはスマホを持っていけば、席替え完了!

 

 

2.社外でも、代表電話で通話ができる

  • 営業が外出中に外から代表電話をかけたい。
  • 在宅ワーカーが在宅で仕事をしていることを知られたくないので、外から代表電話番号で電話を掛けたい。
  • 電話営業を外注している。

などのケースで有効!

スマホであれば、社外から、代表電話番号で発信が可能です。もちろん着信もできます。

また、BtoCビジネスだと、反響に対して、営業が外から携帯電話でかけなおすと、知らない携帯番号だからと、電話してもお客様が出ないケースがありますが、クラウドPBXでは、外から、すぐに代表番号で発信ができるので、つながりやすさが上がります!

 

BtoBでも、通常のビジネスホンや電話機では、担当が外出中にかかってきた電話は、伝言を受けて、折り返しになると思います。

担当者が外から電話をかけても、時間が数分ずれるだけで、お客様が外出してしまったり、つながらなくなることありますよね。

クラウドPBXでは、外出中の担当者にそのまま、内線転送が無料で行えます。お客様には、担当が社内にいるかのように、そのまま電話をつなげられますので、

お客様の満足度も上がりますし、担当も折り返したのにつながらないということで手間を減らすことができます。

また、違う支店がある場合。例えば、大阪支店が全員外出中に、東京からあたかも大阪支店に人がいるかのように、発信することも可能です!

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3.今の番号がそのまま使える

NTTの固定電話で発番した番号(一番最初にNTTの固定電話でとった番号)であれば、

そのままナンバーポータビリティで番号を引き継ぐことができます。

 

4.FAXをクラウド上で管理可能

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届いたFAXをクラウド上で、管理して、必要ないものはそのまま印刷せずに破棄したり、外出中でも、届いたFAXはメールに転送されるので、外でFAXを確認することも可能です。

また、スマホのメールから、特定のメールアドレスにメールを送ることで、外からFAX送信もできるようになります!

 

 

5.プライベート携帯を会社の電話にして、大幅コスト削減に

クラウドPBXのアプリをプライベート携帯にインストールすることで、会社の電話になります。

以下法人携帯との比較例です。

      法人携帯           クラウドPBXのアプリ

通話料 一人5000円前後/月額     一人1500円前後/月額

 

法人携帯の導入をまだしていない企業様も、クラウドPBXなら、

コストを抑えつつ、通話料も会社負担にできるので、スタッフさんの満足度アップにつながります。

 

6.細かいコールルーティングが可能

「最初に総務部を鳴らして、その後誰も取れない場合に、全員鳴らす」とか、

「最初に、東京支社を鳴らし、誰も出れない場合に、大阪本社の番号を鳴らす」

「最初に全員の電話を鳴らし、誰も出れない場合に、電話秘書を鳴らす」などの、

細かいルールが設定可能ですし、転送費用も無料です。

 

また、良くかかっている営業の電話番号をブロックしたりして、無駄な電話応対を減らすこともできます。

さらに、IVRという機能で、「〇〇にご用の方は、1を押してください」などのアナウンスを流し、

お客様の用件によっての鳴らしわけも可能です。

使い方によっては、大幅に生産性を上げることができますよ!

 

 

7. 通話料も下がる

電話料金も、基本的にNTTの固定電話やIP電話よりもさらに下がります。

一例ですが、弊社が導入しているアイネオさんとNTTの比較

アイネオ      NTT東日本(IP電話)

市内電話    6.18円/3分   8円/3分

県内市外電話  6.47円/3分   8円/3分

県外電話    7.77円/3分   8円/3分

携帯電話    12.94円/分   16円~/分

アメリカへ    7.02円/分   9円/分

たくさん電話をかける会社の場合、コスト削減にもなります!

 

8.オフィスを移転しても以後電話番号が変わらなくなる

通常のNTTの電話番号では、NTTの局外へオフィスを移転すると、電話番号が変わってしまいます。

しかし、クラウドPBXでは、局外へ移転しても、今の番号を持っていくことが可能です。

詳細はこちらの記事をご覧ください↓

電話番号を変えたくない!電話番号を変えずにオフィス移転する裏技!
引越の手間も減りますし、古いお客様からの反響の取り逃しを防げます。

 

9.共有電話帳が無料で使える

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通常、取引先との電話帳を会社で用意するには、別途お金を払う必要がありますよね。クラウドPBXでは、それが標準でついていることが多いです。

取引先の電話を、個人の携帯で管理すると、修正がその都度全員が作業する必要がありますし、担当者の登録も、全員がしなければいけません。会社共通の電話帳なら、だれか一人が登録した内容を全員で確認できます!

こういった共有電話帳は通常有料ですが、無料でついてきます。

もちろん、登録したお客様からの電話は、相手の社名が出るようになりますので、お客様への印象アップにも!

 

 

10.内線通話は世界中どこにいても無料

よく、海外出張がある企業様で、急ぎの場合、会社の代表番号から電話をして、けっこうな通話料がかかることがあると思いますが、
クラウドPBXなら、内線通話は世界中、また日本のどこにいても無料です。

音質も、先日アメリカと東京でやり取りをしましたが、日本にいるのと、変わらない音質でした!

 

 

11.先端的なイメージでかっこいい

社内のデスクをフリーアドレス制にしたりして、お客様へのイメージ作りでも、かなり先端的なイメージを与えることができます。

お客様からは「なにそれ!すごい!」と言われること間違いなし!

また、PCソフトや、アプリは常にバージョンアップしていきますので、定期的に機能が追加されたりします。

ビジネスホンでは、PBXのメンテナンスに時間とお金がかかりますが、そういったものは不要になります。

 

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クラウドPBXのデメリット

会社によっては音質が悪い。また音質が、ネット環境で左右される

いくつか試しましたが、音質の悪い会社もありました。

また、社外で電話を受けるときに、3G回線あたりだと、音質がかなり下がります。

社内のwifi環境でも、クラウドPBXサービスによっては音質が悪いものがありますので、

音質のいいサービスを選ばないと、けっこう大変です。

ちなみに、光ファイバーの回線によっては大きく改善しますので、光ファイバーをNURO等のスピードの速い会社に変更することで、一気に改善します。

 

毎月のコストがかかる

クラウドPBXサービスの問題点として、毎月コストがかかります。人数にもよりますが、毎月3000円~からかかってきます。

外出が多いとか、在宅さんがいるとか、何か導入のメリットが強ければいいでしょうし、

ビジネスホンを買う数十万円がなくなることを考えるとお得ですが、

 

逆に、引越はまずしない。人数も少なくて、ビジネスホンを買うほどではない場合、

家庭用電話機を数千円で買ってきて、IP電話にした方がコストは下がります。

 

まとめ

ということで、以下に当てはまる法人様にはクラウドPBXがおすすめです。

1.社員1人~3人で全員が外出してしまうことが多い。

2.社員が5人以上でビジネスホンを買っていて、数年ごとに移転予定

3.在宅ワーカーがいる

4.オフィス移転の予定があって、電話番号を変えたくない

5.少人数で営業していて、お客様からの反響電話を取り逃したくない。

6.オフィスがフリーアドレス制

7.地方や海外への出張がある

8.法人携帯をまだ導入していない

 

クラウドPBXのメリットが合致する場合には、本当におすすめです!

 

ご興味ある方は、弊社でも導入したところをご紹介します!

何社か試しましたが、通話品質と金額が一番良かったです。

電話  :株式会社アーデント 03-5468-6097   

     ※「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

 

もう少し詳しく知りたい方:⇒クラウドPBXの商品詳細はこちらから

 

 

(対応可能エリア)東京だけでなく、大阪、名古屋など全国の主要都市の番号で対応可能です。

フリーダイヤル0120、IP電話番号050、北海道011、宮城県022、埼玉県04、042、048、049、千葉県04、043、047、0476、東京都03、04、042、0422、0428、044、神奈川県042、044、045、046、0463、0466、0467、山梨県0428、愛知県052、0561、566、0568、0586、岐阜県0586、京都府075、大阪府06、072、0725、兵庫県06、072、078、079、0797、0798、広島県082、福岡県092、093

 

 

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渡邊 賢
2006年に小規模オフィスを専門に仲介する不動産会社「株式会社アーデント」を創業。以来、オフィス仲介を専門に10年以上の経験。自分で担当したオフィスの仲介契約は500件以上。オフィスコンサルタント。不動産だけでなく、内装、通信等のオフィス移転に関わること全般に知識豊富。

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