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オフィスの生産性向上策今、爆発的に普及がすすむクラウドPBXとは?

2017年09月01日オフィスのコスト削減, ワークプレイス作り,,

電話番号がどこに引っ越しても変わらなくなるサービスクラウドPBX。そのメリット、デメリットをまとめてみました。

そもそもPBXって何?

PBXとは、オフィス内にビジネスホンを設置するときに導入する機械のことで、転送保留をしたり、留守番電話になったり、複数の電話回線をまとめて利用したりするときに必要となります。

基本的にビジネスホンを使う場合には必須のものです。

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クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、今まで装置で提供していた機能をクラウド上のサーバーが提供するサービスのことを言います。つまりオフィス内にPBXという機械を置く必要がなくなります。それによって、たくさんのメリットを受けることができます!

 

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クラウドPBXのメリット

電話番号がほとんど変わらなくなる

通常電話番号は、NTTの局内のオフィス移転なら、変わりませんが、局をまたぐオフィス移転では、番号が変わってしまいます。それが、クラウドPBXのサーバーの方で電話番号を取得するので、オフィスが東京都内どこに引っ越しても、同じ電話番号を使うことができます。また、引越時に物件が決まる前から電話番号が取得できるので、早めに名刺を印刷したいときにも最適です。

 

ビジネスホンを買う必要がない。スマホのアプリかPCのソフトで対応可

ビジネスホンを買う場合、導入時に数十万円かかりますよね。さらにオフィス移転のたびに移設工事費用が数万円。社員が増えるたびに、追加購入と工事費用が数万円。これらの費用が全部なくなります。

オフィス移転でも、コストは基本的にかかりません。社員が増えても、アプリを導入するだけ!非常にフレキシブル。

さらに、机の上から電話機がなくなります!机が広くなって、開放的です。

また、社内での席替えもしやすくなります。PCもしくはスマホを持っていけば、席替え完了!

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社外でも、代表電話で通話ができる

営業が外出中に外から代表電話をかけたい。在宅ワーカーが在宅で仕事をしていることを知られたくないので、外から代表電話番号で電話を掛けたい。電話営業を外注している。などなどのケースで、社外から、代表電話番号で発信が可能です。もちろん着信もできます。これにより、社内で受けた電話を社外の人に内線転送が可能です。通常は、伝言を受けて折り返しだと思いますが、その手間を減らして、お客様にもすぐに担当とつながるので、サービス向上になります。

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共有電話帳が使える

通常、取引先との電話帳を会社で用意するには、別途お金を払う必要がありますよね。クラウドPBXでは、それが標準でついていることが多いです。取引先の電話を、個人の携帯で管理すると、修正がその都度全員が作業する必要がありますし、担当者の登録も、全員がしなければいけません。会社共通の電話帳なら、だれか一人が登録した内容を全員で確認できます!

 

 通話料も下がる

電話料金も、基本的にNTTの固定電話やIP電話よりもさらに下がります。

一例ですが、弊社が導入しているアイネオさんの場合

アイネオ    NTT(IP電話)

市内電話   6.18円/3分    8円/3分

県内市外電話  6.47円/3分   8円/3分

県外電話    7.77円/3分   8円/3分

携帯電話    12.94円/分   16円~/分

アメリカへ    7.02円/分   9円/分

 

たくさん電話をかける会社には、よりおすすめです!

 

先端的なイメージでかっこいい

社内のデスクをフリーアドレス制にしたりして、お客様へのイメージ作りでも、

かなり先端的なイメージを与えることができます。

お客様からは「なにそれ!すごい!」と言われること間違いなし!

 

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クラウドPBXのデメリット

音質が、ネット環境で左右される

社外で電話を受けるときに、3G回線あたりだと、音質がかなり下がります。

また、社内のwifi環境でも、クラウドPBXサービスによっては音質が悪いものがあります。

この辺は今後のネット回線環境が良くなるとともに、改善していくと思いますが。。。

 

毎月のコストがかかる

クラウドPBXサービスは、毎月コストがかかります。人数にもよりますが、毎月4000円~からかかってきます。

外出が多いとか、在宅さんがいるとか、電話が多いとか、何か導入のメリットが強ければいいでしょうし、

ビジネスホンを買う数十万円がなくなって、以後電話番号が変わらない、オフィス移転でも移設工事費用がかからないことを

考えるとお得ですが、

 

逆に、引越はまずしない。人数もすくなくて、ビジネスホンを買うほどではない場合、

家庭用電話機を数千円で買ってきて、IP電話にした方がコストは下がります。

 

まとめ

ということで、おすすめは、社員が5人以上でビジネスホンを買う場合、

もしくは在宅ワーカーがいる、外出が多い、オフィス移転の予定があって、電話番号を変えたくないなどの

クラウドPBXのメリットが合致する場合には、本当におすすめです。

 

ご興味ある方は、弊社でも導入したところをご紹介します!

何社か試しましたが、通話品質は一番良かったです。

 

問い合わせ先 03-5468-6097

「クラウドPBXの記事を見た」とお伝えください。

 

 

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渡邊 賢
2006年に小規模オフィスを専門に仲介する不動産会社「株式会社アーデント」を創業。以来、オフィス仲介を専門に10年以上の経験。自分で担当したオフィスの仲介契約は500件以上。オフィスコンサルタント。不動産だけでなく、内装、通信等のオフィス移転に関わること全般に知識豊富。

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