Googleドライブ内で特定のワードが入ったファイル名をリスト化する方法

 

Googleドライブに保存された大量のファイルの中から、特定のワードを含むファイルを素早く探すのは意外と大変ですよね。

今回は、Google Apps Script（GAS）を使って、この作業を自動化する方法をご紹介します。この記事では、実際に使用したスクリプトや手順をわかりやすく解説します。

 

GASでできることと今回の目的

Google Apps Script（以下、GAS）はGoogleが提供するスクリプト言語で、Googleドライブやスプレッドシートを活用した自動化を簡単に実現できます。今回は、次のような作業を自動化することを目指します：

• Googleドライブ内のファイルを検索
• 特定のワード（例：「マニュアル」など）を含むファイル名を抽出
• 抽出結果をスプレッドシートに書き出す

これにより、効率よく目的のファイルをリスト化できます。

 

必要な準備

GASを使ったスクリプトを動かすには、以下の準備が必要です。

1. 1. GoogleドライブとGoogleスプレッドシートを用意
      結果を出力するためのスプレッドシートをあらかじめ作成しておきましょう。

1. Google Apps Scriptのエディタを開く
   Googleスプレッドシートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」をクリックしてエディタを開きます。

 

スクリプトの内容

以下は実際に使用したスクリプトの例です。このスクリプトでは、Googleドライブ内の全ファイルを走査し、特定のワードが含まれるファイル名をスプレッドシートに出力します。

なお、事前にスプレッドシートを用意して、スプレッドシートIDと記録するシート名をプログラムの当該箇所に記載してください。また、進捗管理シートも作ってから実行していただければと思います。

スクリプトはこの後も続きます。

 

ファイルとスクリプトの利用はこちら

 

以下のボタンから利用申請頂けます。申請すると弊社メルマガ（内容：ITツール活用の最新情報）に登録されますので、ご了承くださいませ。

利用申請⇒

 

ファイル、スクリプトの使い方

 

１．申請後自動で送信されるメールのリンクを押す

上記の申請後10分程度で自動的にメールが届きますので、そのリンクをクリックします。

２．スプレッドシートをファイル＞からコピーしてください

３．初期設定

・拡張機能＞Appsscirptからスクリプト画面に移動し、ファイルIDを＊＊＊から自分のファイルのIDに書き換える

・スプレッドシートのF1やH1に調査したいファイルIDを入れる

・調査したいワードを変えたい場合は、60行目のマニュアルを書き換えてください

４．プログラムを実行ボタンから実行する

プロジェクトに権限許可を聞かれるので、許可します。
初回実行時に、Googleドライブとスプレッドシートへのアクセス権限を許可する必要があります。

（注意点）

ファイル数が多い場合、処理が終わらず、エラーになります。この場合、再度実行をしてください。自動的に途中から再開します。

また、普段の業務中に行うと大変なので、日曜日や夜間に自動実行を設定するのがおすすめです。

スケジュール実行の場合、スクリプト画面で、左端のトリガーを選択。トリガーを追加から、以下の様に設定してみてください。

 

 

実際に生成されたリストの例

以下は、スクリプトを実行して生成されたリストの例です（添付画像参照）。

ファイル名だけでなく、作成日や更新日、フォルダ名も記載されているので、後での検索や整理がとても楽になります。なお、共有ドライブ内は、作成者が不明になります。

 

まとめ

Googleドライブ内のファイルを効率よく管理するためには、GASを使った自動化が非常に便利です。

今回の方法を使えば、特定のワードを含むファイルを素早くリスト化できるので、業務効率化に大いに役立ちます。他にも「請求書」や「契約書」など様々なワードのリストを作ることで、管理がしやすくなると思います。

ぜひ試してみてください！

 

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