電子帳簿保存法対応におすすめのfreeeサイン文書保管プランとは？
2024年1月から電子帳簿保存法改正が本格的に実施されます。もともとは2022年1月から施行される予定でしたが、2021年の『令和4年度税制改正大綱』によって現在（2023年3月）は猶予期間となっています。
電子帳簿保存法改正が施行されると、データで文書を受け取ったら「改ざん防止の対応」と「検索性を担保した上でのデータ保存」などが求められます。本格的に施行される2024年1月までに電子帳簿保存法改正への準備を完了させるためには、電子帳簿保存に対応したソリューションの導入が必須です。
本記事では、電子帳簿保存におすすめのfreeeサイン文書保管プランをご紹介します。
freeeサイン文書保管プランとは
画像引用元：freeeサイン 文書保管プラン 公式ページ
「freeeサイン文書保管プラン」とは、メールなどで受け取ったPDFの文書をクラウド上に保存できるサービスのことです。freeeサイン文書保管プランは、電子帳簿保存法改正で求められる「改変防止機能（タイムスタンプ）」や「条件検索機能」なども搭載している点が特徴です。
電子帳簿保存法に違反すると、青色申告の承認取消や重加算税が課せられるなど、様々なデメリットがあります。「freeeサイン文書保管プラン」を導入すれば、電子帳簿保存法に対してもスムーズに対応でき、違反することなく適切な文書管理を行えるでしょう。
電子帳簿保存法改正については、下記の記事で詳しく解説しています。こちらをご覧ください。
freeeサイン文書保管プランの特徴
freeeサイン文書保管プランの特徴は下記の3点です。
充実したサポート体制
freeeサイン文書保管プランでは、オペレーターが対応する電話はもちろん、サポートメールやチャットなどサポート体制が充実している点が特徴です。
電子帳簿保存法改正について問い合わせすることもできます。
データ容量無制限でコストを気にせずに利用できる
freeeサイン文書保管プランでは、データ容量の追加料金などは発生しません。定額料金でずっと利用できるため、社内の文書が増えたとしても、コストを気にせずに利用できます。
電子契約の導入・解約もスムーズに行える
電子契約の導入・解約もスムーズに行える点も特徴の一つです。
電子契約を導入する際には、スムーズなデータ移行が可能であり、解約後であってもデータ閲覧・ダウンロードなどは可能になります。
freeeサイン文書保管プランの料金・搭載機能
freeeサイン文書保管プランの料金は下記の通りです。
| freeeサインプラン | 文書保管プラン | 文書保管プランPlus |
| 月額料金 | 5000円（税別） | 36,000円（税別） |
| アップロード数 | 月500件まで | 月10,000件まで |
| データ容量 | 無制限 | 無制限 |
| ユーザー数 | １ | ２０（追加1人あたり月500円） |
| 補足資料アップロード | × | 〇 |
| リマインダー | × | 〇 |
| ログ | × | 〇 |
| 認定タイムスタンプ | 〇 | 〇 |
| データ保管に必要な機能 | ・ファイル名検索
・検索項目の設定 ・タグ付け検索 ・フォルダ作成 ・アラート機能 |
・ファイル名検索
・検索項目の設定 ・タグ付け検索 ・フォルダ作成 ・アラート機能 |
freeeサイン文書保管プランは、データ容量は無制限で、追加料金はなく、月額5,500円(税込)で利用できます。送信数は月500件までは制限なく利用可能です。さらに件数を増やす場合は、文書保管Plusプランになります。こちらでは、ユーザー数が増えて、各フォルダごとに権限管理も可能です。
また、タイムスタンプを付与する機能も搭載しています。契約書に対して時刻認証事業者によるタイムスタンプを付与することで、文書作成時刻についての信頼性を担保できます。
さらに、ファイル名の検索や検索項目の設定、フォルダ作成、アラート機能など保管に必要な機能を搭載しています。
freeeサイン文書保管プランを利用するメリット
freeeサイン文書保管プランを利用する主なメリットは下記の通りです。
電子帳簿保存法対応のファイル保管
電子帳簿保存法では、ファイル名に金額、取引先、日付を入れるという方法もありますが、これをファイル１つ１つに行うとかなりめんどうですよね。freeeサインではフォルダわけができるため、年、月ごとにフォルダわけを行い、１つ１つのファイルのファイル名を変更せずとも、電子帳簿保存に対応できます。
書類の検索が容易にできるようになる
２つ目のメリットは、書類の検索が容易にできるようになる点です。
紙での保管の場合、分厚いファイルから目的のファイルを見つけるのは手間・時間が掛かります。また、メールで取引先から送られてきた請求書などをプリントアウトして経理担当者に渡すのも手間が掛かるでしょう。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、書類をシステム上で一元管理できるようになります。自分のパソコンやスマホなどから書類の検索が容易にできるようになるため、業務効率化にも繋がるでしょう。
書類の紛失・改ざんなどのリスクをなくせる
3つ目のメリットは、書類の紛失・改ざんなどのリスクをなくせる点です。
紙の書類の場合、書類を紛失するリスクが高く、火事や水害などの災害への対策が難しくなります。また、内部社員がデータを改ざんするといったリスクもあるでしょう。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、クラウド上で書類を保管することになるため、このような紛失・改ざんリスクをなくせるメリットがあります。
まとめ
今回は、電子帳簿保存に最適なfreeeサイン文書保管プランについて解説しました。
freeeサイン文書保管プランでは、電子帳簿保存法改正で求められる「改変防止機能（タイムスタンプ）」や「条件検索機能」などを搭載しています。さらに、ファイル名の検索や検索項目の設定、フォルダ作成、アラート機能など保管に必要な機能も搭載しています。
freeeサイン文書保管プランを利用すれば、電子帳簿保存法改正に対してもスムーズに対応でき、書類の検索が容易になる等の様々なメリットを得られるでしょう。ぜひ導入を検討してみてください。
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