クラウドサインとは？メリット・デメリットを徹底解説
ビジネスを進める際には、さまざまな場面で契約を締結する必要があります。従来の契約の場合、書類の作成や印刷、郵送、受け取り、返送など複数のステップを踏む必要があり、手間と時間が掛かっていました。電子契約サービスを利用すれば、これらの作業をすべてオンライン上で完結できます。
今回紹介する「クラウドサイン」は弁護士が監修している電子契約サービスであり、使いやすさと信頼性の高さが魅力です。
本記事では、クラウドサインの概要やメリット・デメリットについて解説します。
クラウドサインとは
画像引用元：クラウドサイン
クラウドサインとは、弁護士ドットコム株式会社が提供しているクラウド型電子契約サービスのことです。契約の締結や署名、管理などをすべてオンラインで完結できます。
クラウドサインの料金
クラウドサインには「Light」「Corporate」「Business」「Enterprise」の4つのプランが用意されています。
| プラン名 | Light | Corporate | Business | Enterprise |
| 対象 | 個人事業主や少人数の企業向け | 電子契約・書類管理の機能を備えた 一般企業向け |
内部統制・セキュリティ強化に適したプラン | 全社利用を想定された企業向け |
| 月額料金 | 10,000円（税抜） | 28,000円（税抜） | 問い合わせ | 問い合わせ |
| 送信件数ごとの費用 | 200円（税抜） | 200円（税抜） | 問い合わせ | 問い合わせ |
| ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 送信件数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 書類作成・送信 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 電子署名＋タイムスタンプ | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 高度な認証による署名 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| AI契約書管理機能（送信時） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| AI契約書管理機能（書類インポート時） | ― | 〇 | 〇 | 〇 |
| 受信者ファイルアップロード機能 | ― | 〇 | 〇 | 〇 |
| マイナンバーカード署名 | ― | 〇 | 〇 | 〇 |
参考：料金プラン
Lightプラン・Corporateプランを導入する流れは下記のとおりです。
①内容確認・審査開始
②決裁者（管理者）宛にメールで利用申込書を送信
③クラウドサイン上で利用申込書にご同意
④審査完了後、弊社担当にて利用申込書の承認
⑤アカウントの設定
⑥ご利用開始
クラウドサインでは、無料プランの利用も可能です。無料プランは、最低限の契約締結業務を行うことに特化したプランとなっており、登録できるユーザー数は１名のみ、1ヶ月の送信件数は3件までとなっています。下記のページから利用することが可能です。
クラウドサインのメリット
クラウドサインのメリットは、下記の3つです。
契約業務の効率化・スピードアップにつながる
クラウドサインを使えば、契約書を電子メールや専用URLで送信し、相手がオンライン上で署名することで契約が完了します。従来の契約では、契約書を印刷し、郵送し、署名をもらってから再度返送してもらう必要がありました。このプロセスは数日から数週間かかるのが一般的です。
クラウドサインを利用すれば、物理的な書類を介さずに契約を進められるため、契約業務の効率化・スピードアップにつながります。
コスト削減につながる
紙の契約書を用いる場合、契約書を印刷するためのプリンター代やインク代、用紙代がかかります。また、契約書を相手先に送るための郵送費も必要です。クラウドサインを利用すれば、契約書をデジタルデータとして送信できるため、これらの費用が不要になります。
さらに、契約書をクラウド上でデジタル管理できるため、保管スペースを確保する手間もなくなります。コストを大幅に削減できるでしょう。
ペーパーレス化を推進できる
紙の契約書を使う場合、契約書1枚あたりの紙の使用量は小さかったとしても、企業全体での契約数を考慮すると膨大な量の紙が必要になります。クラウドサインを利用すれば、紙を使わずに契約を進められるためペーパーレス化を推進することが可能です。
クラウドサインのデメリット
クラウドサインの主なデメリットは、下記の2つです。
相手側の対応可否を確認する必要がある
クラウドサインは便利なツールですが、全ての取引先や顧客が電子契約に対応しているわけではありません。特に従来から紙の契約書を使用している企業や、高齢者が多い顧客層の場合、電子契約に抵抗を持つことがあります。また、業界や法律の規制により、紙の契約書が必要とされるケースもあるでしょう。
このようなケースの場合、電子契約と紙の契約書を併用する必要があるため、かえって業務負担が増える可能性があるでしょう。
オフライン環境では利用できない
クラウドサインはインターネット環境での利用を前提としたクラウド型のサービスです。そのため、Wi-Fiやモバイルデータ通信が利用できない状況では契約書を確認したり、署名をしたりすることができません。
また、通信速度が遅いとファイルのアップロードや署名の手続きに時間がかかるでしょう。利用する際は安定した通信環境下で利用しましょう。
まとめ
今回は、クラウドサインの概要やメリット・デメリットについて解説しました。
クラウドサインは、契約業務の効率化・スピードアップにつながる便利なサービスです。コスト削減やペーパーレスを推進できるメリットもあるため、ぜひ導入を検討してみてください。
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