フリーアドレスをオフィスに導入するときの注意点と解決策
最近、人気のオフィスのフリーアドレス制について、注意点と解決策を書いてみました。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、職場で社員一人ひとりに固定した席がなく、
そのときの状況に応じて、好きに席を選べるオフィス形態を言います。
カフェに近い印象でしょうか。
オフィスのデスクスペースを節約できるし、毎日違うスタッフと机を並べることで、社内の多様なコミュニケーション活性化の方法として、企業での導入が進んでいます。
フリーアドレスのデメリット
フリーアドレス制はいいことばかりではありません。主に以下の問題があるとされています。
１．固定化してしまう
いつも同じ席に座るようになってしまい、結局席が固定化してしまう。そのため、当初想定したいろんなスタッフ同士でのコミュニケーション活性化が起きない。
２．スタッフ同士の関係が希薄化してしまう
固定席では、同じチームメンバーの顔が毎日見えていたものが、見えなくなってしまいます。そのため、逆にコミュニケーション量が減り、関係が希薄化、ひいては孤立化して、退職してまうことも。
３．電話の取次ぎがしづらい
今、出社しているのかどうか、また電話が出れる状態かどうかも、フリーアドレスの場合難しくなります。まだ、視界にいればいいのですが、いない場合もでてくるでしょう。その場合、電話の取次ぎがかなりしづらくなります。
コミュニケーションの問題解決策
上記の問題を解決するために企業では、フリーアドレス制を導入するときには、事前にしっかりと準備をしてからスタートさせています。
例えば席が固定化してしまう問題について、コクヨでは、出社時に席を決めるくじを引くルールにしています。
「フリーアドレス席決めクジ引き／ＫＯＫＵＹＯ」
また、コミュニケーションが希薄化してしまう問題については、定期的にランチを一緒にとる制度を導入したりしている企業もあります。
代表電話取次の問題解決策
フリーアドレス制では、毎日席が変わるため、既存のビジネスホンでは電話の取次ぎが難しくなります。この場合電話の切り替えも必要になるでしょう。
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まとめ
フリーアドレス制は、単なる机や座席の配置の一つではなく、働き方に大きく影響を与える手段ですので、導入時にはしっかりと準備をしてから入れるようにしていきましょう！
株式会社アーデント 代表取締役。2006年にオフィス専門不動産会社アーデントを創業。その後、オフィス賃貸仲介、ワークプレイス作りに10年以上携わり、合計500社以上のオフィス移転をサポート。2018年よりクラウドＰＢＸを中心にネットワーク、通信分野を専門に400社以上の電話、ネット環境づくりをサポート。2022年より100以上のクラウドサービスの販売を開始。
IT導入補助金を使って、50社以上にクラウドツールを提供。IT活用による業務改善のDXコンサルを提供。
Google Workspace、法人向けサイバーセキュリティの書籍も執筆、販売中。➡アマゾンリンク
