情報システム担当代行を利用するメリット・デメリットを解説！
社内の情報システム部で行うべき業務は、社内PCの管理・設定やセキュリティ対策、ネットワーク・サーバーの運用保守など、多岐に渡ります。情報システム部の人員やリソースの確保が難しい場合、これらの業務をアウトソーシングする企業も多いのではないでしょうか。
情報システムのアウトソーシングを検討するためには、事前にどのようなメリット・デメリットがあるのかを把握しておく必要があります。
本記事では、情報システム代行を利用するメリット・デメリットについて詳しく解説します。
情報システム担当代行とは
情報システム担当代行とは、企業の情報システム部の業務をサポートするサービスのことです。サービス内容によっては、情報システム部で行っている業務を丸ごと引き受けるサービスも存在します。
情報システム部で行っている業務は、企業によって様々ですが、主に行っている業務は下記の4つです。
- 社内PCの管理・設定作業
- ネットワーク・サーバーの構築・運用保守
- ヘルプデスク・サポートデスク
- 企業のセキュリティ対策
これらの業務は全てアウトソーシングすることも可能です。各業務の内容を詳しく見ていきましょう。
社内PCの管理・設定作業
社内にあるPCの導入から設定、廃棄までを担当します。また、PCの導入後にすぐに業務で利用できるように、初期設定などのサポートも行います。
ネットワーク・サーバーの構築・運用保守
情報システム部では、社内のネットワーク・サーバーの構築作業や、運用保守なども行うケースが多く見られます。仮にネットワーク・サーバーに異常が見られた際には、即座に復旧作業を行います。
ヘルプデスク・サポートデスク
ヘルプデスク・サポートデスクも情報システム部の仕事の一つです。ヘルプデスク・サポートデスクでは、社員からのPCに関する問い合わせに対して対応したり、使い方等をレクチャーしたり、様々な業務を行うケースが多く見られます。
他にも、よくあるPCトラブルに対してFAQやマニュアルを作成したり、PC関連のレクチャー・研修などを担当するケースも多いです。
企業のセキュリティ対策
社内の情報システムのセキュリティ対策も重要な仕事の一つです。
情報漏洩やハッキングなどを防ぐために、どのようなセキュリティ対策を講じるべきかを検討し、実行していきます。
情報システム担当代行を利用するメリット
情報システム担当代行を利用するメリットは、下記の3点です。
業務効率化に繋がる
前述した通り、情報システム部の仕事は多岐に渡ります。そのため、社員一人一人の負担も大きくなりがちです。
情報システム代行を利用すれば、情報システム部の社員の負担を軽減でき、業務効率化に繋げられるでしょう。
コスト削減にも繋がる
情報システム部に所属している社員は、社内のITに関する課題を解決するために重要な業務を担っています。近年IT人材が不足している影響もあり、IT人材の採用・育成コストが負担になっているケースが非常に多いです。
情報システム代行を利用すれば、ITに関するスペシャリストが対応にあたるため、自社での採用・育成コストを掛ける必要がなくなります。その結果、採用コストや人件費等のコスト削減が可能になるのです。
情報システム担当代行を利用するデメリット
情報システム担当代行はメリットもありますが、利用する上でのデメリット・注意点もあります。
運用ノウハウが自社に蓄積されない
情報システム代行では、社外の人間が情シス業務を行うため、業務の運用ノウハウが自社に蓄積されません。将来的には自社で情シス業務を行っていきたい場合、情報システム代行を選択したことがデメリットになってしまうでしょう。
業者によって対応できる内容・範囲が異なる
情報システム代行を実施している業者は、多く存在します。しかし、業者ごとに対応できる内容・範囲やスキルレベル、発生する費用が大きく異なります。
この点をしっかりと見定めておかないと、導入後にスキルレベルが不足しているため、対応してもらいたい業務を任せられないといった事態に繋がります。
そのようなリスクをなくすためにも、業者ごとに対応できる内容・範囲、費用を比較する必要があります。さらに、自社でどの業務を委託するべきか、どの業務をアウトソーシングするのがメリットがあるのかなども、念入りに確認しておきましょう。
情報システム担当代行の費用
情報システム代行の費用は、「定額制」か「従量制」のどちらかを採用するケースが多いです。
定額制の場合、毎月決められた金額で決まった業務を行っていきます。従量制の場合、対応した業務数やPC数、ヘルプデスクに入った問い合わせ件数などによって、費用が加算されていく仕組みです。
また、仕事の難易度によっても費用は変わってきます。例えば、ヘルプデスクなどの問い合わせ対応は、月額5万～100万円程度に、サーバー・ネットワークの設計などのテクニカルサポートは、月額10万～150万円にで設定されているケースが多く見られます。
まとめ
今回は、情報システム代行を利用するメリット・デメリットについて解説しました。
情報システム担当代行は、情報システム業務の負担を軽減でき、業務効率化や採用コストの削減などにつながるメリットがあります。
情報システム業務の負担が大きい企業の場合、情報システム代行を利用するのがおすすめです。自社の予算等を考慮した上で、導入を検討してみてください！
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