Webデータベースとは？メリットをわかりやすく解説
企業には様々なデータが存在しているため、どのような形で管理するべきか、頭を悩ませている企業が多く見られます。企業のデータ管理を効率的に行うために役立つのが「Webデータベース」です。
Webデータベースというワードは聞いたことがあるものの、どのような機能があって、導入することでどのようなメリットを得られるのか、詳しくは知らないという方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、Webデータベースとは何か、Webデータベースを導入するメリットについて詳しく解説します。
Webデータベースとは
Webデータベースとは、ブラウザからデータの管理やデータベースの作成などを行えるサービス・アプリケーションのことです。Webブラウザからデータの検索や参照、登録、更新など、様々な操作を行えます。
通常のデータベースとの違いについて
通常の「データベース」とWebデータベース、この2つは混同しやすいものですが、厳密な意味は異なります。
通常のデータベースの場合、Accessなどのアプリケーションや自社のサーバー上で管理するのが一般的であり、構築する際にはSQLなどの言語がよく使われます。そのため、ITスキルを持った社員が構築作業に関わる必要があるのです。
Webデータベースの場合、Web上での操作が可能であり、ITに関するスキル・知識を持っていなくても操作できます。
Webデータベースの主な機能
Webデータベースでは、以下の4つの機能を利用できます。
- データの登録・更新・削除
- データの検索・参照
- データの分類
- データの集計
Webデータベースを活用した業務の例
Webデータベースは、ビジネスの現場でもよく利用されています。ここでは、Webデータベースを活用した業務の例を2つ紹介します。
①問い合わせ管理
Webデータベースでは、顧客の名前や問い合わせ番号、問い合わせ内容などを一覧としてまとめることが可能です。これらの情報をExcelやスプレッドシートなどで管理する場合、作成・入力に時間が掛かります。
顧客の問い合わせに関する様々な情報をWebデータベースへ登録すれば、キーワードを検索して過去の問い合わせ内容を参考にすることが可能です。
②顧客リストの作成・管理
顧客の名前や住所、連絡先などのデータをExcelやスプレッドシートなどで管理する場合、顧客数が多くなればなるほど管理の手間が大きくなります。
Webデータベースを活用すれば、顧客情報を一元管理でき、データの更新・削除なども効率的に実施することが可能です。
Webデータベースのメリット
ここでは、Webデータベースのメリットについて解説します。
低コストで導入・運用できる
Webデータベースは、Webブラウザからアクセスし、データの操作・参照などを行えます。そのため、自社で設備を用意する必要がなく、低コストかつ短時間でデータベースを活用することが可能です。
Webブラウザから直感的にデータを操作できるため、SQLなどに関する専門知識を持った人材を採用するコストを削減できたり、導入後の教育コストを減らせたりするメリットもあります。
データの登録・更新・共有などをスピーディーに行える
Webデータベースは、企業のデータを一元管理でき、社員の誰もが時間・場所を問わずデータベースにアクセスできます。そのため、データの登録・更新・共有などの作業をスピーディーに行うことが可能です。
業務に関する報告・連絡・相談を迅速に行うことができるため、業務効率化にもつながるでしょう。
Webデータベースの選び方
Webデータベースを選定する際には、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
①オンプレミス型かクラウド型か
Webデータベースは大きく分けて、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分けられます。
オンプレミス型の場合、カスタマイズ性が高く、既存システムとの連携がしやすいメリットになります。しかし、導入費用やメンテナンスの費用などは大きくなりがちです。
一方クラウド型の場合、オンプレミス型よりも導入の手間・コストが掛からず、セキュリティ対策やメンテナンスの負担が少ないのがメリットになります。
現在テレワークを実施している企業の場合、クラウド型のWebデータベースの方が利用しやすいでしょう。
②利用可能なユーザー数
Webデータベースは、利用できるユーザー数に応じて料金も変わってきます。そのため、自社でWebデータベースを利用する社員の数を事前に把握しなければなりません。
社員数と料金プランの内容を比較し、将来的な社員の増減にも柔軟に対応できるサービスを選定するようにしましょう。
③操作のしやすさ
Webデータベースの操作方法は、サービスによって異なります。社員全員が利用することを考慮し、直感的に操作できるものを選びましょう。
たとえば、楽楽販売は簡単なマウス操作だけで自社の業務に適したデータベースを作成できます。楽楽販売のメリット・デメリット、導入事例について以下の記事で詳しく解説しています。楽楽販売の詳細を知りたい方は、こちらを参考にしてみてください。
まとめ
今回は、Webデータベースとは何か、Webデータベースを導入するメリットについて解説しました。
Webデータベースとは、Webブラウザからデータの管理やデータベースの作成などを行えるサービス・アプリケーションのことです。Webブラウザからデータの検索や参照、登録、更新など、様々な操作を行えます。
ITに関するスキル・知識を持っていなくても直感的に操作できるため、ぜひ導入を検討してみてください。
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