Excel（エクセル）のほんとにやめてほしいデメリット3選
表計算ソフトの「Microsoft Excel」は、業界・職種を問わず多くの企業で利用されています。Excelは業務管理用ツールとしても利用できますが、管理が煩雑になりやすいのがデメリットです。そのため、場合によっては企業の生産性を下げる場合があります。
本記事では、Excelでよく見られるデメリットについて解説します。
Excelの主なデメリット
企業の業務管理は、自社内だけで完結できるものではなく、請求先への各種進捗管理や支払先への各種進捗管理など、複数回のやり取りを行う必要があります。関係者が多くなる分、非効率になりやすいです。
業務管理でExcelを利用する場合、以下のようなデメリットにつながりやすくなります。
- 情報共有の煩雑化
- 業務効率の悪化
- ヒューマンエラーの増加
それぞれの内容について詳しく解説していきます。
Excelのデメリット①情報共有の煩雑化
Excelを業務で利用している際に、「入力データを上書きされた経験がある」「複数人で更新していたらフォーマット崩れが発生した」という経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか？
Excelを使って情報共有を行う場合、どのファイルが更新されているのか、最新のものかを把握することが困難になります。管理するべき案件が増えれば増えるほど、情報共有が煩雑化しやすくなるのです。
Excelのデメリット②業務効率の悪化
Excelは手作業で入力する必要があるため、申請書等を作成するのに時間がかかってしまいます。また、承認が全て完了した後の管理も、Excelの場合はデータの検索性が悪いため、過去のデータを参照するのに時間が掛かってしまうのです。
Excelで申請書作成や承認依頼等を進める場合、非効率になりやすくなります。
Excelのデメリット③ヒューマンエラーの増加
Excelは受注時の案件管理や注文書へのコピペなど、様々な手間がかかります。仮に誤請求や入力漏れが発生した場合、修正対応に追われてムダなコストが膨らんで労働時間は増加します。その結果、社員のモチベーション低下にもつながる可能性もあるでしょう。
Excelの代替となるWebデータシステムとは？
Excelのデメリットを感じている企業におすすめなのが「Webデータシステム」の活用です。
Webデータベースとは、ブラウザからデータの管理やデータベースの作成などを行えるサービスであり、Webブラウザからデータの検索や参照、登録、更新などを行えます。
Webデータベースは、マスタDBを共用利用する仕組みとなっており、ネット環境下でID・パスワードでログインして使うことが可能です。
Webデータベースでできること
この章では、Webデータベースでできることを紹介します。
①スムーズなデータ共有・引継ぎ
Webデータベースは、顧客マスタや商品マスタ、見積もり管理、受注管理、請求管理などを一括管理できるのが特徴です。様々な情報を確認する必要がある上長の場合、リアルタイムなデータを確認できるようになります。
営業部に所属している社員の場合は、案件ごとにExcelを作成したり、更新したりする手間・時間を大幅に削減することが可能です。
様々なデータを管理する部署においても、データ・情報がまとまっているため、効率的に集計作業等を行えるようになります。
②自社運用に合った業務手順で承認フローをルール化する
Webデータベースを利用すれば、自社運用に合った業務手順で承認フローをルール化することも可能です。
たとえば、申請書を自動作成したり、申請の通知を自動で連絡したりといったことが可能になります。また、申請後のデータも一覧で管理されているため検索性も高く、過去データの閲覧も簡単に行えます。
③手入力・ルーチンワークの削減
Webデータベースは、必要最低限の手入力で済むのも魅力です。共通している情報に関しては自動で転記される仕組みとなっています。常に最新情報を確認でき、データの確認作業の負担も軽減することが可能です。
楽楽販売とは
楽楽販売とは、ノンプログラミングでカスタマイズができるWebデータベースのシステムのことです。販売管理領域だけでなく付随する管理業務まで一気通貫でシステム化できます。
楽楽販売は、ExcelやAccessよりも利便性が高く、パッケージソフトより柔軟性･拡張性が高いのが魅力です。また、専用ソフトよりも安価に利用することができます。
楽楽販売では、簡単なマウス操作だけで自社の業務に適したデータベースを作成することが可能です。楽楽販売のメリット・デメリット、導入事例について以下の記事で詳しく解説しています。楽楽販売の詳細を知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみてください！
まとめ
今回は、Excelでよく見られるデメリットについて解説しました。Excelでよく見られるデメリットは下記の3点です。
- 情報共有の煩雑化
- 業務効率の悪化
- ヒューマンエラーの増加
Excelのデメリットを感じている企業におすすめなのが「Webデータシステム」の活用です。Webデータベースは、企業内に散在している様々な情報を一括管理でき、手入力・ルーチンワークを削減できます。
今回紹介した楽楽販売は、簡単なマウス操作だけで自社の業務に適したデータベースを作成することが可能です。ぜひ導入をご検討ください！
以下、関連記事で、webデータベースとは？について解説してみました！
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※こちらのツールは補助期間終了後の値引不可
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