脱エクセルツールなら、kintone or 楽楽販売！
表計算ソフトのExcelは、職種や業種を問わず様々な企業で利用されています。多くの企業が利用している一方で、「脱エクセル」の必要性を感じているという意見も増えています。
本記事では、脱エクセルが必要な理由や、脱エクセルを進めることで得られるメリットについて解説します。
脱エクセルが必要な理由とは？エクセルの主なデメリット
はじめに脱エクセルが必要な理由を解説します。エクセルの主なデメリットは以下の通りです。
①社内共有に向いてない
エクセルは、非常に多くの企業で使われている社内ツールの1つですが、社内での共同作業には適していません。理由は、エクセル自体が複数人での同時作業に対応していないためです。
エクセルは、同時に複数人での更新ができないため、基本的に1つのファイルを順次作業する形になります。誰かがファイルを開いて作業していれば、閲覧しかできず、編集を加えることができません。このように共同での作業に不向きな点はエクセルのデメリットといえます。
②データ容量が大きいと重くなる
データ容量が大きいとファイルが重くなる点もエクセルのデメリットです。エクセルには豊富な関数や編集機能が付与されているため、これらを利用するほどエクセルのデータ容量は大きくなります。データ容量が大きくなるのと同時に、ファイルを開く際に時間がかかる、動作が遅いといった事象が現れるようになります。
このような状態での業務は、スムーズに作業が進まずに非常にストレスを感じてしまうでしょう。
③属人化しやすい
エクセルは、複雑な関数やマクロを組むことで、手間が掛かる計算などを効率的に行えます。一方で、関数などを使った複雑なデータ処理の知識がない方には、メンテナンスが難しくなります。
また、関数やマクロを使ったシートが作られた場合は、手順書などが残されておらず、担当者の知識だけで作成されるケースが多いです。
将来的に作成者が異動・退職した場合、誰もメンテナンスができない状態になるリスクがあります。会社の組織においては「あの人にしかわからない」といった属人的な状況は、できるだけ避けるべきでしょう。
脱エクセルで得られるメリット
脱エクセルを進めることができれば、以下のメリットを享受できます。
①共同作業や情報共有が効率化する
エクセルは複数人での共同作業には向いていません。複数人でファイルを共有する際には、共有フォルダに格納したり、メール等で送信したりする必要があります。
エクセルをオンラインでの共有が可能なツールに変更することで、これらの課題は解決されます。オンラインのツールであれば、同時に複数人で作業ができ、他のメンバーが更新した箇所がリアルタイムで反映されます。スムーズな社内共有を可能にし、業務効率化が期待できます。
②データ容量が増えても重くならない
前述した通り、エクセルの場合はファイルが重くなると開きにくくなったり、動作が遅くなる欠点があります。原因は、エクセルファイルそのものや、入力したデータの全てが使用しているPCに保存されるため、データ容量増加に比例し、PCの処理速度が低下するためです。
これらのデメリットは、クラウド型のツールに変更することで改善できます。クラウド型であれば、ツール自体や内部のデータも全てクラウドサーバーに保存することが可能です。クラウドサーバーは容量が大きく、データ容量が増えても処理速度が著しく落ちることはありません。処理速度が速いことにより、重くならずにサクサク業務を進めることができるでしょう。
③属人化を防止できる
脱エクセルを進めることで、属人化の防止も期待できます。
エクセルの場合、複雑な関数やマクロを作成者であればどのような構造になっているのか理解ができますが、他のメンバーが同じようにフォーマットに編集を加えることは難しいでしょう。エクセルを辞め、メンバー誰もが使えるようなツールに切り替えることで、この問題は解決できます。
定型のフォーマットが提供されているツールを導入し、項目に沿って入力するだけで、自社に適した業務システムを比較的簡単に構築できるようになります。複雑な設定が不要な分、特定のメンバーに依存することなく属人化を予防できるでしょう。
脱エクセルの進め方
社内で脱エクセルを進めていくためには、以下のステップで進める必要があります。
①社内のExcelの使用状況・課題を把握する
②Excelが必要な業務を見極める
③課題解決に最適なツールを選定する
①社内のExcelの使用状況・課題を把握する
はじめに、現状どのような業務にエクセルを使用しているのかを明確にしていきましょう。その上で、エクセルを利用する中での課題・問題点を一つずつピックアップしていきます。
例えば、効率が悪くなっている点、利用していて不便に感じている点、このままだとリスクになる点などを挙げていきます。逆にエクセルを利用していて、生産性が高くなっている業務があるのかも併せて確認しておきましょう。
②Excelが必要な業務を見極める
現状の把握ができたら、次にエクセルを辞めるか・残すかの見極めを業務ごとに行います。エクセルを辞めることで、先程確認した業務の課題が解決するのであれば、脱エクセルを進めるべきでしょう。一方で、エクセルを継続して使ったほうがよい業務はそのままにしておく必要があります。
脱エクセルの最終的なゴールは、業務効率化を図ることです。エクセルから新たなツールに切り替えることにより、逆に業務が煩雑化してしまうような事態は避けるようにしましょう。
③課題解決に最適なツールを選定する
エクセルが必要な業務、不必要な業務が明確となったら、自社の課題が解決できるシステムやツールを検討していきます。
脱エクセルを進めたい業務では、この時点で課題が明確になっているはずなので、その課題が解決できるのかという視点でツールを選定していきます。ツールを選定する際には、自社の業務に合っているかはもちろん、何名で利用可能か、価格設定、搭載されている機能範囲なども加味した上で、最適なツールを決めましょう。
脱エクセルツールなら、kintone or 楽楽販売！
脱エクセルを実現するためにおすすめなのが、「kintone 」と「楽楽販売」の2つです。
kintoneとは
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供している業務システムを構築できるクラウドサービスです。kintoneの特徴は以下の通りです。
特徴①エクセルを読み込んでアプリとして利用できる
kintoneでは、簡単な操作でkintone内にエクセルを読み込むことができます。個々で独立していたエクセルが、読み込むだけでWebアプリとなり、ブラウザ上で管理・編集・共有が可能になります。
エクセルの中身・原型を残しつつ、エクセルのデメリット部分を改善できるのです。
特徴②エクセルに代わる様々な管理が可能
kintoneは、エクセル同様に豊富な業務を管理できます。例えば、顧客管理やタスク管理、日報など、全てキントーン内で完結します。また、エクセルのように作成者によってフォーマットが変わることなく、統一のフォーマットを用いることが可能です。
特徴③ツール内でコミュニケーションがとれる
kintoneは、データに対してコメントの書き込みもできます。業務に関する指示や報告がデータに紐づく形で残せるため、別途メールなどでの共有は不要です。
社内フローに沿った業務の進捗管理もキントーン内で可能で、複数人でのコミュニケーションが円滑に行えます。
楽楽販売とは
楽楽販売とは、株式会社ラクスが提供しているクラウド型の販売管理システムのことです。マウス操作のみで簡単にシステムを構築できます。
CSV取込・出力や定型メール取込、API連携などが可能であり、外部システムと連携した上での業務が可能です。Excel帳票の作成やPDF生成などをボタン1つで発行できます。
kintoneと楽楽販売の料金やメリット・デメリットについて以下の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください！
楽楽販売の詳細は以下で詳しく解説しています↓
まとめ
今回は、脱エクセルが必要な理由や、脱エクセルを進めることで得られるメリットについて解説しました。
脱エクセルを進めることで、共同作業や情報共有を効率化できたり、属人化を防止できたりなど、様々なメリットを得られます。脱エクセルを進める際には、自社の課題が解決できるシステムやツールの導入がおすすめです。
kintoneと楽楽販売は、脱エクセルを効率的に進める際に大いに役立ちます。ぜひ導入を検討してみてください。
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