RPAツールとは？簡単にわかりやすく解説！
バックオフィス業務の業務を効率化する目的などでよく使われている「RPAツール」。RPAという名前はよく聞くものの「どのようなものなのか？」「具体的に何ができるの？」と思っている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、RPAツールとはどのようなものなのか、簡単かつわかりやすく解説していきます。
RPAツールとは
RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、ソフトウェア上のロボットを利用し、業務を自動化できるツールやシステムのことです。単純な反復作業を自動化できるのが特徴となっており、総務部門や経理部門、人事部門などのバックオフィス業務で活用されるケースが多く見られます。
昨今のDX推進や働き方改革に伴い、業務効率化を実現するソリューションとしてRPAを導入する企業が増えています。
RPAツールと産業用ロボットの違い
ここでは、RPAツールと産業用ロボットの違いについて説明します。
自動車工場などの製造現場でよく使われている産業用ロボットは、人間が行っている作業を代わりに行うことが可能です。たとえば、部品を組み立てたり、物を運んだりといった作業をロボットが自動で行っていきます。
一方のRPAツールはソフトウェアとして存在しており、PC上で行う作業などを自動化することが可能です。
RPAツールとAIの違い
続いて、RPAツールとAIの違いについて解説します。
AIには機械学習やディープラーニングなどの学習機能があるため、膨大なデータを基にして複雑な作業を自ら実行したり、データから将来予測をしたりなど、より人間に近い作業を行えるのが特徴です。最近では、ChatGPTやGoogle Bardなど、日常的に使える「対話型AI」が続々と登場しています。
対話型のAIがどのようなものか興味がある方は、下記の記事をご覧ください。
一方、RPAツールはAIのように自律的に物事を判断できる能力はありません。繰り返し行われるような定型業務や、単純な反復作業を行うことを得意としています。
RPAを利用するメリット
ここでは、RPAツールを利用するメリットについて詳しく解説します。
①業務効率や生産性が向上する
RPAツールを利用する最大のメリットは、定型化された業務や単純作業を自動化することで、業務効率の向上が期待できることです。定型業務を繰り返し行う場合、人間であればうっかりミスが発生したり、作業スピードが低下したりしまうものです。RPAは事前に設定した指示に沿ってロボットが忠実に作業する仕組みとなっているため、人間よりもミスが起きずらく、かつスピードを落とさずに作業できます。
また、ミスが起きたことによる修正対応もなくなるため、業務効率を大幅に向上させることにもつながるでしょう。
また、定型業務をRPAが代行し、人間は空いた時間で別の業務に取り組めるため、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
②人的コストを削減できる
RPAの導入は、人的コストの削減につながるメリットもあります。これまで時間の掛かっていた定型業務をRPAに任せることで業務時間を短縮でき、結果として人件費や残業代などを削減できるでしょう。
たとえば、業務量が増えて人が足りない時にRPAを活用すれば、RPAが数人分の実務をカバーでき、新たな人材を採用する必要がなくなります。RPAの利用はランニングコストが発生しますが、これらの人的コストを大幅に削減できるため、費用対効果という面で良い結果が期待できるでしょう。
③従業員の満足度アップにつながる
RPAは、従業員の満足度アップにつながるメリットもあります。定型業務を自動化し、作業時間を減らすことで、長時間労働や無駄な残業を削減できます。また、余白時間が生まれることで、よりクリエイティブな仕事に取り組めるようになるでしょう。
さらに、心身ともにリフレッシュする時間を作れるようになったり、突発的な休暇や有給休暇などを取得しやすくなりなど、社員の満足度向上にもつながる点もメリットになります。RPAの導入は、組織全体の働き方を見直したり、社員の士気を高めたりするきっかけになるでしょう。
RPAのデメリット
RPAツールにはいくつかデメリットも存在します。ここでは、RPAツールのデメリットについて解説します。
①判断を求められるような高度な業務はできない
RPAには、高度な判断をする能力はなく、判断をもとに臨機応変に動くことはできません。
指示通りに忠実に動くことが得意なため、単純な定常業務には適していますが、クレームに対して臨機応変に対応することや、経営状況に合わせた高度な判断などはできない面があります。この判断力の有無が人間との違いであり、RPAのデメリットといえるでしょう。
②エラー発生時は業務が停止する可能性がある
RPAツールでエラーが発生すると、業務自体が停止する可能性があるため注意が必要です。業務がストップしてしまうと、状況の把握や人間による修正作業が必要になるため、作業効率が一時的に下がってしまいます。
RPAツールを利用する際には、事前にエラー発生時の問合せ先や対応フローを明確にし、業務が滞ることでの混乱や被害を最小限に抑えるための対策が重要です。
③どの業務をRPAに任せているのかを認識できていない
RPAを導入したことで、どの業務をRPAに任せているのかを認識できていない状態は非常に危険です。仮にRPAがトラブルなどで機能しない状況になると、人間側が通常の業務プロセスを把握できず、一時的に業務をストップさせざるを得なくなります。
そのため、本来の業務の流れとRPAに任せている部分、RPAへの指示内容をマニュアル化しておくことが重要です。
まとめ
今回は、RPAツールとはどのようなものなのか、RPAツールを利用するメリット・デメリットについて解説しました。
RPAツールとは、ソフトウェア上のロボットを利用し、業務を自動化できるツールやシステムのことです。総務部門や経理部門、人事部門などのバックオフィス業務で活用されるケースが多く、単純な反復作業を自動化できるメリットがあります。
単純な作業が多く存在する企業や、業務効率化を目指している企業などは、RPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？「RoboTANGO」というRPAツールでは、現在3週間の無料トライアルを実施していますので、ぜひ試してみてください。
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