Yoomとは？メリット・デメリットを徹底解説
業務の効率化・自動化を進める声が高まる中、様々な業務を自動化するプラットフォームの需要が高まっています。これらのプラットフォームはプログラミングなどの専門知識不要で構築できるタイプが多く、エンジニアが自社に在籍していない企業などで多く導入されています。
今回紹介する「Yoom」も業務自動化を実現できるプラットフォームであり、便利な機能を多く搭載しています。
こういったツールを「ワークフローツール」と言います。例えば、Gmailに届いたメールの添付ファイルをマネーフォワード請求書に送るとか、クラウドサービスの間を超えて、ぎょうむの自動化を行うことが可能です。
本記事では、Yoomのメリット・デメリットについて詳しく解説します。
Yoomとは
はじめにYoomの概要、特徴について解説します。
業務自動化を実現するプラットフォームのこと
画像引用元：Yoom 公式ページ
Yoomとは、Yoom株式会社が提供している業務自動化を実現できるプラットフォームのことです。Yoomでは自社の業務に適したデータベースを作成して、SaaSツールと連携させることにより、普段の業務を自動化できます。
さらにSaaSツールと連携したワークフローをボットが自動で進行することも可能であり、経理や人事、営業、労務など様々な部門の業務の自動化・効率化が可能です。
Yoomの料金・搭載機能
Yoomはフリープラン、スタンダードプランの2つのプランがあります。
| プラン名 | フリー | スタンダード |
| 料金 | 無料 | 月額27,000円(税抜) |
| 主な搭載機能 | ・10個までのフローボット
・100回までのタスク実行数 ・10個までのデータベース数 ・3人までのアカウント発行 ・柔軟なフロー設計 ・様々なトリガー機能 ・Slack・Chatwork通知機能 |
・無制限のフローボット
・25,000回までのタスク実行数 ・10個までのデータベース数 ・無制限のアカウント発行 ・柔軟なフロー設計 ・様々なトリガー機能 ・Slack・Chatwork通知機能 |
Yoomは初期費用なしで導入可能です。また、サポート費用も無料となっており、追加で新たに料金が掛かる心配はありません。サポートに関しては、専任のカスタマーサクセスチームがチャットやWeb会議などでサポートを行う仕組みになっています。
Yoomの契約期間は一カ月単位、または年単位での契約となっています。契約更新日の10日以前に連絡すれば、いつでも解約可能です。
Yoomの特徴
Yoomの特徴は「データベース機能」と「フローボット機能」の2つです。
- データベース機能
フロントオフィス・バックオフィス問わず、自社独自のデータベースを簡単に作成できます。システムやメール、入力フォームなど様々な情報を自動集約できます。
- フローボット機能
人・システムが連携したワークフローを作成し、作成したワークフローをボットが自動で行う機能です。書類発行やメールの送付、APIでのシステム操作など、様々な業務をボットによって自動で行えるようになります。
Yoomの活用例
Yoomは様々な業務を自動化できます。例えば、下記のような作業を自動化すると効果的に利用できるでしょう。
①契約書の発行や送付
契約書の発行や送付はシンプルな流れになっているため、自動化しやすい面があります。YoomではGoogleドキュメントに作成した雛形を元に契約書を自動で作成し、管理者へ承認を依頼することが可能です。承認完了後、クラウドサインで契約書を送付し、チャットツールで担当者へ通知します。
このように様々なツールと連携できるのが、Yoomの魅力です。
②入社対応
新入社員が入社した際には、名前の登録や雇用契約書の作成、業務に必要なアカウントの発行などやらなくてはいけない業務は非常に多いです。特に何十人もの新入社員が入る4月は対応に追われることになるでしょう。
Yoomはこのようなシーンでも有効活用できます。例えば、SmartHRなどのシステムに新入社員が登録されたら、雇用契約書を作成して社員へ送付します。その後、業務に必要なアカウントを自動で発行するといった仕組みを構築できます。
新入社員が毎年何十人と入社する企業の場合、これらの業務を全て手動で行っていたら手間・労力が掛かってしまうでしょう。手間が掛かることが事前にある程度予想できるのであれば、自動で行える仕組みを作るのがおすすめです。
Yoomのメリット
ここでは、Yoomのメリットについて解説します。
メリット①日々の業務フローを自動化できる
Yoomのフローボット機能を活用すれば、日々の業務フローを自動化できるメリットがあります。
契約書の作成・送付や請求書の発行などを自動化することで、社員の負荷軽減にもつながるでしょう。
メリット②散らばっている情報を一元管理できる
もう1つのメリットは、社内に散らばっている情報を一元管理できる点です。
自社独自のデータベースを作成し、様々なツールと連携させることにより、クラウド上に散らばっている様々なデータをYoomのデータベース内に集約できるメリットがあります。
これまではツールごとに管理していた情報をまとめて管理できるようになるでしょう。
Yoomのデメリット
Yoomは導入するメリットも多く、料金も適切な価格で設定されているため、特段目立ったデメリットは存在しません。
ただし、どの作業を効率化するべきかしっかりと検討する時間は必要でしょう。導入を検討する際には、どのような目的で使うか、何の業務を効率化するのか等まで明確に決めていきましょう。
Yoom活用の仕方
まずは、定期的に行っている作業を見直してみてください。意外と、あるんですよね。
弊社では、「毎月経理用に〇年〇月というフォルダを作成」していました。こちらは、自動化してしまいました。
また、「特定の取引先からメール添付でくる報酬明細PDFファイル」は、「メールが届いたら、自動的に指定のフォルダに保存する」ように、自動化してしまいました。
業務を見直して、定期的に行っている業務を洗い出してみましょう！
きっと、yoomを活用できるポイントがありますよ！
まとめ
今回は、Yoomのメリット・デメリットについて解説しました。
また、活用の仕方についても解説をさせて頂きました。
Yoomを導入すれば、日々のルーティンワークを自動化でき、社員の負担軽減にもつなげられるでしょう。Yoomを利用する際には、どのような目的で・何の業務を効率化するかも意識した上で利用していきましょう。
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など
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