RPAツールとは？簡単にわかりやすく解説！
バックオフィス業務の業務を効率化する目的などでよく使われている「RPAツール」。RPAという名前はよく聞くものの「どのようなものなのか？」「具体的に何ができるの？」と思っている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、RPAツールとはどのようなものなのか、簡単かつわかりやすく解説していきます。
RPAツールとは
RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、ソフトウェア上のロボットを利用し、業務を自動化できるツールやシステムのことです。単純な反復作業を自動化できるのが特徴となっており、総務部門や経理部門、人事部門などのバックオフィス業務で活用されるケースが多く見られます。
昨今のDX推進や働き方改革に伴い、業務効率化を実現するソリューションとしてRPAを導入する企業が増えています。
RPAツールと産業用ロボットの違い
ここでは、RPAツールと産業用ロボットの違いについて説明します。
自動車工場などの製造現場でよく使われている産業用ロボットは、人間が行っている作業を代わりに行うことが可能です。たとえば、部品を組み立てたり、物を運んだりといった作業をロボットが自動で行っていきます。
一方のRPAツールはソフトウェアとして存在しており、PC上で行う作業などを自動化することが可能です。
RPAツールとAIの違い
続いて、RPAツールとAIの違いについて解説します。
AIには機械学習やディープラーニングなどの学習機能があるため、膨大なデータを基にして複雑な作業を自ら実行したり、データから将来予測をしたりなど、より人間に近い作業を行えるのが特徴です。最近では、ChatGPTやGoogle Bardなど、日常的に使える「対話型AI」が続々と登場しています。
対話型のAIがどのようなものか興味がある方は、下記の記事をご覧ください。
一方、RPAツールはAIのように自律的に物事を判断できる能力はありません。繰り返し行われるような定型業務や、単純な反復作業を行うことを得意としています。
RPAを利用するメリット
ここでは、RPAツールを利用するメリットについて詳しく解説します。
①業務効率や生産性が向上する
RPAツールを利用する最大のメリットは、定型化された業務や単純作業を自動化することで、業務効率の向上が期待できることです。定型業務を繰り返し行う場合、人間であればうっかりミスが発生したり、作業スピードが低下したりしまうものです。RPAは事前に設定した指示に沿ってロボットが忠実に作業する仕組みとなっているため、人間よりもミスが起きずらく、かつスピードを落とさずに作業できます。
また、ミスが起きたことによる修正対応もなくなるため、業務効率を大幅に向上させることにもつながるでしょう。
また、定型業務をRPAが代行し、人間は空いた時間で別の業務に取り組めるため、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
②人的コストを削減できる
RPAの導入は、人的コストの削減につながるメリットもあります。これまで時間の掛かっていた定型業務をRPAに任せることで業務時間を短縮でき、結果として人件費や残業代などを削減できるでしょう。
たとえば、業務量が増えて人が足りない時にRPAを活用すれば、RPAが数人分の実務をカバーでき、新たな人材を採用する必要がなくなります。RPAの利用はランニングコストが発生しますが、これらの人的コストを大幅に削減できるため、費用対効果という面で良い結果が期待できるでしょう。
③従業員の満足度アップにつながる
RPAは、従業員の満足度アップにつながるメリットもあります。定型業務を自動化し、作業時間を減らすことで、長時間労働や無駄な残業を削減できます。また、余白時間が生まれることで、よりクリエイティブな仕事に取り組めるようになるでしょう。
さらに、心身ともにリフレッシュする時間を作れるようになったり、突発的な休暇や有給休暇などを取得しやすくなりなど、社員の満足度向上にもつながる点もメリットになります。RPAの導入は、組織全体の働き方を見直したり、社員の士気を高めたりするきっかけになるでしょう。
RPAのデメリット
RPAツールにはいくつかデメリットも存在します。ここでは、RPAツールのデメリットについて解説します。
①判断を求められるような高度な業務はできない
RPAには、高度な判断をする能力はなく、判断をもとに臨機応変に動くことはできません。
指示通りに忠実に動くことが得意なため、単純な定常業務には適していますが、クレームに対して臨機応変に対応することや、経営状況に合わせた高度な判断などはできない面があります。この判断力の有無が人間との違いであり、RPAのデメリットといえるでしょう。
②エラー発生時は業務が停止する可能性がある
RPAツールでエラーが発生すると、業務自体が停止する可能性があるため注意が必要です。業務がストップしてしまうと、状況の把握や人間による修正作業が必要になるため、作業効率が一時的に下がってしまいます。
RPAツールを利用する際には、事前にエラー発生時の問合せ先や対応フローを明確にし、業務が滞ることでの混乱や被害を最小限に抑えるための対策が重要です。
③どの業務をRPAに任せているのかを認識できていない
RPAを導入したことで、どの業務をRPAに任せているのかを認識できていない状態は非常に危険です。仮にRPAがトラブルなどで機能しない状況になると、人間側が通常の業務プロセスを把握できず、一時的に業務をストップさせざるを得なくなります。
そのため、本来の業務の流れとRPAに任せている部分、RPAへの指示内容をマニュアル化しておくことが重要です。
RPAは何で選ぶべきか？
機能数でなく、自社業務に合う『作りやすさ・運用しやすさ』で選ぶことが重要です。観点は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 操作性 | 現場担当が作りやすいか/学習コストは妥当か |
| 連携 | 既存業務システムや帳票との接続性 |
| 運用 | 保守・改修・障害対応の負担 |
| 総額 | 実行数・人数・必要機能を含む総額 |
ポイントは、最初から完璧な自動化を目指さず『小さく作り運用に乗る形を育てる』のが成功の鍵という点です。業務整理が先、自動化は後です。業務整理を起点に進めることが出発点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
中小企業はどう活用すべきか？
活用は、対象を絞り運用ルールと一緒に進めることが重要です。押さえる進め方は次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 棚卸し | 転記/集計/通知などの反復作業と頻度を一覧化 |
| 優先度 | 効果と作りやすさで対象業務を選ぶ |
| 標準化 | 自動化前にフローを標準化する |
| 運用整備 | 保守担当・改修ルール・障害対応を準備 |
最大のつまずきは、属人化したマクロが乱立し保守不能になることです。当社は中小企業のRPA活用と運用設計を伴走支援しています。業務整理と運用を先に固めることが、定着の要点になります。なお最終的には、評判や機能数でなく自社の現状と業務に優先順位を付け、
無理なく続けられる体制に落とし込むことが、投資を成果へ結びつける近道になります。加えて運用開始後も定期的に見直しを行い、現場の声をもとに小さく改善していく姿勢が、効果を持続させ無理のない定着を実現する鍵となります。
RPA活用チェック
RPAツールの基本とは、RPAはルールに基づくPC操作を自動化するソフトウェアのことで、データ入力・転記・帳票作成など定型作業の効率化に向きます。
機能数でなく自社業務に合う作りやすさ・運用しやすさで選ぶことが重要で、現場担当が作りやすいか/学習コストは妥当か、既存業務システムや帳票との接続性、保守・改修・障害対応の負担、実行数・人数・必要機能を含む総額が観点で、
最初から完璧な自動化を目指さず小さく作り運用に乗る形を育てるのが成功の鍵で業務整理が先・自動化は後です。
料金は改定されるため各社公式の最新情報で確認します。
転記/集計/通知などの反復作業と頻度の一覧化、効果と作りやすさでの対象業務選定、自動化前のフロー標準化、保守担当・改修ルール・障害対応の準備が要点で、属人化したマクロが乱立し保守不能になる失敗を避け、業務整理と運用を先に固めることが要点となります。
以下に、押さえるべき要点とその内容を整理します。
| 項目 | ポイント | 解説 |
|---|---|---|
| 対象 | 選定 | 反復作業を優先 |
| 操作性 | 現場 | 作りやすさを評価 |
| 運用 | 保守 | 担当・改修・障害 |
| 標準化 | 先行 | フロー整備が先 |
| 総額 | 公式で最新 | 人数/機能で比較 |
この記事のよくある質問（FAQ）
本記事に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q. RPAとは？
A. ルールに基づくPC操作を自動化するソフトウェアです。データ入力・転記・帳票作成など定型作業の効率化に向きます。
Q. どんな業務に向きますか？
A. 入力ルールが明確な反復作業（転記・集計・帳票作成・通知・複数システム間の連携など）の自動化に向きます。
Q. 中小企業に向きますか？
A. 属人化した定型作業に悩む中小企業に向きます。対象業務を絞り運用ルールを整えれば負担を抑えながら導入できます。
Q. 最新の料金はどう確認しますか？
A. プラン・実行数・利用人数で変わり改定もあるため、必ず各社公式の最新情報で確認し、必要機能と総額で比較することが重要です。
まとめ
今回は、RPAツールとはどのようなものなのか、RPAツールを利用するメリット・デメリットについて解説しました。
RPAツールとは、ソフトウェア上のロボットを利用し、業務を自動化できるツールやシステムのことです。総務部門や経理部門、人事部門などのバックオフィス業務で活用されるケースが多く、単純な反復作業を自動化できるメリットがあります。
単純な作業が多く存在する企業や、業務効率化を目指している企業などは、RPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？「RoboTANGO」というRPAツールでは、現在3週間の無料トライアルを実施していますので、ぜひ試してみてください。
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